Toute procédure de licenciement pour motif personnel impose à l'employeur de convoquer préalablement le salarié à un entretien individuel. Ce formalisme, codifié aux articles L. 1232-2 à L. 1232-5 du Code du travail, conditionne la régularité de la rupture. Une lettre de convocation incomplète, mal rédigée ou notifiée hors délai expose l'entreprise à un risque prud'homal direct : indemnité d'irrégularité de procédure, voire requalification en licenciement sans cause réelle et sérieuse selon les circonstances.
Ce modèle de convocation à entretien préalable, élaboré dans la posture d'un avocat en droit social, intègre l'ensemble des mentions imposées par la jurisprudence et les textes en vigueur en 2026. Il couvre les trois principales configurations rencontrées en pratique : entreprise dotée d'un CSE, entreprise dépourvue d'institutions représentatives du personnel (IRP), et procédure assortie d'une mise à pied conservatoire pour faute grave ou lourde.
1. Convocation entretien préalable : situations couvertes par le modèle
Ce modèle s'applique aux licenciements pour motif personnel, qu'ils soient disciplinaires (faute simple, faute grave, faute lourde) ou non disciplinaires (insuffisance professionnelle, inaptitude, désorganisation). Il n'est pas adapté aux licenciements économiques qui obéissent à des règles spécifiques : information du CSE, ordre des licenciements, plan de sauvegarde de l'emploi selon l'effectif et le nombre de ruptures envisagées.
L'entreprise peut également utiliser ce modèle pour formaliser un entretien préalable à une sanction disciplinaire autre que le licenciement (rétrogradation, mise à pied disciplinaire), à condition d'adapter l'objet et les mentions relatives à la mesure envisagée.
2. Cadre légal : articles L. 1232-2 et R. 1232-1
L'article L. 1232-2 du Code du travail pose le principe : l'employeur qui envisage de licencier un salarié le convoque, avant toute décision, à un entretien préalable. La convocation est effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge. L'article R. 1232-1 précise les mentions obligatoires de la lettre, notamment la faculté du salarié de se faire assister.
La jurisprudence de la Cour de cassation a précisé au fil des ans les contours de ce formalisme, sanctionnant rigoureusement les irrégularités. L'article L. 1235-2 prévoit une indemnité spécifique en cas d'inobservation des règles de procédure, indépendante de la qualification de la cause du licenciement.
3. Mentions obligatoires de la lettre de convocation
La lettre de convocation doit comporter quatre catégories d'informations sous peine d'irrégularité : l'objet de l'entretien (formulation neutre, sans préjuger de la sanction), la date, l'heure et le lieu précis de l'entretien, ainsi que la faculté pour le salarié de se faire assister. Cette dernière mention varie selon la présence ou non d'institutions représentatives du personnel.
En présence d'IRP, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. En l'absence d'IRP, la lettre doit en outre indiquer la possibilité de recourir à un conseiller du salarié extérieur, avec les adresses précises de la mairie et de l'inspection du travail où consulter la liste préfectorale. L'omission de cette double option constitue une irrégularité ouvrant droit à indemnité.
4. Délais légaux et envoi : LRAR ou remise en main propre
L'entretien préalable ne peut se tenir moins de cinq jours ouvrables après la première présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre. Le décompte exclut le dimanche et les jours fériés mais inclut le samedi. Une convocation tenue avant ce délai entraîne une irrégularité de procédure.
Le mode de notification doit être prouvable. La LRAR reste le standard recommandé : la preuve de la date de première présentation déclenche le décompte du délai. La remise en main propre suppose une décharge datée et signée par le salarié, accompagnée d'un témoin si possible pour éviter toute contestation ultérieure.
5. Mode d'emploi : adapter le modèle au cas d'espèce
Le modèle propose trois variantes à conserver ou supprimer selon la situation. La variante 1 s'applique en présence d'un CSE. La variante 2 s'applique en l'absence d'IRP : les adresses de la mairie et de l'inspection du travail doivent être renseignées précisément. La variante 3 ne s'ajoute qu'en cas de mise à pied conservatoire pour faute grave ou lourde présumée.
Les motifs précis du licenciement envisagé ne figurent pas dans la lettre de convocation mais doivent être présentés et discutés lors de l'entretien. Tout grief non évoqué oralement à l'entretien ne pourra pas fonder ultérieurement la lettre de licenciement.
6. Erreurs fréquentes et risques contentieux prud'homaux
Plusieurs erreurs récurrentes alimentent le contentieux prud'homal. Un délai de cinq jours ouvrables mal calculé, une formulation de l'objet préjugeant de la sanction, une omission de la faculté d'assistance ou de l'adresse de l'inspection du travail constituent les causes principales d'irrégularité. La notification du licenciement avant l'expiration du délai de deux jours ouvrables suivant l'entretien (article L. 1332-2) entraîne également une irrégularité bloquante.
Compte tenu de ces enjeux, la sécurisation d'une procédure de licenciement justifie l'intervention d'un avocat en droit social, en particulier pour les ruptures sensibles : faute grave, harcèlement allégué, salarié protégé, contexte de licenciement collectif déguisé.
