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Formation pendant un CDI : obligations employeur et procédure RH en 2026
Points clés de l'article
- Tout salarié en CDI dispose d'un droit d'accès à la formation, encadré par le Code du travail et renforcé par l'obligation d'employabilité pesant sur l'employeur.
- Trois dispositifs principaux coexistent : le CPF (initiative du salarié), le plan de développement des compétences (initiative de l'employeur) et le projet de transition professionnelle (reconversion).
- Le régime de rémunération et d'autorisation d'absence diffère selon que la formation se déroule sur le temps de travail ou en dehors.
- L'employeur peut refuser une demande de CPF sur temps de travail, mais uniquement pour des motifs précis et dans des délais encadrés.
- Une procédure RH structurée — de la réception de la demande à la reprise de poste — limite les risques de contentieux liés au manquement à l'employabilité ou au refus abusif.
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Sommaire
Cadre légal : la formation, un droit pour tout salarié en CDI
Formation sur le temps de travail ou hors temps de travail : ce qui change pour l'employeur
Obligations de l'employeur et cas de refus opposables à une demande CPF
Procédure RH pas à pas : de la réception de la demande à la reprise de poste
Risques juridiques et erreurs fréquentes (manquement à l'employabilité, refus abusif)
Checklist RH : documents à sécuriser et preuves à conserver
Cadre légal : la formation, un droit pour tout salarié en CDI
La formation pendant un CDI n'est pas une faveur accordée par l'employeur. C'est un droit inscrit dans le Code du travail, articulé autour de deux piliers complémentaires.
Le premier pilier relève de l'initiative du salarié. L'article L. 6311-1 du Code du travail pose le principe selon lequel la formation professionnelle continue constitue une obligation nationale. Chaque salarié en CDI peut mobiliser son compte personnel de formation (CPF), cumuler des droits à formation et engager un parcours certifiant ou qualifiant, y compris sans l'accord de son employeur lorsque la formation se déroule hors temps de travail.
Le second pilier repose sur l'employeur. L'article L. 6321-1 impose à toute entreprise d'assurer l'adaptation de ses salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi. Cette obligation d'employabilité ne se limite pas à une déclaration d'intention : elle engage la responsabilité juridique de l'employeur en cas de carence avérée.
En pratique, cette double logique signifie que le DRH gère simultanément des demandes individuelles émanant des salariés et des obligations proactives de formation portées par l'entreprise. L'entretien professionnel obligatoire tous les 2 ans (article L. 6315-1) constitue le point de contrôle périodique de cette obligation. Tous les 6 ans, un état des lieux récapitulatif vérifie que le salarié a bénéficié d'au moins une action de formation, d'une progression salariale ou professionnelle, et d'une certification. Le non-respect de ces critères dans les entreprises de 50 salariés et plus déclenche un abondement correctif de 3 000 € sur le CPF du salarié concerné.
Les 3 dispositifs mobilisables côté entreprise : CPF, plan de développement des compétences, projet de transition professionnelle
Trois mécanismes juridiques distincts permettent de financer et organiser une formation pendant un CDI. Chacun répond à une logique différente, avec des règles propres en matière d'initiative, de financement et de maintien de rémunération.
| Critère | CPF | Plan de développement des compétences | Projet de transition professionnelle (PTP) |
|---|---|---|---|
| Initiative | Salarié | Employeur | Salarié |
| Ancienneté requise | Aucune (droits acquis dès l'embauche) | Aucune | 24 mois d'activité salariée dont 12 dans l'entreprise |
| Financement | Droits CPF du salarié (Caisse des Dépôts) | Budget formation de l'entreprise | Transitions Pro (CPIR) |
| Rémunération maintenue | Oui si formation sur temps de travail et accord employeur | Oui (formation = temps de travail effectif) | Oui, prise en charge par Transitions Pro |
| Accord employeur requis | Uniquement si formation sur temps de travail | Non (c'est l'employeur qui décide) | Accord sur l'absence, pas sur le choix de formation |
Le CPF : un droit individuel, un impact collectif
Le CPF est alimenté à hauteur de 500 € par an pour un salarié à temps plein, plafonné à 5 000 € (800 € et 8 000 € pour les salariés non qualifiés). Depuis 2023, un reste à charge de 100 € s'applique au salarié, sauf si l'employeur ou un accord de branche prend en charge ce montant. Le DRH n'a pas de droit de regard sur le contenu de la formation choisie via le CPF, mais il intervient dès que la formation empiète sur le temps de travail.
