Comprendre le tableau d'acquisition des congés payés de vos salariés

Sommaire

1. Période de référence : du 1er juin au 31 mai

2. Jours ouvrables ou ouvrés : deux décomptes différents

3. Lire les compteurs du bulletin : acquis, pris, solde

4. Absences et temps partiel : ce qui suspend l'acquisition

5. Report, fractionnement et solde de tout compte

6. Contrôler le tableau : les erreurs qui coûtent cher

FAQ

Pour aller plus loin

Le tableau d'acquisition des congés payés est la ligne du bulletin de paie que les dirigeants regardent le moins et qui coûte le plus cher. Trois confusions reviennent : période de référence et année civile, jours acquis et jours pris, jours ouvrables et jours ouvrés.

1. Période de référence : du 1er juin au 31 mai

L'acquisition ne suit pas l'année civile. À défaut d'accord d'entreprise ou de branche fixant une autre date, la période de référence court du 1er juin au 31 mai de l'année suivante : vérifiez ce point avant toute lecture du tableau. Le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables par période, soit 5 semaines (article L3141-3 du Code du travail).

Pour un salarié présent toute la période :

2. Jours ouvrables ou ouvrés : deux décomptes différents

Le décompte en jours ouvrables intègre le samedi ; le décompte en jours ouvrés ne retient que les jours travaillés dans l'entreprise. Les deux aboutissent à la même durée de congé, 5 semaines. Le mode retenu ne doit jamais être moins favorable au salarié.

Le mode de décompte se fixe dans l'accord applicable et engage la paie sur toute la période.
Cadrer ses règles de congés payés

3. Lire les compteurs du bulletin : acquis, pris, solde

3 colonnes structurent le tableau de décompte des congés payés : acquis, les droits gagnés sur la période ; pris, les jours déjà posés et décomptés ; solde, la différence entre les deux.

La difficulté vient du chevauchement : un bulletin affiche souvent deux blocs, l'un pour les congés de la période précédente encore disponibles, l'autre pour ceux en cours d'acquisition. Lire le solde global sans les distinguer fausse toute projection sur les départs.

4. Absences et temps partiel : ce qui suspend l'acquisition

Certaines absences sont assimilées à du travail effectif et n'interrompent pas l'acquisition (article L3141-5 du Code du travail) : congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant, congé d'adoption, accident du travail et maladie professionnelle, contreparties obligatoires en repos, jours de repos d'un accord d'aménagement du temps de travail (RTT, article L3121-44). Depuis la loi du 22 avril 2024, l'arrêt maladie d'origine non professionnelle ouvre des droits, à hauteur de 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables sur la période.

Acquisition des congés payés à temps partiel

Le salarié à temps partiel acquiert ses congés dans les mêmes conditions qu'un temps plein : le nombre de jours acquis n'est pas proratisé. Il figure au tableau avec 2,5 jours ouvrables par mois. La différence se joue sur le décompte des jours posés, jamais sur l'acquisition.

Le traitement des absences combine règles légales et stipulations de votre accord de branche.
Sécuriser le décompte des absences

5. Report, fractionnement et solde de tout compte

Les congés non pris au terme de la période de prise sont en principe perdus. 3 exceptions : un accord collectif, un usage, ou le cas où l'employeur n'a pas mis le salarié en mesure de les prendre.

Le fractionnement peut ouvrir des jours supplémentaires : leur nombre dépend de votre accord de branche.

Acquisition des congés payés pendant le préavis

Le préavis, exécuté ou non, est une période de travail effectif : il ouvre acquisition. Un tableau arrêté à la date de notification, sans les mois de préavis, sous-évalue le solde de tout compte.

6. Contrôler le tableau : les erreurs qui coûtent cher

Tableau excel de décompte des congés payés : quoi vérifier ?

Un tableau excel de décompte des congés payés tenu en parallèle du logiciel de paie n'a de valeur que si ses paramètres correspondent. 4 contrôles détectent la majorité des écarts :

1. La date de début de période correspond à l'accord applicable, pas à l'année civile par défaut.
2. Le mode de décompte est identique dans le tableau et sur le bulletin.
3. Les absences assimilées à du travail effectif n'ont pas réduit le cumul mensuel.
4. Les mois de préavis figurent dans l'acquisition des salariés sortants.

Un écart de 1 jour par salarié se retrouve dans l'indemnité compensatrice versée à la sortie.

Un audit des compteurs avant la clôture de période évite de découvrir l'écart au solde de tout compte.
Faire vérifier ses compteurs de congés

FAQ

Le tableau d'acquisition suit-il l'année civile ?

Non, sauf accord collectif en ce sens. À défaut d'accord d'entreprise ou de branche fixant une autre date, la période court du 1er juin au 31 mai de l'année suivante.

Combien de jours un salarié acquiert-il chaque mois ?

2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables par période de référence, soit 5 semaines.

Un salarié à temps partiel acquiert-il moins de congés ?

Non. Il acquiert ses congés dans les mêmes conditions qu'un temps plein, sans proratisation du nombre de jours. L'écart de traitement porte sur le décompte des jours posés.

Les congés s'acquièrent-ils pendant un arrêt maladie ?

Depuis la loi du 22 avril 2024, un arrêt d'origine non professionnelle ouvre des droits à hauteur de 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables sur la période. L'accident du travail et la maladie professionnelle restent assimilés à du travail effectif.

Que deviennent les congés non pris en fin de période ?

Ils sont en principe perdus, sauf accord collectif, usage, ou si l'employeur n'a pas mis le salarié en mesure de les prendre. À la rupture du contrat, les congés acquis et non pris donnent lieu à une indemnité compensatrice.

Pour aller plus loin

Article L3141-3 du Code du travail - Légifrance

Les congés payés - Ministère du Travail

Article L3141-5-1 - Code du travail numérique

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