Formats de facture électronique : Factur-X, UBL, CII, lequel choisir ?

Sommaire

Qu'est-ce qu'un format de facture électronique ?

Les trois formats du socle français : Factur-X, UBL, CII

Pourquoi un PDF simple n'est plus une facture électronique

Calendrier de la réforme et rôle des plateformes agréées

Quel format choisir selon votre entreprise ?

Mentions obligatoires et risques en cas de non-conformité

FAQ

Pour aller plus loin

Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA en France doit pouvoir recevoir des factures électroniques. Choisir parmi les formats de facture électronique admis, Factur-X, UBL et CII, détermine la compatibilité de ses outils avec sa plateforme agréée et avec ses partenaires commerciaux.

Qu'est-ce qu'un format de facture électronique ?

Un format de facture électronique est une norme qui range chaque information d'une facture dans un champ codé : montant, taux de TVA, numéro SIREN, date d'échéance. Le logiciel du destinataire intègre ainsi la facture en comptabilité sans ressaisie.

Cette structure repose sur le XML, un langage qui balise chaque donnée pour la rendre identifiable par une machine. L'article 41 septies C de l'annexe IV du code général des impôts fixe les formats de transmission admis.

Le format conditionne 3 points pratiques :
- la capacité du logiciel de gestion à produire ou à lire la facture ;
- la compatibilité avec la plateforme agréée choisie ;
- la possibilité de consulter la facture sans outil spécialisé.

La facture électronique conduit souvent à revoir les clauses de facturation et de paiement des contrats conclus avec clients et fournisseurs.
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Les trois formats du socle français : Factur-X, UBL, CII

Le socle minimal admis en France comprend 3 formats, qui transportent les mêmes informations sous une forme différente.

Factur-X est un format mixte : un PDF lisible par une personne contient un fichier XML structuré. Le destinataire ouvre la facture comme un document classique, tandis que son logiciel en extrait les données.

UBL et CII sont des formats structurés purs : la facture n'existe que sous forme de fichier XML, dont la lecture suppose un logiciel.

Les 3 formats ont la même valeur au regard de la réforme ; seul l'usage les distingue.

Pourquoi un PDF simple n'est plus une facture électronique

Un PDF simple, un scan ou une image ne constituent pas une facture électronique au sens de la réforme. Ces fichiers reproduisent l'apparence d'une facture sans contenir de données structurées.

En effet, un PDF issu d'un traitement de texte affiche des chiffres sans indiquer à une machine lequel correspond au montant hors taxe. Il faut alors les ressaisir.

La confusion vient du Factur-X, qui se présente aussi comme un PDF. La différence tient au fichier XML intégré : sans lui, le document reste un PDF ordinaire.

Un contrat-cadre qui prévoit encore l'envoi de factures en PDF simple gagne à être mis à jour pour refléter les nouvelles règles de facturation.
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Calendrier de la réforme et rôle des plateformes agréées

La réforme suit un calendrier en 2 étapes, détaillé par Service Public Entreprendre dans sa mise à jour du 27 février 2026.

Le même calendrier s'applique au e-reporting, c'est-à-dire la transmission à l'administration des données de transaction. L'obligation vise les opérations entre assujettis à la TVA établis en France : livraisons de biens et prestations de services situées en France non exonérées, ainsi que les acomptes.

Les factures transitent obligatoirement par une plateforme agréée par l'État, utilisée directement ou via une solution compatible, et chaque entreprise doit désigner la sienne. Le choix du format se fait donc avec cette plateforme : il faut vérifier les formats qu'elle accepte en réception et ceux qu'elle produit en émission.

Quel format choisir selon votre entreprise ?

Le choix dépend du volume de factures, de l'outil de gestion et des attentes des clients, car les 3 formats sont également conformes.

• TPE ou PME facturant depuis un logiciel simple : Factur-X conserve un PDF consultable par le dirigeant et ses clients, tout en transmettant les données structurées.
• Entreprise équipée d'un ERP (progiciel qui centralise comptabilité, achats et ventes) : UBL ou CII permettent un traitement entièrement automatisé.
• Entreprise qui facture de grands comptes : le format attendu par le client ou par sa plateforme peut orienter le choix.

Toutefois, lorsque le logiciel ou la plateforme génère la facture, le format dépend des options de l'outil : ce point se vérifie auprès de l'éditeur.

Changer d'outil de facturation suppose un contrat avec un éditeur ou une plateforme, dont les clauses de responsabilité et de réversibilité se vérifient avant signature.
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Mentions obligatoires et risques en cas de non-conformité

La réforme ajoute 4 mentions obligatoires, exigées aux mêmes dates que l'obligation d'émission :
1. le numéro SIREN du client ;
2. l'adresse de livraison, si elle diffère de l'adresse de facturation ;
3. la nature des opérations : biens, services ou les deux ;
4. l'option pour le paiement de la TVA sur les débits, c'est-à-dire une TVA exigible dès la facturation plutôt qu'à l'encaissement.

Les factures électroniques se conservent sous forme électronique pendant 6 ans. Un cachet électronique qualifié, signature numérique qui garantit l'origine et l'intégrité du fichier, peut y être apposé. Un décret du 16 mai 2023 précise les conditions d'émission.

Une facture émise en PDF simple après la date applicable ne remplit pas l'obligation d'émission électronique, et une facture sans les nouvelles mentions est incomplète. Une entreprise sans plateforme désignée ne peut pas recevoir ses factures fournisseurs par le circuit prévu. L'administration met à disposition le numéro d'assistance 0 806 807 807.

FAQ

Quels formats de facture électronique sont acceptés en France ?

Le socle minimal admet 3 formats : Factur-X, mixte PDF et XML, ainsi que UBL et CII, purement XML.

Une PME doit-elle déjà recevoir des factures électroniques ?

Oui. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir les recevoir. L'émission ne devient obligatoire pour les PME qu'au 1er septembre 2027.

Un PDF simple est-il une facture électronique ?

Non. Un PDF simple, un scan ou une image ne contiennent pas de données structurées. Seuls Factur-X, UBL et CII répondent à la définition de la réforme.

Faut-il passer par une plateforme agréée ?

Oui. Les factures transitent par une plateforme agréée par l'État, directement ou via une solution compatible. Chaque entreprise désigne la sienne.

Combien de temps conserver une facture électronique ?

6 ans, sous forme électronique. La facture peut être sécurisée par un cachet électronique qualifié.

Pour aller plus loin

Article 41 septies C - Code général des impôts, annexe IV - Légifrance

Facturation électronique : c'est pour bientôt ! - Service Public Entreprendre

Mentions obligatoires sur une facture - Service Public Entreprendre

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