Charges locatives en location vide : loyer, provisions et régularisation

Sommaire

Loyer et charges locatives : ce qui distingue les deux

Liste des charges récupérables fixée par le décret de 1987

Provisions sur charges : seul mode de paiement en location vide

Régularisation annuelle : décompte, justificatifs et délais

Régularisation tardive, trop-perçu et prescription de trois ans

Charges non récupérables : ce qui reste à la charge du bailleur

Bailleur personne morale ou SCI : sécuriser la gestion des charges

FAQ

Pour aller plus loin

Loyer et charges locatives : ce qui distingue les deux

Dans un contrat de location vide, le loyer et les charges locatives n'ont ni la même nature ni le même régime. Le loyer, fixé au bail, est le prix de la mise à disposition du logement et revient au bailleur. Les charges récupérables, aussi appelées charges locatives, sont des dépenses que le propriétaire paie d'abord, puis dont il obtient le remboursement auprès du locataire, selon Service-Public.fr.

Pour une SCI ou une foncière, la conséquence est directe. Le loyer constitue un revenu ; les charges ne sont qu'un flux de remboursement, sans marge pour le bailleur. Par conséquent, toute somme refacturée au-delà de la dépense réelle, ou hors de la liste réglementaire, devient un trop-perçu que le locataire peut réclamer.

Le cadre légal est posé par la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, dont l'article 23 régit les charges récupérables.

Liste des charges récupérables fixée par le décret de 1987

Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 établit une liste limitative des charges récupérables. Limitative signifie que seules les dépenses énumérées peuvent être refacturées : le bail ne peut pas en ajouter d'autres.

Elles se répartissent en catégories :
- Ascenseurs ;
- Chauffage et eau chaude collectifs ;
- Eau froide ;
- Parties communes et espaces extérieurs ;
- Hygiène ;
- Équipements divers ;
- Impositions et redevances, dont la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM).

Pour un gestionnaire de patrimoine, cette liste sert de grille de contrôle. Chaque ligne du budget de l'immeuble doit y être rattachée avant d'entrer dans les provisions ; à défaut, la dépense reste au bailleur, quelle que soit la rédaction du bail.

La qualification de chaque charge au regard du décret conditionne la sécurité de la refacturation et la solidité du bail.
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Provisions sur charges : seul mode de paiement en location vide

Pour les charges locatives en location vide, le paiement se fait uniquement par provisions sur charges, c'est-à-dire des avances périodiques versées avec le loyer. Le forfait de charges, montant fixe non régularisable, n'est pas possible pour un logement nu ; il est réservé à la location meublée, selon Service-Public.fr.

Les provisions doivent donc refléter la dépense prévisible : trop basses, elles créent un rappel élevé à la régularisation ; trop hautes, elles immobilisent la trésorerie du locataire.

En pratique, le bailleur s'appuie sur les dépenses réelles de l'exercice précédent et, en copropriété, sur le budget prévisionnel voté par l'assemblée générale.

Régularisation annuelle : décompte, justificatifs et délais

La régularisation annuelle des charges compare les provisions encaissées aux dépenses réelles, et aboutit à un complément demandé au locataire ou à un remboursement.

Service-Public.fr décrit une procédure en 3 temps :
1. 1 mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le décompte des charges par nature (eau, chauffage, entretien, TEOM, etc.) ;
2. Les pièces justificatives (factures, contrats, décomptes du syndic) sont tenues à la disposition du locataire pendant 6 mois après l'envoi du décompte ;
3. Le solde, positif ou négatif, est ensuite imputé ou remboursé.

Un décompte global, sans ventilation par nature, empêche le locataire de vérifier les sommes et fragilise la demande de complément en cas de contestation.

Une régularisation documentée réduit le risque de contestation et sécurise le recouvrement des charges.
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Régularisation tardive, trop-perçu et prescription de trois ans

Le bailleur dispose d'un délai de 3 ans pour réclamer un arriéré de charges. Au-delà, les sommes dues ne peuvent plus être exigées.

