Factur-X : définition, fonctionnement et obligations de la facture électronique

Sommaire

Factur-X : définition d'un format de facture hybride

Factur-X, UBL, CII : les trois formats acceptés

Pourquoi un simple PDF n'est plus une facture électronique

Calendrier : réception en 2026, émission en 2026 ou 2027

Le rôle de la plateforme agréée dans l'envoi Factur-X

Obligations et points de vigilance pour l'entreprise

FAQ

Pour aller plus loin

Une PME qui envoie ses factures en PDF par courriel devra changer de méthode. Avec la généralisation de la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA, une facture doit transiter par une plateforme agréée dans un format structuré. Factur-X est l'un des 3 formats acceptés, et celui qui reste le plus proche des pratiques actuelles : il conserve un PDF lisible tout en y intégrant des données exploitables par les logiciels. Connaître la définition de Factur-X, son fonctionnement et les obligations associées permet de choisir un outil de facturation et une plateforme compatibles avant les échéances de 2026 et 2027.

Factur-X : définition d'un format de facture hybride

Factur-X est un format de facture électronique mixte : un seul fichier contient un PDF lisible par l'humain et un fichier XML de données structurées intégré. Le XML, langage informatique qui range les données dans des champs identifiés, permet au logiciel du destinataire de lire automatiquement le SIREN, les montants HT, la TVA et les taux appliqués.

Ce standard est franco-allemand : son équivalent en Allemagne porte le nom de ZUGFeRD. Il est conforme à la norme européenne EN 16931, qui fixe le modèle commun de la facture électronique dans l'Union européenne. Factur-X se décline en plusieurs profils, qui correspondent à des niveaux de détail différents des données transmises.

Le format retenu pour la facturation a des effets directs sur les clauses de facturation et de paiement des contrats conclus avec les clients.
Consulter un avocat spécialisé en contrats commerciaux

Factur-X, UBL, CII : les trois formats acceptés

Les plateformes agréées doivent accepter 3 formats de facture électronique : UBL, CII et Factur-X. Les 2 premiers sont des formats structurés purs, c'est-à-dire des fichiers de données sans représentation visuelle intégrée. Factur-X est le seul format mixte de cette liste.

Pour une TPE ou une PME, Factur-X présente un intérêt pratique. En effet, le destinataire peut lire la facture comme un PDF ordinaire, alors que la plateforme et les logiciels exploitent les données XML.

Pourquoi un simple PDF n'est plus une facture électronique

Un PDF seul n'est pas une facture électronique, car il ne contient pas de données structurées exploitables informatiquement. La fiche de la DGFiP consacrée à la réforme précise qu'une facture électronique n'est pas un document papier numérisé envoyé par courriel. Il s'agit d'un ensemble de données structurées (SIREN, montants HT et TVA, taux) qui transite par une plateforme agréée, directement ou via une solution compatible.

Une facture électronique au sens de la réforme réunit donc 2 conditions cumulatives :

• Le format : la facture est émise en UBL, en CII ou en Factur-X.
• Le canal : elle transite par une plateforme agréée, et non par une simple messagerie.

Par conséquent, une facture rédigée dans un traitement de texte, convertie en PDF puis envoyée par courriel, ne remplit aucune des 2 conditions.

Le passage du PDF à la facture structurée conduit souvent à revoir les conditions de facturation prévues dans les contrats et les conditions générales de vente.
Faire relire ses contrats par un avocat en contrats commerciaux

Calendrier : réception en 2026, émission en 2026 ou 2027

L'obligation de recevoir des factures électroniques s'applique à toutes les entreprises au 1er septembre 2026, alors que l'obligation d'en émettre dépend de leur taille. Ce calendrier repose notamment sur l'arrêté du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la TVA, et sur les articles 41 septies C à 41 septies I de l'annexe IV au code général des impôts, qui organisent la transmission des factures.

