Contrôle URSSAF : les droits de la société cotisante, étape par étape

Sommaire

Contrôle URSSAF : quel cadre protège la société cotisante ?

Avis de contrôle et charte du cotisant contrôlé

Pendant le contrôle : assistance, documents et échantillonnage

Lettre d'observations : répondre dans le délai de 30 jours

Mise en demeure, majorations et délais de paiement

Contester le redressement : commission de recours amiable et tribunal

Les erreurs qui privent la société de ses droits

FAQ

Pour aller plus loin

Contrôle URSSAF : quel cadre protège la société cotisante ?

Le contrôle URSSAF suit une procédure écrite, fixée par l'article R243-59 du Code de la sécurité sociale, dont chaque étape ouvre un droit à la société contrôlée. Ce cadre ne la dispense pas de payer ce qu'elle doit ; il garantit en revanche qu'aucun redressement, c'est-à-dire un rappel de cotisations réclamé après vérification, ne lui soit imposé sans qu'elle ait pu s'expliquer.

Le contrôle vérifie que les cotisations déclarées correspondent aux rémunérations versées, en principe sur 3 années civiles. L'URSSAF en présente les étapes sur sa page consacrée au contrôle.

La procédure se déroule en 5 temps, chacun assorti d'une garantie :

• Avis de contrôle : information préalable d'au moins 30 jours.
• Contrôle sur place ou sur pièces : droit à l'assistance d'un conseil.
• Lettre d'observations : procédure contradictoire de 30 jours, c'est-à-dire droit de répondre avant toute décision de recouvrement.
• Mise en demeure : délai de paiement de 30 jours.
• Recours : commission de recours amiable, puis tribunal judiciaire.

Avis de contrôle et charte du cotisant contrôlé

L'avis de contrôle doit être envoyé à la société au minimum 30 jours avant la date de la visite de l'inspecteur. Ce délai lui permet de rassembler les pièces demandées et, si elle le souhaite, de désigner un conseil.

L'avis liste les documents à préparer, mais cette liste n'est pas exhaustive : l'inspecteur peut solliciter d'autres pièces au cours du contrôle.

L'avis renvoie aussi à la charte du cotisant contrôlé, qui présente les droits et obligations de la société pendant le contrôle. Elle est opposable à l'URSSAF, qui doit en respecter le contenu : la société peut s'en prévaloir pour contester une irrégularité de procédure.

La préparation du contrôle conditionne la qualité des échanges avec l'inspecteur et la solidité des réponses ultérieures de la société.
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Pendant le contrôle : assistance, documents et échantillonnage

La société peut se faire assister par le conseil de son choix, avocat ou expert-comptable, pendant le contrôle. Cette assistance permet de vérifier que les demandes de l'inspecteur entrent dans le champ du contrôle.

Les petites entreprises peuvent faire l'objet d'un contrôle sur pièces, conduit dans les locaux de l'URSSAF à partir des documents transmis : la clarté des pièces envoyées pèse alors directement sur les constats.

L'inspecteur peut recourir à l'échantillonnage et à l'extrapolation : il vérifie une partie des dossiers, puis applique le résultat constaté à l'ensemble de la population concernée. La société peut s'y opposer par écrit, au prix d'une vérification plus longue.

Un entretien de restitution, proposé en fin de contrôle, permet de corriger un malentendu factuel avant l'envoi de la lettre d'observations.

Lettre d'observations : répondre dans le délai de 30 jours

La lettre d'observations expose les constats de l'inspecteur, et la société dispose de 30 jours à compter de sa réception pour y répondre. Ce délai correspond à la période contradictoire : l'URSSAF n'adresse de mise en demeure qu'après sa clôture.

La société peut demander 30 jours supplémentaires lorsque la réponse exige de reconstituer des pièces anciennes ou d'obtenir l'analyse d'un conseil.

L'inspecteur doit répondre aux observations de la société : chaque argument documenté doit donc être examiné et peut le conduire à revoir ses constats.

