Charges du bail commercial : ce que le bailleur doit prouver

Sommaire

L'inventaire précis et limitatif annexé au bail

Charges non imputables au preneur commercial

L'état récapitulatif annuel et ses délais

Le droit de communication des pièces justificatives

Charge de la preuve en cas de contestation

Sanctions du défaut d'inventaire ou de justification

Contester une régularisation : prescription et procédure

FAQ

Pour aller plus loin

L'inventaire précis et limitatif annexé au bail

Un preneur commercial reçoit chaque année une refacturation de charges du bail commercial sans détail exploitable. La question se pose : sur quel fondement le bailleur peut-il imputer ces montants ? La réponse tient dans un document que la loi rend obligatoire depuis 2014.

L'article L145-40-2 du Code de commerce, issu de la loi Pinel du 18 juin 2014, impose que tout contrat de location commerciale comporte un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés au bail. Cet inventaire doit indiquer la répartition de chaque poste entre bailleur et preneur. Le texte est d'ordre public : l'article L145-15 du Code de commerce interdit toute clause qui y dérogerait.

Ce que « précis et limitatif » signifie concrètement

L'inventaire ne peut pas se limiter à une formule générique du type « toutes charges de copropriété ». Chaque catégorie doit être identifiée : entretien des parties communes, taxe foncière, assurance de l'immeuble, consommation d'eau, etc. Si une catégorie n'y figure pas, elle n'est pas imputable au preneur.

Cette obligation s'applique aux baux conclus ou renouvelés à compter de la publication du décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014. Pour les baux antérieurs non renouvelés, la règle jurisprudentielle reste identique dans son principe : seules les charges expressément prévues au bail sont imputables (Cass. 3e civ., 13 juin 2012), position confirmée après la loi Pinel (Cass. 3e civ., 17 mai 2018).

En cours de bail, le bailleur doit en outre informer le preneur de toute charge, impôt, taxe ou redevance nouvelle.

Charges non imputables au preneur commercial

L'article R145-35 du Code de commerce dresse la liste des postes que le bailleur ne peut en aucun cas refacturer au preneur. Cette liste est impérative.

• Grosses réparations au sens de l'article 606 du Code civil (murs, voûtes, poutres, toitures, digues) et honoraires liés à leur réalisation.
• Travaux de mise en conformité ou de vétusté relevant de ces grosses réparations.
• Impôts dont le bailleur est légalement redevable, par exemple la contribution économique territoriale du bailleur.
• Honoraires de gestion des loyers du bailleur.
• Charges relatives à des locaux vacants ou imputables à d'autres locataires dans un immeuble multi-occupants.

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L'état récapitulatif annuel et ses délais

L'inventaire ne suffit pas. Le bailleur doit produire chaque année un état récapitulatif annuel détaillant les charges effectivement engagées et leur répartition.

Délais de communication

L'article R145-36 du Code de commerce fixe 2 échéances :

• Cas général : l'état récapitulatif doit être communiqué au preneur au plus tard le 30 septembre de l'année suivant celle de l'exercice concerné.
• Immeuble en copropriété : le délai est de 3 mois suivant la reddition des charges de copropriété par le syndic.

Le non-respect de ces délais ne libère pas le bailleur de son obligation, mais fragilise sa position en cas de contestation. Un preneur qui ne reçoit pas l'état dans les délais peut mettre en demeure le bailleur par lettre recommandée, puis saisir le juge si le silence persiste.

Contenu attendu

L'état récapitulatif doit reprendre chaque catégorie de l'inventaire, indiquer le montant réel engagé, la clé de répartition appliquée et le montant imputé au preneur. Un tableau synthétique poste par poste constitue la meilleure pratique.

Le droit de communication des pièces justificatives

Au-delà de l'état récapitulatif, le preneur dispose d'un droit de communication renforcé. L'article R145-36 alinéa 2 prévoit que le bailleur communique au preneur, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances imputés.

Ce droit couvre les factures de prestataires, les appels de charges de copropriété, les avis d'imposition de taxe foncière, les contrats de maintenance et tout document comptable pertinent. Le preneur n'a pas à motiver sa demande : le texte lui confère un droit inconditionnel.

En pratique, le preneur adresse une demande écrite (courrier recommandé ou courriel avec accusé de réception). Le bailleur doit y répondre dans un délai raisonnable. Un refus ou un silence prolongé constitue un manquement que le juge peut sanctionner.

Vérifier les justificatifs de charges suppose de connaître les postes légalement imputables et ceux qui ne le sont pas.
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Charge de la preuve en cas de contestation

Lorsqu'un preneur conteste le montant des charges refacturées, la question de la charge de la preuve est déterminante. Le principe est clair : c'est au bailleur de prouver que les charges qu'il impute sont conformes à l'inventaire contractuel et aux dispositions légales.