Le plan de développement des compétences : le levier de l'employeur
Ce dispositif remplace l'ancien plan de formation depuis la loi du 5 septembre 2018. L'employeur y inscrit les actions qu'il juge nécessaires à l'adaptation au poste ou au développement des compétences. Le salarié ne peut pas refuser une formation inscrite au plan, sauf exceptions limitées (bilan de compétences, VAE, formation hors temps de travail).
Le projet de transition professionnelle : la reconversion encadrée
Le PTP permet au salarié de suivre une formation longue en vue d'un changement de métier ou de profession. La demande est adressée à l'employeur et à Transitions Pro. L'employeur ne peut pas s'opposer au projet lui-même, mais peut reporter l'absence dans des conditions strictement encadrées.
Chaque dispositif implique des obligations distinctes pour l'employeur en matière de conformité et de gestion des absences.
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Formation sur le temps de travail ou hors temps de travail : ce qui change pour l'employeur
La distinction entre formation sur le temps de travail et hors temps de travail détermine trois éléments : le maintien de la rémunération, la nécessité d'un accord préalable et le régime de protection sociale applicable.
Sur le temps de travail, toute action de formation inscrite au plan de développement des compétences constitue du temps de travail effectif (article L. 6321-2). Le salarié conserve sa rémunération intégrale et sa protection sociale. Pour le CPF, le salarié doit obtenir l'accord de l'employeur sur le calendrier de l'absence. La rémunération est alors maintenue.
Hors temps de travail, les règles diffèrent selon le dispositif. Dans le cadre du plan de développement des compétences, la formation hors temps de travail est possible uniquement avec l'accord écrit du salarié, dans la limite de 30 heures par an (ou 2 % du forfait pour les salariés au forfait). Le salarié peut revenir sur son accord dans un délai de 8 jours, sans que cela constitue une faute.
Pour le CPF mobilisé hors temps de travail, le salarié n'a aucune obligation d'informer son employeur. Il n'existe ni autorisation à demander, ni rémunération à maintenir.
| Situation | Accord employeur | Rémunération | Protection AT |
|---|---|---|---|
| Plan — sur temps de travail | Non requis (décision employeur) | Maintenue à 100 % | Oui |
| Plan — hors temps de travail | Accord écrit du salarié | Non maintenue | Non (sauf accord collectif) |
| CPF — sur temps de travail | Oui (sur le calendrier) | Maintenue à 100 % | Oui |
| CPF — hors temps de travail | Non requis | Non maintenue | Non |
| PTP — sur temps de travail | Accord sur l'absence | Maintenue (Transitions Pro) | Oui |
Obligations de l'employeur et cas de refus opposables à une demande CPF
L'employeur ne peut pas refuser l'utilisation du CPF en tant que telle. En revanche, lorsque la formation se déroule sur le temps de travail, il dispose d'un droit de réponse sur le calendrier de l'absence.
Le salarié doit formuler sa demande au moins 60 jours avant le début de la formation si celle-ci dure moins de 6 mois, et au moins 120 jours si elle dure 6 mois ou plus. L'employeur dispose alors de 30 jours calendaires pour répondre. L'absence de réponse dans ce délai vaut acceptation.
Les motifs de report ou de refus
L'employeur peut reporter la demande — pas la refuser définitivement — dans les cas suivants :
- Désorganisation du service : l'absence du salarié compromet le fonctionnement normal de l'activité.
- Dépassement du seuil d'absences simultanées : dans les entreprises de moins de 250 salariés, l'employeur peut reporter si le pourcentage de salariés simultanément absents au titre du CPF dépasse 2 % de l'effectif.
