Préparation facture électronique : le plan d'action pour votre entreprise
Jullian Hoareau
- Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA établie en France doit pouvoir recevoir des factures électroniques.
- Les grandes entreprises et les ETI émettent déjà leurs factures sous forme électronique ; les PME et micro-entreprises le feront au 1er septembre 2027.
- La préparation facture électronique repose sur 3 chantiers : choisir une plateforme agréée, fiabiliser les données clients, adapter les processus internes.
- Les factures portent de nouvelles mentions, dont le numéro SIREN du client.
- Une facture non émise sous forme électronique expose à une amende de 15 €, dans la limite de 15 000 € par année civile.
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Sommaire
Facture électronique : quelles obligations depuis septembre 2026 ?
Calendrier de la réforme selon la taille de l'entreprise
Choisir une plateforme agréée adaptée à votre activité
Fiabiliser les données clients et fournisseurs avant le basculement
Adapter vos processus internes et vos contrats commerciaux
E-reporting : les données de transaction à transmettre
Sanctions et risques en cas de préparation insuffisante
Facture électronique : quelles obligations depuis septembre 2026 ?
Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA et établie en France doit être en mesure de recevoir des factures électroniques. La préparation facture électronique concerne donc aussi les TPE : une entreprise qui achète à un fournisseur déjà soumis à l'émission doit traiter ses factures dans le nouveau format.
Une facture électronique n'est pas un PDF envoyé par courriel. C'est une facture émise, transmise et reçue sous forme de données structurées, que les logiciels lisent sans ressaisie. Elle transite obligatoirement par une plateforme agréée (PA), c'est-à-dire un opérateur immatriculé par l'administration fiscale.
La réforme, présentée par le ministère de l'Économie sur economie.gouv.fr, comporte 3 obligations distinctes :
- Réception : accepter et traiter les factures électroniques des fournisseurs ;
- Émission : établir ses factures de vente sous forme électronique ;
- E-reporting : transmettre à l'administration certaines données de transaction et de paiement.
Calendrier de la réforme selon la taille de l'entreprise
Le calendrier distingue la réception, commune à toutes les entreprises, et l'émission, qui dépend de leur taille.
| Date | Entreprises concernées | Obligations |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France | Réception des factures électroniques |
| 1er septembre 2026 | Grandes entreprises et ETI | Émission et e-reporting |
| 1er septembre 2027 | PME et micro-entreprises | Émission et e-reporting |
Une PME dispose ainsi d'un an entre l'obligation de recevoir et celle d'émettre. Ce délai sert à préparer la seconde étape : la plateforme retenue pour la réception servira aussi à l'émission en 2027, de sorte que le choix fait aujourd'hui engage l'entreprise pour les 2 échéances.
Le calendrier applicable dépend de la taille de l'entreprise et de la nature de ses opérations, ce qui justifie une vérification au cas par cas.
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Choisir une plateforme agréée adaptée à votre activité
Toute facture électronique passe par une plateforme agréée, soit directement, soit via une solution compatible raccordée à une PA. La liste officielle des plateformes immatriculées est publiée sur impots.gouv.fr : un prestataire absent de cette liste ne permet pas, à lui seul, de respecter l'obligation.
Deux options s'offrent donc à l'entreprise. D'une part, contracter directement avec une plateforme agréée. D'autre part, conserver son logiciel de facturation, à condition qu'il soit raccordé à une PA. Cette seconde voie limite les changements d'outils, mais elle impose de vérifier le raccordement auprès de l'éditeur.
Avant de signer, 5 points méritent un contrôle :
- Immatriculation : la plateforme figure sur la liste publiée par l'administration ;
- Compatibilité : elle échange avec le logiciel comptable existant sans ressaisie ;
- Couverture : elle gère la réception, l'émission et l'e-reporting ;
- Tarification : son prix correspond au volume mensuel de factures ;
- Réversibilité : le contrat prévoit la récupération des données en cas de changement de prestataire.
Fiabiliser les données clients et fournisseurs avant le basculement
Une facture électronique ne circule correctement que si les données d'identification de l'émetteur et du destinataire sont exactes. La fiabilité des fichiers clients et fournisseurs conditionne donc le fonctionnement de tout le circuit.
Préparation facturation électronique : les nouvelles mentions obligatoires
Depuis le 1er septembre 2026, les factures comportent des mentions supplémentaires, qui doivent exister dans le logiciel avant d'être reportées sur chaque facture.
| Nouvelle mention | Contenu | Où la renseigner |
|---|---|---|
| Numéro SIREN du client | Identifiant de l'entreprise cliente | Fiche client |
| Catégorie de l'opération | Livraison de biens, prestation de services ou les deux | Paramétrage des articles vendus |
| Option pour la TVA d'après les débits | À indiquer si l'entreprise a choisi ce régime | Paramétrage fiscal |
| Adresse de livraison | Si elle diffère de l'adresse de facturation | Fiche client ou commande |
L'option pour la TVA d'après les débits désigne le choix, par un prestataire de services, de payer la TVA dès la facturation plutôt qu'à l'encaissement du prix.
Ce contrôle des données constitue le premier chantier de la préparation facturation électronique : extraire le fichier clients, repérer les numéros SIREN manquants ou erronés, puis relancer les clients concernés. Le même travail vaut pour les fournisseurs, afin que leurs factures soient rattachées au bon compte dès réception.
