Provisions pour charges en bail commercial : appel, régularisation, TVA

Sommaire

Provisions sur charges en bail commercial : de quoi parle-t-on ?

Charges récupérables et charges interdites depuis la loi Pinel

Calcul et appel des provisions par le bailleur

Régularisation annuelle : délais et justificatifs

Provision sur charges et TVA : quel traitement ?

Contester une provision excessive ou non régularisée

FAQ

Pour aller plus loin

Provisions sur charges en bail commercial : de quoi parle-t-on ?

Une provision sur charges est une avance que le locataire verse au bailleur, en plus du loyer, pour financer les dépenses du local et de l'immeuble. En bail commercial, provisions et charges sont généralement appelées chaque trimestre avec le loyer, sur la base d'un budget estimé.

Cette somme n'est pas définitivement acquise au bailleur. En effet, elle est comparée chaque année aux dépenses réellement engagées : c'est la régularisation. Si les provisions dépassent les dépenses, le bailleur restitue le trop-perçu ; dans le cas inverse, le locataire verse un complément.

Le mécanisme diffère donc du forfait de charges, somme fixe convenue dans le bail, qui ne donne lieu à aucune régularisation.

La rédaction de la clause de charges détermine le montant des provisions appelées pendant toute la durée du bail.
Faire relire une clause de charges par un avocat en baux commerciaux

Charges récupérables et charges interdites depuis la loi Pinel

Depuis la loi Pinel, le bail doit comporter un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances, avec leur répartition entre bailleur et locataire. Cette exigence figure à l'article L. 145-40-2 du Code de commerce. Une charge absente de l'inventaire ne peut donc pas être refacturée par voie de bail commercial provision sur charges.

Dans un ensemble immobilier à plusieurs locataires, le même article prévoit que la répartition des charges entre occupants dépend de la surface exploitée.

L'article R. 145-35 du Code de commerce, issu du décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014, liste ensuite les charges que le bailleur ne peut pas transférer au locataire, quelle que soit la rédaction du bail.

Calcul et appel des provisions par le bailleur

Le montant des provisions est fixé par le bail ou calculé à partir d'un budget prévisionnel des charges de l'immeuble. Le calcul suit en pratique 4 étapes :

1. Estimation des dépenses de l'année à partir des contrats et des dépenses passées.
2. Répartition selon la clé du bail, le plus souvent la surface.
3. Fractionnement selon la périodicité du loyer, mensuelle ou trimestrielle.
4. Appel sur l'avis d'échéance, distinct du loyer.

Le Code de commerce ne fixe pas de plafond pour la provision. Toutefois, une provision nettement supérieure aux dépenses constatées les années précédentes revient à consentir au bailleur une avance de trésorerie.

Un budget prévisionnel contrôlé chaque année limite les écarts entre provisions appelées et dépenses réelles.
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Régularisation annuelle : délais et justificatifs

Le bailleur doit adresser au locataire un état récapitulatif annuel des charges, qui sert de base à la régularisation. Le décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014 fixe le délai : au plus tard le 30 septembre de l'année suivant l'exercice concerné, ou dans les 3 mois suivant la reddition des comptes lorsque l'immeuble est en copropriété. La reddition des comptes désigne la présentation par le syndic des dépenses réelles de la copropriété.

Le même décret prévoit que le bailleur communique au locataire, sur sa demande, les documents justifiant les montants. Ces pièces comprennent notamment :

• les factures des prestataires (entretien, nettoyage, gardiennage) ;
• l'avis de taxe foncière lorsque celle-ci est refacturée ;
• le décompte de copropriété et la clé de répartition appliquée.

Le texte ne prévoit pas de sanction automatique en cas de retard. En revanche, tant que la régularisation n'est pas faite, le bailleur ne justifie pas les sommes qu'il conserve, ce qui fonde une demande de restitution du locataire.

Provision sur charges et TVA : quel traitement ?

Le traitement de la bail commercial provision sur charges TVA dépend du régime du loyer. Lorsque le bailleur a opté pour la TVA sur les loyers, les charges refacturées sont l'accessoire du loyer et suivent le même régime : elles sont facturées toutes taxes comprises.

À l'inverse, lorsque la location de locaux nus est exonérée faute d'option, les charges refacturées le sont aussi. La taxe foncière refacturée suit la même logique : elle entre dans la base imposable lorsque le loyer est soumis à la TVA.

Pour un locataire assujetti, la TVA payée sur les provisions est en principe déductible, à condition de disposer d'une facture conforme.

Le régime de TVA des charges découle des clauses du bail et de l'option exercée par le bailleur.
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Contester une provision excessive ou non régularisée

Un locataire peut contester une provision dès lors qu'elle ne correspond à aucune charge prévue au bail ou qu'elle n'a pas été régularisée. La démarche suit une progression écrite :

1. Demande écrite de l'état récapitulatif et des justificatifs.
2. Comparaison des sommes avec l'inventaire du bail et la liste de l'article R. 145-35.
3. Contrôle de la clé de répartition et de la surface retenue.
4. Mise en demeure de restituer le trop-perçu.
5. Saisine de la commission départementale de conciliation des baux commerciaux, compétente pour les litiges de charges, puis du juge.

Côté bailleur, un état récapitulatif complet et transmis dans les délais réduit le risque de contestation.

FAQ

Le bailleur peut-il augmenter les provisions en cours de bail ?

Oui, si le bail le prévoit et si la hausse repose sur une évolution réelle des dépenses.

Que faire si le bailleur ne régularise jamais les charges ?

Le locataire peut mettre le bailleur en demeure de produire l'état récapitulatif, puis réclamer la restitution des provisions non justifiées.

La taxe foncière peut-elle être refacturée au locataire ?

Oui, si le bail la mentionne dans l'inventaire des charges, comme le permet l'article R. 145-35 du Code de commerce.

Les honoraires de gestion du bailleur sont-ils récupérables ?

Non, les honoraires de gestion des loyers restent à la charge du bailleur. Une clause contraire ne permet pas de les refacturer au locataire.

Les provisions sur charges sont-elles soumises à la TVA ?

Elles le sont lorsque le loyer est lui-même soumis à la TVA sur option du bailleur. Dans le cas contraire, elles sont exonérées comme le loyer.

Pour aller plus loin

Article L145-40-2 du Code de commerce (inventaire des charges et régularisation) - Légifrance

Article R145-35 du Code de commerce (charges non imputables au locataire) - Légifrance

Décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014 relatif au bail commercial - Légifrance

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