Par ailleurs, lorsque la régularisation n'est pas faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité des charges, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois. Ainsi, une SCI qui régularise les charges de 2024 après le 31 décembre 2025 ne peut pas imposer un paiement immédiat du solde.

À l'inverse, lorsque les provisions dépassent les dépenses réelles ou qu'une charge non récupérable a été refacturée, le bailleur doit restituer ce trop-perçu, par remboursement ou par déduction sur les échéances suivantes.

Une régularisation tardive cumule donc 2 risques : perte d'une partie de l'arriéré et étalement pesant sur la trésorerie.

Charges non récupérables : ce qui reste à la charge du bailleur

Toute dépense absente de la liste limitative du décret de 1987 reste à la charge du bailleur, notamment :
- la taxe foncière ;
- les gros travaux ;
- les frais de gestion ;
- les honoraires du syndic, hors exceptions ;
- l'assurance du propriétaire.

En copropriété, l'appel de fonds du syndic mélange des dépenses récupérables et non récupérables. Le bailleur doit le retraiter avant de calculer provisions et régularisation.

Une refacturation de taxe foncière ou de frais de gestion, même prévue au bail, expose le bailleur à une demande de remboursement, car une clause contraire à une liste limitative est sans effet sur ce point.

Le tri entre charges récupérables et non récupérables se joue dès la rédaction du bail et la lecture des appels de fonds.
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Bailleur personne morale ou SCI : sécuriser la gestion des charges

Les règles du loyer et des charges locatives d'un contrat de location vide s'appliquent de la même manière lorsque le bailleur est une SCI, une foncière ou un investisseur personne physique. Seul le volume change : un portefeuille de plusieurs lots multiplie décomptes, délais et risques d'erreur.

Une gestion structurée repose sur 4 outils :
- Un référentiel des charges : chaque poste du budget est rattaché à une catégorie du décret de 1987 ou classé non récupérable ;
- Un calendrier de régularisation : date d'envoi du décompte par lot, 1 mois avant la régularisation ;
- Un archivage des justificatifs : pièces consultables 6 mois après l'envoi ;
- Un suivi des arriérés : il signale les sommes proches du délai de 3 ans.

Pour une SCI, ces outils permettent aussi de distinguer, dans les comptes présentés aux associés, les revenus locatifs des remboursements de charges.

FAQ

Le bailleur peut-il facturer un forfait de charges en location vide ?

Non. En location vide, les charges sont payées uniquement par provisions, puis régularisées chaque année. Le forfait de charges est réservé à la location meublée.

La taxe foncière peut-elle être refacturée au locataire ?

Non. La taxe foncière ne figure pas dans la liste limitative du décret du 26 août 1987 et reste à la charge du bailleur. Seule la taxe d'enlèvement des ordures ménagères, qui figure dans cette liste, est récupérable.

Combien de temps le locataire peut-il consulter les justificatifs ?

Les pièces justificatives sont tenues à sa disposition pendant 6 mois après l'envoi du décompte par nature. Ce décompte doit être communiqué 1 mois avant la régularisation.

Que se passe-t-il si le bailleur oublie de régulariser les charges ?

Il dispose de 3 ans pour réclamer un arriéré. Si la régularisation intervient après la fin de l'année civile suivant l'exigibilité, le locataire peut demander un paiement échelonné sur 12 mois.

Une SCI bailleresse suit-elle des règles différentes ?

Non. La loi du 6 juillet 1989 et le décret de 1987 s'appliquent quel que soit le bailleur. La SCI doit toutefois organiser le suivi des décomptes et des délais pour l'ensemble de ses lots.

Pour aller plus loin

Charges à payer par le locataire (charges locatives ou charges récupérables) - Service-Public.fr

Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables - Légifrance

Quelles charges pouvez-vous récupérer auprès de votre locataire ? - Ministère de l'Économie

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