Guides & Ressources pratiques
Commerce restauration : guide complet pour acheter ou vendre un fonds de commerce en restauration
Convocation à entretien préalable de licenciement pour inaptitude : modèle de lettre commenté + template téléchargeable
Points clés de l'article
- La convocation à l'entretien préalable de licenciement pour inaptitude obéit aux articles L. 1232-2 et R. 1232-1 du Code du travail, y compris lorsque le reclassement est impossible.
- La lettre doit mentionner l'objet de l'entretien, la date, l'heure, le lieu, et le droit d'assistance du salarié, sous peine d'irrégularité de procédure sanctionnée par une indemnité pouvant atteindre 1 mois de salaire.
- Le délai minimal de 5 jours ouvrables entre la présentation de la lettre et l'entretien est un délai incompressible : son non-respect entraîne un vice de forme.
- L'envoi en LRAR reste le mode privilégié, mais la remise en main propre contre décharge est juridiquement valide.
- Le modèle proposé couvre les cas d'inaptitude d'origine professionnelle et non professionnelle, avec les clauses à adapter selon le contexte.
Besoin d'un juriste freelance ou d'un avocat ?
Accédez en -24h à un avocat d'affaires sélectionné parmi les meilleurs, à des honoraires maîtrisés.
✓ 250+ spécialistes✓ 500+ clients satisfaits✓ -30 à -50% moins cher qu'un cabinet
Sommaire
Finalité du modèle de convocation à l'entretien préalable
Cadre juridique applicable : articles L. 1232-2 et R. 1232-1
Structure de la lettre : objet, date, lieu, motif et assistance
Mentions obligatoires et clauses optionnelles à adapter
Mode d'emploi : envoi en LRAR ou remise contre décharge
Délais clés : 5 jours ouvrables avant l'entretien et 1 mois après
Limites du modèle et erreurs fréquentes à éviter
Finalité du modèle de convocation à l'entretien préalable
Lorsqu'un salarié est déclaré inapte par le médecin du travail, l'employeur qui envisage un licenciement doit respecter la procédure disciplinaire de droit commun. La convocation à l'entretien préalable de licenciement pour inaptitude constitue la première étape formelle de cette procédure. Son absence ou son irrégularité expose l'entreprise à une condamnation prud'homale pour vice de forme.
Ce modèle commenté s'adresse aux directions juridiques qui supervisent la rédaction des courriers RH. Il vise un objectif précis : fournir une trame conforme aux exigences légales, adaptable selon l'origine de l'inaptitude (professionnelle ou non professionnelle) et la taille de l'entreprise.
En pratique, la Cour de cassation rappelle régulièrement que le licenciement pour inaptitude ne dispense pas l'employeur de convoquer le salarié à un entretien préalable (Cass. soc., 30 septembre 2020, n° 19-12.036). L'enjeu n'est pas seulement formel : l'entretien permet au salarié de présenter ses observations, ce qui constitue une garantie substantielle de ses droits.
Cadre juridique applicable : articles L. 1232-2 et R. 1232-1
Deux textes encadrent la convocation entretien préalable licenciement pour inaptitude.
L'article L. 1232-2 du Code du travail impose à l'employeur de convoquer le salarié à un entretien préalable avant toute décision de licenciement pour motif personnel. Cette obligation s'applique sans distinction au licenciement pour inaptitude, qu'il s'agisse d'une inaptitude d'origine professionnelle (article L. 1226-10) ou non professionnelle (article L. 1226-2).
L'article R. 1232-1 du Code du travail précise le contenu minimal de la lettre de convocation. Celle-ci doit indiquer :
- L'objet de l'entretien (le projet de licenciement)
- La date, l'heure et le lieu de l'entretien
- La possibilité pour le salarié de se faire assister
| Texte | Contenu réglé | Sanction en cas de non-respect |
|---|---|---|
| Art. L. 1232-2 | Obligation de convocation préalable | Irrégularité de procédure : indemnité ≤ 1 mois de salaire (art. L. 1235-2) |
| Art. R. 1232-1 | Mentions obligatoires de la lettre | Même sanction pour vice de forme |
| Art. L. 1232-4 | Droit d'assistance du salarié | Irrégularité de procédure |
Le non-respect de ces dispositions ne rend pas le licenciement nul, mais le rend irrégulier. Le conseil de prud'hommes peut alors accorder au salarié une indemnité pouvant atteindre 1 mois de salaire brut, en plus des indemnités de licenciement.
Structurer la procédure de licenciement pour inaptitude nécessite une maîtrise précise des délais et des mentions légales.
Consulter un avocat en relations individuelles du travail
Structure de la lettre : objet, date, lieu, motif et assistance
La lettre de convocation suit une architecture en 5 blocs. Chaque bloc répond à une exigence légale identifiable.
Bloc 1 — Identification des parties
En-tête classique : raison sociale de l'employeur, adresse, coordonnées du salarié. La lettre est adressée au salarié personnellement, à son domicile connu.
