Optimisez vos congés payés : planning, fractionnement et risques employeur

Sommaire

Congés payés : ce que l'employeur peut organiser

Période de prise et ordre des départs

Fermeture de l'entreprise, ponts et congés imposés

Fractionnement : jours supplémentaires et renonciation du salarié

Report, arrêt maladie et acquisition des droits

Provision et coût des congés dans les comptes

Litiges et sanctions : sécuriser vos pratiques RH

FAQ

Pour aller plus loin

Congés payés : ce que l'employeur peut organiser

Un dirigeant de PME qui laisse chaque salarié poser ses congés payés au fil de l'eau découvre le problème en juillet : 3 absents dans une équipe de 5. Le code du travail donne pourtant à l'employeur un pouvoir d'organisation précis, encadré par des règles d'ordre public, c'est-à-dire des règles auxquelles aucun contrat ne peut déroger au détriment du salarié.

Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours par an. Les jours ouvrables sont tous les jours sauf le repos hebdomadaire et les jours fériés chômés.

À défaut d'accord d'entreprise ou de branche, l'employeur fixe ces règles après avis du comité social et économique (CSE).

Période de prise et ordre des départs

Le congé principal doit être pris dans une période qui comprend obligatoirement le 1er mai au 31 octobre.

La période de prise est communiquée aux salariés au moins 2 mois avant son ouverture, puis l'ordre des départs à chaque salarié au moins 1 mois avant son départ. Sauf circonstances exceptionnelles, l'employeur ne peut plus les modifier dans ce délai.

Pour fixer l'ordre des départs, l'employeur tient compte :
- de la situation de famille, notamment des congés du conjoint ou partenaire de PACS et des personnes à charge au foyer ;
- de la durée de service dans l'entreprise ;
- de l'activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Ainsi, une société peut refuser 3 semaines en août à un salarié si 2 collègues du même pôle sont déjà absents, selon un ordre fixé et communiqué à temps.

Fixer une période de prise et des critères de départ conformes au code du travail limite les contestations des salariés.
Échanger avec un avocat en conseil social et paie

Fermeture de l'entreprise, ponts et congés imposés

Lorsque l'entreprise ferme en été, cette fermeture vaut fixation collective des dates de congés, après consultation du CSE lorsqu'il existe.

Lorsque le congé est fractionné du fait de la fermeture, l'accord individuel du salarié n'est pas exigé. Toutefois, les jours supplémentaires restent dus, sauf accord collectif qui les écarte.

Le salarié qui n'a pas acquis assez de jours pour couvrir la fermeture conserve sa rémunération : en principe, l'employeur maintient le salaire ou sollicite l'activité partielle.

Le pont consiste à chômer un jour ouvrable situé entre un jour férié et un jour de repos. L'employeur peut le décider et faire récupérer les heures perdues, mais pas l'imputer d'office sur les congés payés hors des règles de fixation des dates. Une modification imposée moins d'1 mois avant le départ, sans circonstance exceptionnelle, expose l'employeur à indemniser le salarié.

Fractionnement : jours supplémentaires et renonciation du salarié

Le fractionnement consiste à prendre le congé principal en plusieurs fois. Ce congé est plafonné à 24 jours ouvrables, dont au moins 12 jours continus entre le 1er mai et le 31 octobre.

Les jours du congé principal pris hors de cette période, 5e semaine exclue, ouvrent droit à des jours de fractionnement :

Par exemple, un salarié qui prend 18 jours en août et 6 jours en décembre obtient 2 jours supplémentaires.

Un accord d'entreprise ou de branche peut écarter ou aménager ce droit. À défaut, l'employeur peut obtenir la renonciation du salarié, qui doit être individuelle : une clause générale du contrat ne suffit pas, contrairement à un formulaire de congés signé avec mention de renonciation pour chaque fractionnement.

Sécuriser les accords de fractionnement et les renonciations évite des rappels de jours sur plusieurs années.
Consulter un avocat en conseil social et paie

Report, arrêt maladie et acquisition des droits

Les congés non pris à la fin de la période sont en principe perdus, sauf si l'employeur a empêché leur prise, si un accord prévoit un report ou si le salarié était absent pour maladie, accident du travail ou congé maternité.

