Note de frais en SASU : règles et justificatifs du président

Sommaire

Note de frais en SASU : principe et bénéficiaires

Frais professionnels remboursables au président de SASU

Justificatifs et mentions obligatoires d'une note de frais

Frais réels ou allocations forfaitaires : quel régime choisir

Traitement comptable, TVA et déduction fiscale

Risques de requalification en cas de contrôle URSSAF ou fiscal

Mettre en place une procédure interne de notes de frais

FAQ

Pour aller plus loin

Note de frais en SASU : principe et bénéficiaires

Une note de frais SASU est le document par lequel une personne avance une dépense pour le compte de la société avec ses fonds personnels, puis en obtient le remboursement. Elle ne constitue pas une rémunération : un remboursement justifié échappe donc aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu du bénéficiaire.

Le président de SASU relève du régime général de la sécurité sociale en qualité d'assimilé salarié. Il est donc soumis aux règles de l'URSSAF applicables aux salariés pour le traitement des frais professionnels, qu'il perçoive ou non une rémunération pour son mandat.

La difficulté propre à la SASU tient à ce que le président valide lui-même ses notes de frais. Par conséquent, la preuve du caractère professionnel repose entièrement sur la qualité des justificatifs.

Frais professionnels remboursables au président de SASU

Un frais est remboursable lorsqu'il réunit 3 conditions : il est engagé dans l'intérêt de la société, il correspond à une dépense réelle et il est justifié.

Certaines dépenses restent exclues quel que soit le justificatif : vêtements de ville, dépenses familiales ou loisirs sans lien avec un client. Le code général des impôts exclut en outre des charges déductibles les dépenses dites somptuaires, comme la chasse ou l'entretien d'un yacht.

Le périmètre des frais remboursables se définit dès la rédaction des statuts et des premières décisions de l'associé unique.
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Justificatifs et mentions obligatoires d'une note de frais

Chaque dépense doit être appuyée par une facture ou un reçu détaillé. Un relevé bancaire prouve le paiement, mais il ne prouve ni la nature de la dépense ni son motif professionnel.

Une note de frais exploitable lors d'un contrôle comporte :

• Date et lieu de la dépense ;
• Nature et motif : objet de la dépense et raison professionnelle ;
• Montants : hors taxes, TVA et toutes taxes comprises ;
• Personnes concernées : bénéficiaire et, pour un repas, nom et société des invités ;
• Trajets en véhicule personnel : date, itinéraire, kilomètres parcourus et puissance fiscale.

La facture doit être établie au nom de la société, car c'est une condition de récupération de la TVA.

Frais réels ou allocations forfaitaires : quel régime choisir

Les frais réels consistent à rembourser le montant exact dépensé, sur justificatif. Les allocations forfaitaires consistent à verser une somme fixe, par repas ou par kilomètre, dans la limite des barèmes que l'URSSAF publie chaque année.

Les allocations forfaitaires versées aux dirigeants sont en principe ajoutées à leur rémunération imposable. Le président peut alors renoncer à l'abattement de 10 % et déduire ses frais réels de sa déclaration de revenus. Pour les revenus 2025 déclarés en 2026, cet abattement est compris entre 509 € et 14 555 €.

Ainsi, la note de frais SASU au réel évite l'imposition du forfait et produit la preuve demandée en cas de contrôle.

Le choix entre frais réels et forfaits gagne à être formalisé dans une décision de l'associé unique.
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Traitement comptable, TVA et déduction fiscale

En comptabilité, chaque dépense est enregistrée en charge selon sa nature ; tant qu'elle n'est pas remboursée, elle constitue une dette de la société envers le président.

La TVA est récupérable lorsque la facture est au nom de la société, mentionne la TVA et porte sur une dépense engagée pour l'activité. Toutefois, le logement des dirigeants et l'achat d'un véhicule de tourisme n'ouvrent pas droit à récupération.

Pour l'impôt sur les sociétés, la charge est déductible si elle est engagée dans l'intérêt de l'entreprise, réelle, justifiée et non excessive. À défaut, l'administration la réintègre dans le résultat imposable.

Risques de requalification en cas de contrôle URSSAF ou fiscal

Une dépense non justifiée est traitée comme une rémunération ou un avantage en nature, c'est-à-dire un bien ou un service fourni gratuitement par la société au dirigeant.

Prenons un président dont le revenu par part se situe entre 29 580 € et 84 577 €, soit la tranche à 30 % du barème 2026 appliqué aux revenus 2025. Si 3 000 € de notes de frais sont requalifiés, il doit 900 € d'impôt sur le revenu supplémentaire, avant cotisations sociales et impôt sur les sociétés.

Enfin, l'utilisation des fonds de la société à des fins personnelles peut constituer un abus de biens sociaux, délit que le code de commerce sanctionne pénalement, y compris dans une société à associé unique.

Une gouvernance écrite dès la constitution de la SASU limite le risque de requalification des dépenses du président.
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Mettre en place une procédure interne de notes de frais

Une procédure écrite rend la pratique opposable lors d'un contrôle. Elle tient en 5 étapes :

1. Rédiger une politique de frais : catégories admises, plafonds internes et méthode, approuvés par décision de l'associé unique.
2. Fixer une périodicité : une note de frais par mois, déposée dans un délai défini.
3. Utiliser un modèle unique qui impose les mentions obligatoires.
4. Rattacher chaque justificatif : aucune ligne sans facture ou reçu.
5. Rembourser par virement : un paiement traçable, rapproché de la note de frais en comptabilité.

La relecture annuelle des notes par l'expert-comptable apporte enfin le regard extérieur que la structure unipersonnelle ne fournit pas.

FAQ

Le président de SASU non rémunéré peut-il se faire rembourser ses frais ?

Oui. Le remboursement de frais n'est pas une rémunération : il compense une dépense engagée pour la société. Les conditions restent identiques : intérêt de la société, dépense réelle et justificatif.

Un relevé bancaire suffit-il comme justificatif ?

Non. Il prouve le paiement, mais pas la nature ni le motif professionnel de la dépense. Une facture ou un reçu détaillé, complété par la note de frais, reste nécessaire.

La TVA d'un repas d'affaires est-elle récupérable ?

Oui, lorsque la facture est établie au nom de la société, mentionne la TVA et que le repas a été engagé dans l'intérêt de l'entreprise. Le nom des invités doit figurer sur la note de frais.

Le président peut-il utiliser son véhicule personnel pour la société ?

Oui. Il est alors remboursé par des indemnités kilométriques calculées selon le barème fiscal de l'année. Chaque trajet doit être documenté par sa date, son itinéraire, sa distance et son motif.

Que se passe-t-il si une note de frais est rejetée lors d'un contrôle ?

La somme est requalifiée en rémunération ou en avantage en nature. Elle supporte alors les cotisations sociales et l'impôt sur le revenu du président, et elle n'est plus déductible du résultat de la société.

Pour aller plus loin

Les frais professionnels - Urssaf

Frais professionnels : taux et barèmes - Urssaf

La société par actions simplifiée à associé unique (SASU) - impots.gouv.fr

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