Une réponse structurée suit 3 étapes :

1. Reprendre séparément chaque chef de redressement, c'est-à-dire chaque point de redressement distinct.
2. Indiquer pour chacun l'accord ou le désaccord de la société, avec sa justification.
3. Joindre les pièces qui établissent les faits contestés.

La réponse à la lettre d'observations est le moment où la société peut faire valoir ses arguments avant toute mise en demeure.
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Mise en demeure, majorations et délais de paiement

Lorsque des sommes restent dues après la période contradictoire, l'URSSAF adresse une mise en demeure, qui impose leur paiement intégral dans les 30 jours de sa réception.

Les sommes dues supportent des majorations de retard selon le mécanisme suivant :

Payer dans les 30 jours divise donc par 2 la majoration complémentaire. La société peut en outre demander une remise gracieuse des majorations, c'est-à-dire leur abandon par l'URSSAF.

En cas de difficultés de trésorerie, la société peut régler la part salariale des cotisations, déjà retenue sur la paie des salariés, et demander un délai pour la part patronale.

Contester le redressement : commission de recours amiable et tribunal

La contestation d'un redressement commence devant la commission de recours amiable (CRA), saisie gratuitement dans les 2 mois de la notification ; à défaut, la décision devient définitive.

Si la décision de la CRA ne lui donne pas satisfaction, la société peut saisir le tribunal judiciaire, dans son pôle social, dans les 2 mois de cette décision.

Le choix des arguments soumis à la CRA puis au tribunal dépend de l'analyse juridique de chaque chef de redressement.
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Les erreurs qui privent la société de ses droits

Un redressement contestable peut devenir définitif pour un seul délai manqué. Les erreurs les plus fréquentes tiennent donc au calendrier plus qu'au fond :

• Ne pas répondre à la lettre d'observations dans les 30 jours, seule étape où l'inspecteur doit examiner les arguments de la société.
• Oublier de demander les 30 jours supplémentaires lorsque la réponse exige plus de temps.
• Laisser appliquer l'échantillonnage sans opposition écrite, alors qu'une extrapolation peut étendre une erreur ponctuelle à tout l'effectif.
• Payer au-delà de 30 jours après la mise en demeure, ce qui maintient la majoration complémentaire à 0,2 % au lieu de 0,1 %.
• Ne pas saisir la CRA dans les 2 mois, ce qui rend la décision définitive.
• Omettre la demande de remise gracieuse des majorations.

Chaque délai court à compter de la réception d'un courrier : noter la date de réception de chaque document préserve donc l'ensemble des voies de défense.

FAQ

Combien de temps à l'avance l'URSSAF doit-elle prévenir d'un contrôle ?

L'avis de contrôle doit être envoyé au minimum 30 jours avant la date de la visite. Il liste les documents à préparer, sans que cette liste soit exhaustive.

Sur quelle période porte un contrôle URSSAF ?

Le contrôle porte en principe sur 3 années civiles. Les documents à réunir concernent donc cette période.

Peut-on se faire assister lors d'un contrôle URSSAF ?

Oui, la société peut se faire assister par le conseil de son choix, notamment un avocat ou un expert-comptable. Ce conseil peut aussi l'aider à préparer sa réponse à la lettre d'observations.

Que se passe-t-il si la société ne répond pas à la lettre d'observations ?

À l'issue du délai de 30 jours, la période contradictoire se termine et l'URSSAF peut adresser une mise en demeure si des sommes sont dues. La société perd alors l'occasion d'obtenir une réponse de l'inspecteur à ses arguments.

Peut-on obtenir un délai pour payer un redressement URSSAF ?

Oui, en cas de difficultés, la société peut payer la part salariale et demander un délai pour la part patronale. Elle peut aussi solliciter une remise gracieuse des majorations de retard.

Pour aller plus loin

Le contrôle Urssaf - Urssaf

Section 4 : Contrôle (Articles R243-59 à R243-60-1) - Code de la sécurité sociale - Légifrance

Arrêté du 31 mars 2022 fixant le modèle de la charte du cotisant contrôlé - Légifrance

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