Le e-reporting désigne la transmission à l'administration des données de transaction et de paiement. Ainsi, une PME doit pouvoir recevoir dès septembre 2026 les factures électroniques émises par ses fournisseurs de grande taille, même si elle dispose de 1 an supplémentaire pour émettre les siennes.

Le rôle de la plateforme agréée dans l'envoi Factur-X

La plateforme agréée est l'intermédiaire qui émet, transmet et réceptionne les factures électroniques, puis transmet les données à l'administration. Elle est immatriculée par la DGFiP, auditée, certifiée en matière de sécurité, et elle héberge les données dans l'Union européenne.

Elle doit gérer au minimum 4 statuts, qui retracent le parcours de la facture :

• DÉPÔT
• REJET
• REFUS
• ENCAISSÉE

Ces statuts permettent à l'émetteur de suivre chaque facture, de son dépôt jusqu'à son encaissement. Toutefois, la plateforme ne traite correctement un fichier Factur-X que s'il est conforme, ce qui impose de vérifier la compatibilité du logiciel de facturation.

Le contrat conclu avec la plateforme agréée et la répartition des responsabilités qu'il prévoit méritent une lecture attentive avant signature.
Sécuriser ses contrats avec un avocat en contrats commerciaux

Obligations et points de vigilance pour l'entreprise

L'entreprise reste responsable de ses obligations fiscales, même lorsqu'elle délègue la transmission de ses factures à une plateforme agréée. La préparation porte sur 4 chantiers :

1. Vérifier le logiciel de facturation : il doit produire un Factur-X conforme et lisible par la plateforme choisie.
2. Mettre à jour les référentiels clients : le numéro SIREN de chaque client fait partie des données structurées de la facture et doit être exact.
3. Adapter les contrats et les CGV : les clauses de facturation et de paiement des contrats et des conditions générales de vente (CGV) doivent tenir compte du nouveau circuit.
4. Choisir une plateforme agréée avant le 1er septembre 2026 : cette étape conditionne la capacité à recevoir des factures.

FAQ

Qu'est-ce que Factur-X ?

Factur-X est un format de facture électronique qui associe un PDF lisible et un fichier XML de données structurées dans un seul fichier. Ce standard franco-allemand est conforme à la norme européenne EN 16931.

Factur-X est-il obligatoire ?

Non, Factur-X est l'un des 3 formats que les plateformes agréées doivent accepter, avec UBL et CII. L'entreprise choisit le format produit par son logiciel, à condition qu'il soit lisible par sa plateforme.

Un PDF envoyé par courriel est-il une facture électronique ?

Non, un PDF seul ne contient pas de données structurées et ne transite pas par une plateforme agréée. Il ne répond donc pas à la définition retenue par la DGFiP.

Quand une PME doit-elle être prête ?

Une PME doit pouvoir recevoir des factures électroniques et avoir choisi une plateforme agréée au 1er septembre 2026. L'obligation d'émission et l'e-reporting s'appliquent à elle au 1er septembre 2027.

Qui est responsable d'une erreur de facturation transmise par la plateforme ?

La responsabilité fiscale reste celle de l'entreprise, même si elle délègue la transmission à une plateforme agréée. Elle doit donc contrôler les données de ses factures avant leur dépôt.

Pour aller plus loin

La réforme de la facturation électronique arrive - Direction générale des Finances publiques

Arrêté du 7 octobre 2022 relatif à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la TVA - Légifrance

Transmission des factures électroniques (Articles 41 septies C à 41 septies I) - Légifrance

SWIM LEGAL est une alternative au cabinet d'avocats traditionnel pour les besoins juridiques des entreprises. Incubé par le Barreau de Paris, SWIM a reçu le Prix de l'Innovation pour sa solution permettant à toute entreprise, quelle que soit sa taille ou sa localisation, d'accéder rapidement via la plateforme à des avocats d'affaires expérimentés. Les entreprises peuvent déposer leur besoin, qu'il s'agisse d'un dossier, d'une consultation ou d'un renfort temporaire, de manière confidentielle et recevoir des propositions d'avocats pour répondre rapidement à leur demande.