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Modèle convocation entretien préalable licenciement : délais, mentions et erreurs à éviter
Points clés de l'article
- L'entretien préalable est obligatoire avant tout licenciement individuel, qu'il soit disciplinaire, personnel ou économique (1 à 9 salariés concernés).
- Un délai minimum de 5 jours ouvrables doit séparer la remise de la convocation et la date de l'entretien ; le jour de remise et le jour de l'entretien ne comptent pas.
- La lettre doit contenir 5 mentions obligatoires : objet, date, heure, lieu et droit à l'assistance du salarié.
- L'omission d'une seule mention ou une erreur de décompte du délai constitue un vice de procédure sanctionné par le conseil de prud'hommes, jusqu'à 1 mois de salaire d'indemnité.
- En cas de mise à pied conservatoire, la convocation doit être envoyée dans un délai restreint pour ne pas requalifier la mesure en sanction disciplinaire.
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Sommaire
Quand l'entretien préalable est obligatoire
Délai de 5 jours ouvrables : calcul et exceptions
Mentions obligatoires de la lettre de convocation
Modèle de convocation : version standard et version avec CSE
Convocation et mise à pied conservatoire simultanées
Erreurs fréquentes et conséquences juridiques
Quand l'entretien préalable est obligatoire
Tout employeur qui envisage de licencier un salarié doit, avant de notifier la rupture, le convoquer à un entretien préalable. Cette obligation est posée par l'article L. 1232-2 du Code du travail pour le licenciement pour motif personnel, et par l'article L. 1233-11 pour le licenciement économique individuel ou collectif concernant moins de 10 salariés sur 30 jours.
Concrètement, l'entretien préalable s'impose dans 3 cas :
- Licenciement disciplinaire (faute simple, grave ou lourde)
- Licenciement pour motif personnel non disciplinaire (insuffisance professionnelle, inaptitude)
- Licenciement économique individuel ou collectif de 1 à 9 salariés sans plan de sauvegarde de l'emploi
Seule exception : le licenciement économique collectif de 10 salariés ou plus sur 30 jours, dans les entreprises dotées d'un CSE, suit une procédure distincte qui ne passe pas par un entretien individuel préalable.
En pratique, un dirigeant qui notifie un licenciement sans avoir organisé cet entretien expose l'entreprise à une irrégularité de procédure. Le conseil de prud'hommes peut alors accorder au salarié une indemnité pouvant atteindre 1 mois de salaire brut (article L. 1235-2 du Code du travail), et ce indépendamment du bien-fondé du licenciement.
Délai de 5 jours ouvrables : calcul et exceptions
L'article L. 1232-2 impose un délai minimum de 5 jours ouvrables entre la présentation de la lettre de convocation au salarié et la date fixée pour l'entretien. Ce délai vise à permettre au salarié de préparer sa défense et, le cas échéant, de trouver un conseiller.
Règle de décompte
Le calcul obéit à 3 principes cumulatifs :
- Le jour de remise de la lettre ne compte pas. Si la lettre recommandée est présentée un lundi, le décompte commence le mardi.
- Le jour de l'entretien ne compte pas non plus. Le 5e jour ouvrable doit être révolu avant la date de l'entretien.
- Seuls les jours ouvrables sont comptés. Sont exclus les dimanches et les jours fériés. Le samedi est un jour ouvrable, sauf s'il est chômé dans l'entreprise.
| Jour de présentation de la lettre | Début du décompte | Entretien possible au plus tôt |
|---|---|---|
| Lundi | Mardi (jour 1) | Mardi suivant |
| Mercredi | Jeudi (jour 1) | Jeudi suivant |
| Vendredi | Samedi (jour 1) | Lundi de la semaine suivante + 1 |
Cas de la lettre recommandée
Le délai court à compter de la première présentation du recommandé par le facteur, et non à compter de son retrait par le salarié. Si le salarié ne retire pas la lettre, le délai court quand même. En revanche, en cas de remise en main propre contre décharge, le délai court à compter de la date de remise effective.
