Quand utiliser ce modèle de convocation avec mise à pied conservatoire
Une convocation à entretien préalable avec mise à pied conservatoire s'utilise lorsqu'un employeur envisage un licenciement pour faute grave ou lourde et estime que le maintien du salarié dans l'entreprise présente un risque. La mise à pied conservatoire n'est pas une sanction : c'est une mesure d'attente qui suspend le contrat de travail jusqu'à la décision finale.
En pratique, cette double notification intervient dans 3 situations :
- Faute grave avérée ou présumée : vol, harcèlement, insubordination caractérisée, mise en danger d'autrui.
- Risque de perturbation : le salarié occupe un poste sensible (accès aux données, encadrement d'équipe) et sa présence pourrait compromettre l'enquête interne ou l'activité.
- Urgence disciplinaire : les faits viennent d'être découverts et l'employeur doit réagir sans délai pour ne pas laisser penser qu'il tolère le comportement reproché.
Le modèle de convocation entretien préalable que vous pouvez télécharger ci-dessus combine ces deux actes — convocation et notification de mise à pied conservatoire — dans un seul courrier. Ce format est conforme à la jurisprudence de la Cour de cassation, qui admet la simultanéité des deux mesures à condition que la procédure disciplinaire soit engagée sans délai.
Un formalisme mal maîtrisé peut invalider toute la procédure disciplinaire, y compris le licenciement qui en découle.
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Cadre juridique : articles L1232-2, L1332-3 du Code du travail
Deux textes encadrent cette procédure.
L'article L1232-2 du Code du travail impose à l'employeur de convoquer le salarié à un entretien préalable avant toute décision de licenciement. La convocation doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Elle précise l'objet de l'entretien, la date, l'heure, le lieu, et rappelle le droit du salarié à se faire assister.
L'article L1332-3 du Code du travail autorise la mise à pied conservatoire lorsque les faits reprochés au salarié le justifient. Cette mise à pied prend effet immédiatement. Elle ne constitue pas une sanction disciplinaire et ne préjuge pas de la décision finale. En revanche, si l'employeur ne prononce finalement aucun licenciement pour faute grave ou lourde, il devra verser au salarié la rémunération correspondant à la période de mise à pied.
| Texte | Objet | Obligation principale |
|---|---|---|
| Art. L1232-2 | Convocation à entretien préalable | Lettre recommandée AR ou remise en main propre, mentions obligatoires |
| Art. L1332-3 | Mise à pied conservatoire | Notification immédiate, engagement rapide de la procédure disciplinaire |
| Art. L1232-4 | Droit d'assistance du salarié | Mention obligatoire dans la convocation (conseiller du salarié ou représentant du personnel) |
La combinaison de ces textes impose un enchaînement rigoureux : la mise à pied conservatoire doit être suivie d'une convocation à entretien préalable dans un délai très court, faute de quoi elle peut être requalifiée en sanction disciplinaire.
Structure et mentions obligatoires de la lettre
La convocation à entretien préalable avec mise à pied conservatoire doit contenir les éléments suivants pour être juridiquement valide :
- Identité de l'employeur : raison sociale, adresse du siège.
- Identité du salarié : nom, prénom, adresse personnelle.
- Objet : mention explicite qu'un licenciement est envisagé.
- Date, heure et lieu de l'entretien : suffisamment précis pour permettre au salarié de s'organiser.
- Droit d'assistance : rappel que le salarié peut se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ou, en l'absence de représentant du personnel, par un conseiller extérieur inscrit sur la liste préfectorale (avec indication de l'adresse de la mairie ou de l'inspection du travail où cette liste est consultable).
- Notification de la mise à pied conservatoire : mention que le salarié est mis à pied à titre conservatoire à compter de la date de réception du courrier, dans l'attente de la décision définitive.
L'absence de l'une de ces mentions expose l'employeur à une irrégularité de procédure. Devant le conseil de prud'hommes, cette irrégularité peut entraîner l'octroi d'une indemnité au salarié pouvant atteindre 1 mois de salaire, indépendamment du bien-fondé du licenciement.
Délais : 5 jours ouvrables et 2 mois maximum
Deux délais conditionnent la validité de la procédure.
Le délai de 5 jours ouvrables court entre la réception de la convocation par le salarié et la date de l'entretien préalable. Ce délai est un minimum légal. Le jour de réception et le jour de l'entretien ne comptent pas. Si le 5e jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai est prolongé jusqu'au prochain jour ouvrable.
Le délai de 2 mois correspond à la prescription disciplinaire prévue par l'article L1332-4 du Code du travail. L'employeur dispose de 2 mois à compter du jour où il a eu connaissance des faits fautifs pour engager la procédure. Passé ce délai, les faits ne peuvent plus fonder une sanction.
En cas de mise à pied conservatoire, la procédure doit être menée rapidement. Un délai excessif entre la mise à pied et l'entretien préalable (au-delà de quelques jours) peut conduire le juge à requalifier la mise à pied conservatoire en mise à pied disciplinaire. Cette requalification interdit ensuite à l'employeur de prononcer un licenciement pour les mêmes faits, en vertu du principe non bis in idem (interdiction de sanctionner deux fois la même faute).
La gestion des délais est le point de fragilité le plus fréquent dans les procédures disciplinaires.
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Mode d'emploi : compléter, signer et notifier le courrier
Le modèle téléchargeable est au format .docx. Pour l'utiliser :
- Compléter les champs entre crochets : identité de l'employeur, identité du salarié, date et lieu de l'entretien, adresse de la mairie ou de l'inspection du travail compétente.
- Adapter la formulation de la mise à pied conservatoire : préciser la date de prise d'effet (en général, la date de remise ou de première présentation du courrier).
- Ne pas mentionner les motifs détaillés : la convocation indique qu'un licenciement est envisagé, mais les griefs précis sont exposés lors de l'entretien, pas dans la lettre.
- Signer le courrier : signature du représentant légal ou du délégataire disposant du pouvoir disciplinaire.
- Notifier par lettre recommandée avec AR ou par remise en main propre contre décharge datée et signée.
Conservez une copie du courrier et la preuve de notification (accusé de réception ou décharge). Ces pièces seront indispensables en cas de contentieux prud'homal.
Pièges fréquents : motif imprécis, assistance et requalification
Motif imprécis dans la convocation. La lettre doit indiquer clairement qu'un licenciement est envisagé. Une formulation ambiguë (« nous souhaitons vous rencontrer pour évoquer votre situation ») ne satisfait pas l'exigence légale et peut entraîner l'irrégularité de la procédure.
Omission du droit d'assistance. L'oubli de la mention du droit d'être assisté, ou l'indication d'une adresse erronée pour consulter la liste des conseillers du salarié, constitue une irrégularité de forme sanctionnée par les prud'hommes.
Requalification de la mise à pied conservatoire. Si l'employeur tarde à convoquer le salarié après la mise à pied, ou s'il ne prononce finalement qu'une sanction inférieure au licenciement pour faute grave, la mise à pied conservatoire peut être requalifiée en mise à pied disciplinaire. Le salarié peut alors contester le licenciement ultérieur comme une double sanction.
Envoi par courriel. La convocation par e-mail n'est pas conforme aux exigences de l'article L1232-2. Seules la lettre recommandée AR et la remise en main propre contre décharge sont admises.
Calcul erroné du délai de 5 jours. Compter les jours calendaires au lieu des jours ouvrables, ou inclure le jour de réception dans le décompte, réduit le délai effectif et vicie la procédure.