La réforme de 2024 a aligné le droit français sur le droit européen. Le salarié en arrêt pour maladie non professionnelle acquiert désormais 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours par an. En cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle, l'acquisition reste de 2,5 jours par mois, sans limite de durée d'arrêt.

Le salarié empêché de prendre ses congés par l'arrêt bénéficie d'une période de report de 15 mois. À son retour, l'employeur doit l'informer dans le mois de ses jours disponibles et de la date limite pour les prendre. Cette information déclenche le délai de report : sans elle, les jours restent dus.

Provision et coût des congés dans les comptes

Chaque jour acquis et non pris est une dette envers le salarié, comptabilisée à la clôture en charge à payer, couramment appelée provision pour congés payés, charges sociales patronales incluses.

L'indemnité retient le montant le plus favorable au salarié entre 2 méthodes de calcul :
- Règle du dixième : 1/10 de la rémunération brute totale perçue pendant la période de référence.
- Maintien de salaire : la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait travaillé.

Les jours restants à la fin du contrat sont payés sous forme d'indemnité compensatrice. Un planning annoncé tôt, qui incite à solder les congés dans l'année, réduit donc la provision et le décaissement en cas de départ.

Le calcul de l'indemnité et de la provision dépend des règles de paie et des accords applicables à l'entreprise.
Faire vérifier vos pratiques par un avocat en conseil social et paie

Litiges et sanctions : sécuriser vos pratiques RH

La Cour de cassation juge qu'il appartient à l'employeur de prouver qu'il a permis au salarié d'exercer son droit : information sur la période, rappel des jours restants, absence d'obstacle. À défaut, les jours perdus peuvent donner lieu à des dommages et intérêts devant le conseil de prud'hommes.

L'indemnité de congés payés a la nature d'un salaire ; les demandes de rappel se prescrivent donc en principe par 3 ans.

Les pratiques qui limitent ce risque :
1. Diffuser la période de prise au moins 2 mois avant son ouverture.
2. Communiquer l'ordre des départs au moins 1 mois avant chaque départ.
3. Conserver par écrit les demandes, validations et refus.
4. Recueillir la renonciation aux jours de fractionnement pour chaque demande concernée.
5. Informer le salarié de retour d'arrêt de ses droits dans le mois.
6. Contrôler chaque année les compteurs et le calcul de l'indemnité.

FAQ

L'employeur peut-il refuser des dates de congés demandées par un salarié ?

Oui. L'employeur fixe l'ordre des départs et peut refuser une demande pour des raisons d'organisation. Il doit toutefois respecter les critères légaux et communiquer les dates au moins 1 mois avant le départ.

Le salarié peut-il prendre tous ses congés en une seule fois ?

Non, le congé principal ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables. La 5e semaine est prise séparément, sauf exceptions prévues par le code du travail.

Les jours de fractionnement sont-ils automatiques ?

Ils sont dus dès que les conditions sont remplies. L'employeur peut les écarter par accord collectif ou par une renonciation individuelle du salarié.

Un salarié en arrêt maladie acquiert-il des congés payés ?

Oui. En cas de maladie non professionnelle, il acquiert 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours par an.

Que se passe-t-il pour les congés non pris au départ du salarié ?

Ils sont payés sous forme d'indemnité compensatrice. Son montant suit la méthode la plus favorable entre la règle du dixième et le maintien de salaire.

Pour aller plus loin

Période de congés et ordre des départs (Articles L3141-12 à L3141-16) - Légifrance

Fractionnement des congés payés - Code du travail numérique

Un employeur peut-il refuser des congés payés demandés par le salarié ? - Code du travail numérique

SWIM LEGAL est une alternative au cabinet d'avocats traditionnel pour les besoins juridiques des entreprises. Incubé par le Barreau de Paris, SWIM a reçu le Prix de l'Innovation pour sa solution permettant à toute entreprise, quelle que soit sa taille ou sa localisation, d'accéder rapidement via la plateforme à des avocats d'affaires expérimentés. Les entreprises peuvent déposer leur besoin — qu'il s'agisse d'un dossier, d'une consultation ou d'un renfort temporaire — de manière confidentielle et recevoir des propositions d'avocats pour répondre rapidement à leur demande.