Un décompte erroné du délai de 5 jours ouvrables peut invalider toute la procédure de licenciement, même si le motif est fondé.
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Mentions obligatoires de la lettre de convocation
La convocation à l'entretien préalable doit contenir 5 mentions obligatoires. L'absence de l'une d'entre elles constitue un vice de forme.
| Mention | Contenu exigé | Base légale |
|---|---|---|
| Objet | Indiquer qu'un licenciement est envisagé | Art. L. 1232-2 C. trav. |
| Date et heure | Fixer le jour et l'heure précis de l'entretien | Art. L. 1232-2 C. trav. |
| Lieu | Préciser l'adresse exacte (siège social, établissement, etc.) | Art. L. 1232-2 C. trav. |
| Droit à l'assistance | Informer le salarié qu'il peut se faire assister | Art. L. 1232-4 C. trav. |
| Modalités d'assistance | Préciser par qui (collègue ou conseiller extérieur) et où trouver la liste des conseillers | Art. L. 1232-4 et R. 1232-1 C. trav. |
Précision sur le droit à l'assistance
Dans les entreprises dotées d'un CSE, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. Dans les entreprises dépourvues de CSE, il peut également faire appel à un conseiller du salarié inscrit sur une liste préfectorale. La convocation doit mentionner l'adresse de la mairie ou de l'inspection du travail où cette liste est consultable.
L'oubli de cette mention est l'erreur la plus fréquente. La Cour de cassation considère systématiquement que cette omission rend la procédure irrégulière (Cass. soc., 20 janvier 2021, n° 19-23.694).
Modèle de convocation : version standard et version avec CSE
Version standard (entreprise sans CSE)
[Nom de l'entreprise][Adresse][Prénom Nom du salarié][Adresse]Lettre recommandée avec accusé de réceptionÀ [Ville], le [Date]Objet : Convocation à un entretien préalable à un éventuel licenciementMadame / Monsieur,Nous envisageons à votre égard une mesure de licenciement. Conformément aux articles L. 1232-2 et suivants du Code du travail, nous vous prions de bien vouloir vous présenter à un entretien préalable :Date : [Date de l'entretien]Heure : [Heure]Lieu : [Adresse précise]Nous vous informons que vous avez la possibilité de vous faire assister, lors de cet entretien, par une personne de votre choix appartenant au personnel de l'entreprise ou par un conseiller du salarié inscrit sur la liste dressée par le préfet.Cette liste est consultable à la mairie de [commune du domicile du salarié] et à l'inspection du travail de [adresse de l'inspection compétente].Veuillez agréer, Madame / Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.[Signature][Nom et qualité du signataire]Version avec CSE
La seule différence porte sur la mention relative à l'assistance. La phrase devient :
« Vous avez la possibilité de vous faire assister, lors de cet entretien, par une personne de votre choix appartenant au personnel de l'entreprise. »
La référence au conseiller du salarié et à la liste préfectorale est supprimée, car elle ne concerne que les entreprises sans représentant du personnel.
Un modèle de convocation entretien préalable correctement rédigé est la première étape d'une procédure de licenciement sécurisée.
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Convocation et mise à pied conservatoire simultanées
Lorsqu'un salarié commet une faute grave rendant impossible son maintien dans l'entreprise, l'employeur peut prononcer une mise à pied conservatoire en même temps qu'il envoie la convocation à l'entretien préalable. Les 2 mesures figurent alors dans le même courrier ou dans 2 courriers envoyés simultanément.
Contrainte de délai
La mise à pied conservatoire n'est pas une sanction disciplinaire. Elle suspend le contrat de travail dans l'attente de la décision finale. Toutefois, si l'employeur tarde à engager la procédure de licenciement après avoir notifié la mise à pied, les juges peuvent requalifier celle-ci en mise à pied disciplinaire. Or, une même faute ne peut être sanctionnée 2 fois (principe non bis in idem).