La qualité des données de facturation conditionne l'acheminement des factures émises comme des factures reçues.
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Adapter vos processus internes et vos contrats commerciaux
La préparation facture électronique dépasse le choix d'un outil, car la réforme modifie le circuit de la facture jusqu'à son archivage. La réception par courriel et la ressaisie comptable cèdent la place à des flux transmis par la plateforme.
Le dirigeant d'une TPE ou d'une PME peut organiser ce chantier en 4 temps :
- Cartographier les flux : qui émet, reçoit, valide et paie les factures ;
- Désigner un référent chargé du projet et de la relation avec la plateforme ;
- Tester la réception des factures fournisseurs avant l'échéance d'émission ;
- Former les collaborateurs qui saisissent les ventes et valident les achats.
Les contrats commerciaux sont également concernés. Les conditions générales de vente et les contrats cadres prévoient souvent un envoi des factures par courrier ou par courriel, qui ne correspond plus au nouveau circuit. Leur mise à jour permet de prévoir la transmission par plateforme agréée et l'obligation, pour le client, de communiquer un numéro SIREN exact. Toutefois, un contrat ne peut pas écarter l'obligation légale : il organise seulement sa mise en œuvre entre les parties.
E-reporting : les données de transaction à transmettre
L'e-reporting est l'obligation de transmettre à l'administration des données qui ne passent pas par une facture électronique entre entreprises établies en France. Il complète donc la facturation électronique.
| Type de données | Opérations concernées |
|---|---|
| Données de transaction | Opérations avec des particuliers, certaines associations et des opérateurs étrangers |
| Données de paiement | Prestations de services |
Ainsi, un commerçant qui vend à des particuliers n'émet pas de facture électronique pour ces ventes, mais il en transmet les données. De même, un prestataire de services transmet les données de paiement de ses prestations.
L'e-reporting suit le calendrier de l'émission : 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises. Le dirigeant a donc intérêt à vérifier que la plateforme retenue prend en charge cette transmission.
L'identification des opérations soumises à l'e-reporting suppose d'analyser la nature des clients et des prestations de l'entreprise.
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Sanctions et risques en cas de préparation insuffisante
Une préparation facture électronique insuffisante expose l'entreprise aux amendes prévues par les articles 1737 et 1788 D du code général des impôts (CGI), calculées par manquement et plafonnées chaque année.
| Manquement | Amende | Plafond par année civile |
|---|---|---|
| Facture non émise sous forme électronique | 50 € par facture | 15 000 € |
| Défaut d'e-reporting | 500 € par transmission | 15 000 € |
Le risque ne se limite pas à l'amende. Une entreprise qui n'est pas prête à émettre ou à recevoir des factures électroniques s'expose aussi à des retards d'encaissement, car ses factures ne suivent pas le circuit attendu par ses clients.
L'administration annonce toutefois une phase de démarrage fondée sur une approche de bienveillance et de tolérance envers les entreprises de bonne foi. Conserver une trace des démarches engagées, comme le choix d'une plateforme ou la mise à jour des fiches clients, aide à établir cette bonne foi.
FAQ
Une TPE doit-elle recevoir des factures électroniques dès 2026 ?
Oui, depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA établie en France doit pouvoir recevoir des factures électroniques, quelle que soit sa taille. L'obligation d'émettre ne s'applique aux PME et micro-entreprises qu'à partir du 1er septembre 2027.
Une facture PDF envoyée par courriel est-elle une facture électronique ?
Non, un PDF simple ne répond pas à la définition retenue par la réforme. La facture électronique est un fichier de données structurées, transmis par une plateforme agréée ou par une solution raccordée à une PA.
Où trouver la liste des plateformes agréées ?
La liste des plateformes agréées est publiée sur le site impots.gouv.fr. Elle permet de vérifier qu'un prestataire est immatriculé par l'administration avant de signer un contrat.
Quelles nouvelles mentions doivent figurer sur les factures ?
Les factures mentionnent le numéro SIREN du client, la catégorie de l'opération, l'option pour la TVA d'après les débits le cas échéant et l'adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation. Ces données doivent d'abord être renseignées dans les fiches clients.
Quelle amende en cas de facture non électronique ?
L'article 1737 du CGI prévoit une amende de 50 € par facture non émise sous forme électronique, plafonnée à 15 000 € par année civile. Le défaut d'e-reporting est sanctionné de 500 € par transmission (article 1788 D du CGI), dans la même limite annuelle.
Pour aller plus loin
Tout savoir sur la facturation électronique pour les entreprises - Ministère de l'Économie
Facturation électronique et plateformes agréées - impots.gouv.fr
Facturation électronique : guide pratique de démarrage au 1er septembre 2026 - DGFiP
SWIM LEGAL est une alternative au cabinet d'avocats traditionnel pour les besoins juridiques des entreprises. Incubé par le Barreau de Paris, SWIM a reçu le Prix de l'Innovation pour sa solution permettant à toute entreprise, quelle que soit sa taille ou sa localisation, d'accéder rapidement via la plateforme à des avocats d'affaires expérimentés. Les entreprises peuvent déposer leur besoin, qu'il s'agisse d'un dossier, d'une consultation ou d'un renfort temporaire, de manière confidentielle et recevoir des propositions d'avocats pour répondre rapidement à leur demande.
Avocat au Barreau de Paris (Toque L086), fondateur de SWIM LEGAL