- Accord d'entreprise ou de branche prévoyant des conditions spécifiques de report.
Le report ne peut excéder 9 mois à compter de la demande initiale. Tout refus non motivé ou systématique expose l'employeur à un risque de contentieux pour entrave au droit à la formation.
Pour le projet de transition professionnelle, l'employeur peut reporter l'absence de 9 mois maximum, uniquement s'il démontre que l'absence est préjudiciable à la production ou à la marche de l'entreprise. Il ne peut pas refuser le principe de la formation.
La gestion des demandes de formation en CDI nécessite une connaissance précise des délais légaux et des motifs de report opposables.
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Procédure RH pas à pas : de la réception de la demande à la reprise de poste
La sécurisation juridique d'une formation pendant un CDI repose sur une procédure formalisée. Voici les étapes à suivre pour le DRH.
Étape 1 : réception et qualification de la demande
Le salarié adresse sa demande par écrit (courrier ou email). Le DRH identifie le dispositif mobilisé (CPF, PTP, plan) et vérifie les conditions d'éligibilité : ancienneté, délai de prévenance, nature de la formation.
Étape 2 : instruction dans le délai légal
Pour une demande CPF sur temps de travail, la réponse doit intervenir dans les 30 jours calendaires. Le DRH évalue l'impact sur l'organisation du service et consulte le manager opérationnel. La réponse — acceptation, report motivé ou demande de précisions — est notifiée par écrit.
Étape 3 : formalisation de l'accord ou du report
En cas d'acceptation, un courrier confirme les dates d'absence, le maintien de rémunération et les conditions de retour. En cas de report, le courrier précise le motif légal invoqué et la nouvelle date proposée.
Étape 4 : gestion de l'absence
Pendant la formation, le contrat de travail est suspendu (PTP) ou le salarié est considéré en temps de travail effectif (plan de développement des compétences). Le DRH met à jour les outils de gestion des temps et informe le service paie.
Étape 5 : reprise de poste et suivi
Au retour du salarié, le DRH organise un entretien de reprise. Cet entretien n'est pas obligatoire pour une formation courte, mais il est recommandé pour toute absence supérieure à 2 semaines. Il permet de vérifier les acquis, d'adapter le poste si nécessaire et de documenter le parcours de formation dans le dossier individuel.
Risques juridiques et erreurs fréquentes (manquement à l'employabilité, refus abusif)
Le contentieux lié à la formation pendant un CDI se concentre autour de deux axes : le manquement à l'obligation d'employabilité et le refus abusif de formation.
Manquement à l'obligation d'employabilité
La Cour de cassation considère que l'employeur qui ne propose aucune formation pendant toute la durée du contrat manque à son obligation légale. Dans un arrêt du 5 octobre 2016 (Cass. soc., n° 15-13.594), la chambre sociale a condamné un employeur à verser des dommages et intérêts à un salarié licencié après 7 ans sans aucune action de formation. Le préjudice est évalué au cas par cas, mais les montants peuvent atteindre plusieurs mois de salaire.
L'abondement correctif de 3 000 € sur le CPF, applicable dans les entreprises de 50 salariés et plus, constitue une sanction automatique en cas de non-respect des obligations liées à l'entretien professionnel.
Refus abusif d'une demande de formation
Un refus systématique ou non motivé d'une demande CPF sur temps de travail peut être qualifié d'entrave au droit à la formation. Le salarié peut saisir le conseil de prud'hommes pour obtenir réparation. Le risque est aggravé si le refus s'inscrit dans un contexte discriminatoire (âge, sexe, état de santé).
Erreurs fréquentes à éviter
- Absence de réponse écrite dans le délai de 30 jours : vaut acceptation tacite.
- Motivation insuffisante du report : un simple « contraintes de service » ne constitue pas un motif recevable.
- Défaut de traçabilité des entretiens professionnels : rend impossible la preuve du respect de l'obligation d'employabilité.