La jurisprudence exige que la convocation à l'entretien préalable soit envoyée dans un délai restreint après la mise à pied conservatoire. Aucun texte ne fixe de durée précise, mais la Cour de cassation a sanctionné des employeurs ayant attendu plus de 8 jours sans justification (Cass. soc., 30 octobre 2013, n° 12-22.962).
Mention spécifique dans la convocation
Si la mise à pied conservatoire est notifiée dans le même courrier, il faut ajouter une mention distincte précisant que le salarié est dispensé de se présenter à son poste à compter de la réception de la lettre, dans l'attente de la décision définitive.
Erreurs fréquentes et conséquences juridiques
Les irrégularités de procédure lors de la convocation à l'entretien préalable sont parmi les motifs les plus invoqués devant les conseils de prud'hommes. Voici les 5 erreurs les plus courantes et leurs conséquences.
| Erreur | Conséquence juridique |
|---|---|
| Délai inférieur à 5 jours ouvrables | Irrégularité de procédure : indemnité jusqu'à 1 mois de salaire |
| Omission du droit à l'assistance | Irrégularité de procédure : indemnité jusqu'à 1 mois de salaire |
| Absence d'adresse de la mairie ou de l'inspection du travail (entreprise sans CSE) | Irrégularité de procédure |
| Envoi par lettre simple au lieu de recommandé AR ou remise en main propre | Difficulté de preuve de la date de présentation, risque de contestation du délai |
| Convocation signée par une personne sans pouvoir de licencier | Nullité possible de la procédure si le signataire n'a pas reçu délégation |
Cumul des sanctions
L'indemnité pour irrégularité de procédure (1 mois de salaire maximum) se cumule avec les éventuels dommages-intérêts pour licenciement sans cause réelle et sérieuse. Autrement dit, un vice de forme ne « sauve » pas le salarié si le motif est fondé, mais il alourdit le coût du licenciement pour l'employeur.
En revanche, pour les salariés ayant moins de 2 ans d'ancienneté ou travaillant dans une entreprise de moins de 11 salariés, l'indemnité pour irrégularité est fixée en fonction du préjudice subi, sans plafond légal prédéfini.
La rédaction de la convocation entretien préalable conditionne la régularité de toute la procédure de licenciement.
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FAQ
Peut-on envoyer la convocation à l'entretien préalable par e-mail ?
Non. Le Code du travail exige un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception ou une remise en main propre contre décharge. Un e-mail ne permet pas de prouver la date de présentation, ce qui rend le décompte du délai de 5 jours ouvrables contestable.
Le samedi compte-t-il dans le délai de 5 jours ouvrables ?
Oui, le samedi est un jour ouvrable au sens du Code du travail, sauf s'il est habituellement chômé dans l'entreprise. En pratique, dans la plupart des entreprises de bureau fermées le samedi, il convient de vérifier la convention collective applicable.
Que se passe-t-il si le salarié ne se présente pas à l'entretien préalable ?
L'absence du salarié ne bloque pas la procédure. L'employeur peut poursuivre le licenciement normalement. Il n'est pas tenu de reconvoquer le salarié, à condition que la convocation ait été régulièrement envoyée et que le délai de 5 jours ait été respecté.
L'employeur doit-il indiquer le motif du licenciement dans la convocation ?
Non. La convocation doit uniquement mentionner qu'un licenciement est « envisagé ». L'employeur n'a pas à détailler les motifs à ce stade. Les motifs seront exposés lors de l'entretien, puis précisés dans la lettre de licenciement.
Qui peut signer la convocation à l'entretien préalable ?
La convocation doit être signée par une personne habilitée à engager la procédure de licenciement : le dirigeant, le DRH ou toute personne disposant d'une délégation de pouvoir écrite. Un salarié sans délégation qui signe la convocation expose l'entreprise à une contestation de la régularité de la procédure.
Pour aller plus loin
Article L1232-2 du Code du travail - Légifrance
Modèle officiel de convocation à entretien préalable - Code du travail numérique
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