Cette règle découle de l'article 1353 du Code civil : celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver. Appliquée au bail commercial, elle signifie que le bailleur doit démontrer :

1. Que la charge figure dans l'inventaire annexé au bail.
2. Que la charge n'entre pas dans la liste des postes non imputables (R145-35).
3. Que le montant correspond à une dépense réelle, justifiée par des pièces.
4. Que la clé de répartition appliquée est celle prévue au contrat.

Si le bailleur ne peut produire ces éléments, le preneur est fondé à refuser le paiement de la charge contestée. Le juge ne supplée pas la carence probatoire du bailleur.

Sanctions du défaut d'inventaire ou de justification

L'absence d'inventaire précis et limitatif ou un inventaire incomplet entraîne des conséquences directes pour le bailleur.

Perte du droit à récupération

Sans inventaire conforme, le bailleur perd la possibilité de récupérer les charges correspondantes. Elles restent à sa charge exclusive. Plusieurs cours d'appel ont réputé non écrite la clause de refacturation lorsque l'inventaire faisait défaut ou se révélait trop imprécis. Ces décisions, sans constituer un principe de portée générale, illustrent une tendance jurisprudentielle constante.

Conséquences financières

• Remboursement des charges indûment perçues, assorti des intérêts au taux légal.
• Frais de procédure (article 700 du Code de procédure civile) mis à la charge du bailleur.
• Risque de résiliation judiciaire si le manquement caractérise une inexécution grave des obligations contractuelles.

Pour un bailleur gérant un parc de locaux commerciaux, le risque cumulé peut atteindre des montants conséquents lorsque le défaut d'inventaire concerne plusieurs baux simultanément.

Un audit préventif du bail et de ses annexes permet d'identifier les clauses fragiles avant tout litige.
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Contester une régularisation : prescription et procédure

Prescription applicable

Le preneur qui souhaite contester une régularisation de charges dispose d'un délai de prescription quinquennale. L'article 2224 du Code civil fixe ce délai à 5 ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'exercer son action. L'article L145-60 du Code de commerce confirme que les actions exercées en matière de bail commercial se prescrivent par 5 ans.

Le point de départ du délai correspond en général à la réception de l'état récapitulatif annuel ou, à défaut, à la date de paiement de la charge contestée.

Procédure de contestation

La contestation suit plusieurs étapes :

1. Mise en demeure adressée au bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception, détaillant les postes contestés et demandant la communication des justificatifs.
2. Phase amiable : échange de pièces, négociation sur les montants.
3. Saisine du juge : si le désaccord persiste, le preneur peut saisir le tribunal judiciaire. En cas d'urgence ou d'évidence, une procédure de référé permet d'obtenir rapidement la communication de pièces ou la consignation des sommes litigieuses.

Articulation avec la clause résolutoire

De nombreux baux commerciaux contiennent une clause résolutoire prévoyant la résiliation automatique en cas de non-paiement des charges. Lorsque le preneur conteste la régularisation, il doit évaluer le risque lié à cette clause. Un commandement de payer visant la clause résolutoire peut être délivré par le bailleur. Le preneur dispose alors d'un mois pour payer ou saisir le juge des référés afin de contester la dette et obtenir la suspension des effets de la clause. Le juge vérifie alors si la dette est fondée et si les charges sont conformes aux obligations légales du bailleur.

FAQ

Le bailleur peut-il refacturer les grosses réparations au preneur ?

Non. L'article R145-35 du Code de commerce interdit l'imputation au preneur des grosses réparations visées à l'article 606 du Code civil, ainsi que des honoraires liés à leur réalisation. Toute clause contraire est réputée non écrite.

Quel est le délai pour recevoir l'état récapitulatif annuel des charges ?

Le bailleur doit communiquer l'état récapitulatif au plus tard le 30 septembre de l'année suivant l'exercice concerné. En copropriété, le délai est de 3 mois après la reddition des charges par le syndic (article R145-36).

Le preneur peut-il exiger les factures justifiant les charges ?

Oui. L'article R145-36 confère au preneur un droit inconditionnel de communication de tout document justifiant les charges imputées. Une simple demande écrite suffit, sans obligation de motivation.

Que se passe-t-il si le bail ne contient pas d'inventaire des charges ?

Le bailleur perd le droit de récupérer les charges correspondantes. Plusieurs juridictions ont réputé non écrites les clauses de refacturation en l'absence d'inventaire précis et limitatif conforme à l'article L145-40-2 du Code de commerce.

Combien de temps le preneur a-t-il pour contester une régularisation de charges ?

Le preneur dispose de 5 ans à compter de la connaissance des faits contestés (article 2224 du Code civil, confirmé par l'article L145-60 du Code de commerce). Le point de départ est généralement la réception de l'état récapitulatif annuel.

Pour aller plus loin

Article L145-40-2 - Code de commerce - Légifrance

Article R145-35 - Code de commerce - Légifrance

Article R145-36 - Code de commerce - Légifrance

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