Bloc 2 — Objet
La mention « Convocation à un entretien préalable à un éventuel licenciement » doit figurer clairement. Le terme « éventuel » n'est pas obligatoire mais recommandé par la jurisprudence pour marquer que la décision n'est pas encore prise.
Bloc 3 — Date, heure et lieu
L'entretien se tient en principe au siège de l'entreprise ou sur le lieu de travail habituel du salarié. Un lieu extérieur est possible s'il est justifié (fermeture du site, par exemple). La date doit respecter le délai de 5 jours ouvrables après présentation de la lettre.
Bloc 4 — Motif de l'entretien
L'article R. 1232-1 n'impose pas de préciser le motif exact du licenciement envisagé. Toutefois, indiquer que l'entretien porte sur « un projet de licenciement consécutif à l'avis d'inaptitude » clarifie le contexte sans engager prématurément l'employeur.
Bloc 5 — Droit d'assistance
Le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. En l'absence de représentants du personnel, il peut recourir à un conseiller extérieur inscrit sur la liste préfectorale. La lettre doit mentionner l'adresse de la DREETS (ex-DIRECCTE) ou de la mairie où cette liste est consultable.
Mentions obligatoires et clauses optionnelles à adapter
| Mention | Obligatoire / Optionnelle | Précision |
|---|---|---|
| Objet : entretien préalable à un éventuel licenciement | Obligatoire | Art. R. 1232-1 |
| Date, heure, lieu | Obligatoire | Art. R. 1232-1 |
| Droit d'assistance interne | Obligatoire | Art. L. 1232-4 |
| Droit d'assistance par conseiller extérieur | Obligatoire si pas de CSE | Art. L. 1232-4 al. 2 |
| Adresse DREETS / mairie pour liste des conseillers | Obligatoire si conseiller extérieur applicable | Art. D. 1232-5 |
| Référence à l'avis d'inaptitude | Optionnelle | Recommandée pour clarté |
| Mention de l'impossibilité de reclassement | Optionnelle | Utile si le reclassement a déjà été exploré |
| Mention de la dispense de recherche de reclassement | Optionnelle | Applicable si le médecin du travail a coché la case art. L. 1226-2-1 ou L. 1226-12 |
Clause à adapter selon l'origine de l'inaptitude : lorsque l'inaptitude est d'origine professionnelle (accident du travail ou maladie professionnelle), l'employeur doit avoir consulté le CSE sur les possibilités de reclassement avant l'entretien préalable (art. L. 1226-10). Cette consultation préalable conditionne la régularité de l'ensemble de la procédure.
La rédaction de la lettre de convocation varie selon l'origine de l'inaptitude et la présence ou non d'un CSE dans l'entreprise.
Faire vérifier votre courrier par un avocat spécialisé
Mode d'emploi : envoi en LRAR ou remise contre décharge
La convocation à l'entretien préalable peut être transmise au salarié selon 2 modalités juridiquement valides.
La lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) reste le mode d'envoi le plus sécurisé. La date de première présentation par La Poste constitue le point de départ du délai de 5 jours ouvrables. Si le salarié ne retire pas le courrier, la date de première présentation fait tout de même courir le délai (Cass. soc., 24 novembre 2010, n° 09-40.928).
La remise en main propre contre décharge est également admise. Le salarié signe un récépissé daté. Cette modalité est utile lorsque le salarié se présente encore dans les locaux de l'entreprise, par exemple pour une visite médicale de reprise.
En revanche, l'envoi par e-mail, SMS ou courrier simple ne constitue pas un mode de convocation valide. La jurisprudence exige une preuve de réception ou de présentation.
Point pratique : en cas d'inaptitude, le salarié est souvent absent de l'entreprise. La LRAR s'impose alors comme le seul mode opérant. Il convient de vérifier que l'adresse postale du salarié est à jour dans le dossier RH.
Délais clés : 5 jours ouvrables avant l'entretien et 1 mois après
La procédure de licenciement pour inaptitude est encadrée par 2 délais distincts qui ne doivent pas être confondus.
Le délai de 5 jours ouvrables avant l'entretien
L'article L. 1232-2 impose un délai minimum de 5 jours ouvrables entre la présentation de la lettre de convocation et la date de l'entretien. Ce délai se décompte à partir du lendemain de la première présentation de la LRAR (ou de la remise en main propre).
Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine sauf le dimanche et les jours fériés. Le samedi est un jour ouvrable. Le jour de présentation de la lettre et le jour de l'entretien ne comptent pas dans le calcul.
Exemple concret : une LRAR présentée le lundi 2 juin permet de fixer l'entretien au plus tôt le lundi 9 juin (mardi 3 = jour 1, mercredi 4 = jour 2, jeudi 5 = jour 3, vendredi 6 = jour 4, samedi 7 = jour 5).