- Confusion entre les dispositifs : appliquer les règles du plan de développement des compétences à une demande CPF, par exemple.
Un accompagnement juridique en amont permet d'anticiper ces risques et de structurer une politique de formation conforme.
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Checklist RH : documents à sécuriser et preuves à conserver
La gestion documentaire constitue le socle de la conformité en matière de formation. Voici les pièces à conserver et leur durée de conservation recommandée.
- ✅ Comptes rendus des entretiens professionnels (tous les 2 ans) — conservation : durée du contrat + 6 ans
- ✅ État des lieux récapitulatif à 6 ans — conservation : durée du contrat + 6 ans
- ✅ Demandes de formation écrites des salariés (CPF, PTP) — conservation : 5 ans minimum
- ✅ Réponses écrites de l'employeur (acceptation, report motivé) — conservation : 5 ans minimum
- ✅ Conventions de formation signées avec l'organisme de formation — conservation : 5 ans après la fin de la formation
- ✅ Attestations de présence et certificats de réalisation — conservation : 5 ans
- ✅ Bulletins de paie mentionnant le maintien de rémunération pendant la formation — conservation : 5 ans (obligation légale)
- ✅ Plan de développement des compétences annuel et avis du CSE — conservation : durée du mandat CSE + 3 ans
| Document | Délai de conservation | Fondement |
|---|---|---|
| Entretiens professionnels | Durée du contrat + 6 ans | Art. L. 6315-1 C. trav. |
| Demandes et réponses CPF | 5 ans | Prescription civile (art. 2224 C. civ.) |
| Conventions de formation | 5 ans après fin de formation | Obligation comptable et sociale |
| Plan de développement des compétences | Durée du mandat CSE + 3 ans | Art. L. 2312-26 C. trav. |
Cette traçabilité permet de démontrer, en cas de contrôle ou de contentieux, que l'entreprise a respecté ses obligations légales en matière de formation et de maintien de l'employabilité de ses salariés en CDI.
FAQ
Un salarié en CDI peut-il suivre une formation sans l'accord de son employeur ?
Oui, lorsque la formation se déroule hors temps de travail. Le salarié mobilise alors son CPF librement, sans informer ni obtenir l'accord de l'employeur. En revanche, toute formation sur le temps de travail nécessite l'accord de l'employeur sur le calendrier de l'absence.
L'employeur peut-il refuser définitivement une demande de CPF ?
Non. L'employeur peut uniquement reporter la demande, pour une durée maximale de 9 mois, en invoquant un motif légitime tel que la désorganisation du service. L'absence de réponse dans les 30 jours suivant la demande vaut acceptation.
Que risque une entreprise qui ne forme jamais ses salariés ?
L'employeur s'expose à une condamnation pour manquement à l'obligation d'adaptation et de maintien de l'employabilité (article L. 6321-1 du Code du travail). Les dommages et intérêts peuvent atteindre plusieurs mois de salaire. Dans les entreprises de 50 salariés et plus, un abondement correctif de 3 000 € par salarié concerné s'applique automatiquement en cas de non-respect des obligations liées à l'entretien professionnel.
Le salarié est-il rémunéré pendant sa formation ?
Cela dépend du dispositif et du moment de la formation. Sur le temps de travail, la rémunération est maintenue à 100 % dans le cadre du plan de développement des compétences et du CPF. Pour le projet de transition professionnelle, c'est Transitions Pro qui prend en charge la rémunération. Hors temps de travail, aucune rémunération n'est due.
Quels documents le DRH doit-il conserver en cas de contrôle ?
Les pièces essentielles sont les comptes rendus d'entretiens professionnels, les demandes de formation et les réponses écrites de l'employeur, les conventions de formation, les attestations de présence et le plan de développement des compétences avec l'avis du CSE. La durée de conservation recommandée varie de 5 ans à la durée du contrat augmentée de 6 ans selon les documents.
Pour aller plus loin
Article L6321-1 du Code du travail - Légifrance
Quels sont les différents dispositifs de formation du salarié du secteur privé ? - Service-Public.fr
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