Facture, document comptable valide : mentions, format et conservation

Sommaire

Qu'est-ce qui fait d'une facture un document comptable valide ?

Les mentions obligatoires d'une facture entre professionnels

Papier, PDF ou facture électronique : quel format fait foi ?

Facture électronique : le calendrier de la réforme 2026-2027

Durée de conservation : délais comptables et fiscaux

Facture non conforme : sanctions et conséquences sur la TVA

FAQ

Pour aller plus loin

Qu'est-ce qui fait d'une facture un document comptable valide ?

Une facture document comptable valide est une facture complète, numérotée, émise au bon moment et conservée dans un format qui garantit son intégrité. Elle sert à la fois de preuve de la vente, de pièce justificative en comptabilité et de support au droit à déduction de la TVA du client.

Ce caractère probant repose sur 3 conditions cumulatives :

• Le contenu : la facture reprend l'ensemble des mentions exigées par le code de commerce et le code général des impôts.
• La chronologie : elle porte un numéro unique, attribué selon une séquence continue, sans trou ni doublon.
• L'intégrité : son contenu ne se modifie plus après émission ; une erreur se corrige par un avoir, c'est-à-dire une facture rectificative qui annule tout ou partie de la première.

Les conditions de facturation et de paiement se fixent d'abord dans les contrats conclus avec vos clients et fournisseurs.
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Les mentions obligatoires d'une facture entre professionnels

Les mentions obligatoires se répartissent en 4 familles, détaillées par Service-Public.fr.

Certaines mentions dépendent de la situation de l'émetteur. Ainsi, une entreprise en franchise en base de TVA, régime qui dispense de facturer la TVA sous un seuil de chiffre d'affaires, indique « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Ce seuil s'établit à 85 000 € pour la vente de marchandises et à 37 500 € pour les prestations de services (montants applicables en 2026).

La réforme de la facturation électronique ajoute 4 mentions :

1. Le numéro SIREN du client.
2. L'adresse de livraison, si elle diffère de l'adresse de facturation.
3. La nature de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux.
4. Le cas échéant, l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits, c'est-à-dire à la facturation plutôt qu'à l'encaissement.

Papier, PDF ou facture électronique : quel format fait foi ?

Tant que l'entreprise n'est pas soumise à l'obligation d'émission électronique, la facture papier et la facture PDF restent valables, à condition de garantir l'authenticité de leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité.

Or un PDF envoyé par e-mail n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. Celle-ci est un fichier de données structurées, transmis par une plateforme agréée par l'administration fiscale. Les formats admis sont UBL, CII et Factur-X, ce dernier associant un PDF lisible et des données structurées.

La piste d'audit fiable désigne les contrôles documentés qui relient chaque facture à l'opération réelle : bon de commande, bon de livraison, paiement.

Le passage à la facture électronique impose souvent de revoir les clauses de facturation de vos contrats en cours.
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Facture électronique : le calendrier de la réforme 2026-2027

La réforme se déploie en 2 étapes selon la taille de l'entreprise, comme le précise impots.gouv.fr :

1. 1er septembre 2026 : toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; les grandes entreprises et les ETI doivent en émettre.
2. 1er septembre 2027 : l'obligation d'émission s'étend aux PME et aux microentreprises.

Le même calendrier s'applique au e-reporting, c'est-à-dire la transmission à l'administration des données des opérations hors facture électronique, comme les ventes aux particuliers, ainsi que des données de paiement. Une PME reçoit donc déjà ses factures fournisseurs par une plateforme agréée, mais émet les siennes sous l'ancien régime jusqu'en septembre 2027.

Durée de conservation : délais comptables et fiscaux

Une facture se conserve pendant 2 délais qui se superposent, selon Bpifrance Création :

• Délai comptable : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice, au titre du code de commerce.
• Délai fiscal : 6 ans à compter de la date d'établissement de la facture, durée du droit de contrôle de l'administration.

En pratique, retenir 10 ans couvre les 2 obligations. Une facture reçue sous forme électronique se conserve sous cette forme.

Une politique d'archivage cohérente s'appuie sur des engagements contractuels clairs avec vos partenaires commerciaux.
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Facture non conforme : sanctions et conséquences sur la TVA

Une facture non conforme expose l'émetteur à une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte, plafonnée au quart du montant de la facture. Le défaut de facturation n’est pas une infraction pénale : il est sanctionné par une amende administrative (article L441-9 du code de commerce) et par une amende fiscale (article 1737 du CGI).

Les conséquences touchent aussi le client. En effet, la déduction de TVA suppose de détenir une facture régulière : l'administration peut remettre en cause la TVA déduite sur une facture incomplète. Une PME qui reçoit des factures sans numéro de TVA ou sans désignation précise s'expose donc à un rappel lors d'un contrôle.

FAQ

Une facture sans numéro est-elle valable ?

Non, le numéro unique fait partie des mentions obligatoires. Son absence expose à l'amende de 15 € par mention manquante et fragilise la déduction de TVA du client.

Peut-on modifier une facture déjà émise ?

Non, une facture émise ne se modifie pas. L'erreur se corrige par un avoir, puis, si nécessaire, par une nouvelle facture portant un nouveau numéro.

Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?

Non, au sens de la réforme, une facture électronique est un fichier structuré transmis par une plateforme agréée. Le PDF simple reste admis jusqu'à l'obligation d'émission de l'entreprise.

Une PME doit-elle émettre des factures électroniques dès 2026 ?

Non, une PME doit pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. L'obligation d'émission s'applique à elle le 1er septembre 2027.

Combien de temps conserver une facture ?

Il faut la conserver 10 ans pour satisfaire à la fois l'obligation comptable de 10 ans et l'obligation fiscale de 6 ans.

Pour aller plus loin

Mentions obligatoires sur une facture - Service-Public.fr

Que va-t-il se passer pour mon entreprise en matière de facturation électronique - impots.gouv.fr

Factures : quelles sont vos obligations ? - Bpifrance Création

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