Le délai de 1 mois après l'avis d'inaptitude
L'article L. 1226-4 du Code du travail prévoit que si le salarié n'est ni reclassé ni licencié dans un délai de 1 mois suivant l'avis d'inaptitude, l'employeur doit reprendre le versement du salaire. Ce délai court à compter de la date de l'avis du médecin du travail, et non à compter de la convocation.
| Délai | Point de départ | Durée | Conséquence du dépassement |
|---|---|---|---|
| Convocation → entretien | Présentation LRAR / remise en main propre | 5 jours ouvrables minimum | Irrégularité de procédure |
| Avis d'inaptitude → licenciement ou reclassement | Date de l'avis du médecin du travail | 1 mois | Reprise du versement du salaire |
Le respect simultané de ces 2 délais conditionne la régularité de la procédure et la maîtrise du coût salarial.
Sécuriser vos délais avec un avocat en droit du travail
Limites du modèle et erreurs fréquentes à éviter
Un modèle de lettre ne remplace pas l'analyse juridique du dossier. Plusieurs erreurs récurrentes sont identifiées dans les contentieux prud'homaux liés à la convocation entretien préalable licenciement pour inaptitude.
Erreur n° 1 : omettre la mention du conseiller extérieur. Dans les entreprises dépourvues de CSE (moins de 11 salariés, ou carence aux élections), le salarié peut se faire assister par un conseiller du salarié. L'omission de cette mention et de l'adresse de la DREETS ou de la mairie constitue une irrégularité de procédure.
Erreur n° 2 : confondre jours ouvrables et jours ouvrés. Le délai de 5 jours se calcule en jours ouvrables (du lundi au samedi, hors jours fériés), et non en jours ouvrés (du lundi au vendredi). Une erreur de décompte d'un seul jour suffit à vicier la procédure.
Erreur n° 3 : envoyer la convocation avant d'avoir exploré le reclassement. En cas d'inaptitude d'origine professionnelle, la consultation du CSE sur les possibilités de reclassement doit intervenir avant la convocation à l'entretien préalable. Inverser ces étapes expose l'employeur à un licenciement jugé sans cause réelle et sérieuse.
Erreur n° 4 : fixer l'entretien un jour non ouvrable. L'entretien doit se tenir un jour où l'entreprise est normalement ouverte. Fixer un entretien un samedi dans une entreprise fermée le samedi peut être contesté.
Erreur n° 5 : ne pas adapter le modèle à la situation. L'inaptitude avec dispense de reclassement (mention expresse du médecin du travail), l'inaptitude d'origine professionnelle et l'inaptitude non professionnelle appellent des formulations différentes. Un modèle unique non adapté crée un risque de contradiction entre le courrier et la réalité du dossier.
FAQ
Faut-il mentionner le mot « inaptitude » dans la lettre de convocation ?
L'article R. 1232-1 n'impose pas de préciser le motif exact du licenciement envisagé dans la convocation. Toutefois, mentionner que l'entretien porte sur un projet de licenciement « consécutif à un avis d'inaptitude » est recommandé pour la clarté du courrier, sans engager prématurément l'employeur sur le motif définitif.
Le salarié inapte est-il obligé de se présenter à l'entretien préalable ?
Non. L'absence du salarié à l'entretien préalable ne bloque pas la procédure. L'employeur peut poursuivre le licenciement, à condition de prouver que la convocation a été régulièrement adressée. L'entretien est un droit pour le salarié, pas une obligation.
Peut-on envoyer la convocation par e-mail ?
Non. La jurisprudence exige un mode de transmission permettant de prouver la date de réception ou de présentation : LRAR ou remise en main propre contre décharge. Un e-mail, un SMS ou un courrier simple ne constituent pas des modes de convocation valides.
Le délai de 5 jours ouvrables inclut-il le samedi ?
Oui. Les jours ouvrables comprennent tous les jours de la semaine sauf le dimanche et les jours fériés. Le samedi est donc compté dans le décompte du délai de 5 jours, même si l'entreprise est fermée ce jour-là.
Que risque l'employeur en cas de convocation irrégulière ?
L'irrégularité de la convocation (mention manquante, délai non respecté) ne rend pas le licenciement nul, mais le rend irrégulier en la forme. Le conseil de prud'hommes peut accorder au salarié une indemnité pouvant atteindre 1 mois de salaire brut, en application de l'article L. 1235-2 du Code du travail.
Pour aller plus loin
Section 2 : Entretien préalable (Articles L1232-2 à L1232-5) - Légifrance
Modèle de convocation à un entretien préalable au licenciement - Code du travail numérique
Modèle de lettre de licenciement pour inaptitude - Code du travail numérique
SWIM LEGAL est une alternative au cabinet d’avocats traditionnel pour les besoins juridiques des entreprises. Incubé par le Barreau de Paris, SWIM a reçu le Prix de l’Innovation pour sa solution permettant à toute entreprise, quelle que soit sa taille ou sa localisation, d’accéder rapidement via la plateforme à des avocats d’affaires expérimentés. Les entreprises peuvent déposer leur besoin — qu’il s’agisse d’un dossier, d’une consultation ou d’un renfort temporaire — de manière confidentielle et recevoir des propositions d’avocats pour répondre rapidement à leur demande.
