Référentiel CNIL RGPD : conserver les données des représentants du personnel
Jullian Hoareau
- Le référentiel CNIL RGPD encadre la conservation des données des représentants du personnel : publié le 2 avril 2026 et mis à jour le 20 mai 2026, il couvre les relations collectives de travail.
- Les données de mandat restent en base active pendant la durée du mandat + 6 mois, puis 6 ans en archivage intermédiaire en cas de contentieux.
- Les heures de délégation sont conservées pendant les mandats, puis archivées 6 ans.
- Le matériel de vote électronique reste sous scellés jusqu'à l'épuisement des délais de recours, puis il est détruit en l'absence de contentieux.
- Le DSI paramètre dans chaque outil 3 phases : base active, archivage intermédiaire, puis suppression ou anonymisation.
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Sommaire
Que prévoit le référentiel CNIL sur la conservation des données ?
Quelles données des représentants du personnel sont concernées ?
Durées de conservation des mandats et des salariés protégés
Heures de délégation et composition du CSE
Élections professionnelles : conservation des votes et résultats
Archivage intermédiaire et purge des données : la marche à suivre
Sanctions CNIL et risques en cas de contentieux social
Que prévoit le référentiel CNIL sur la conservation des données ?
Le référentiel publié par la CNIL le 2 avril 2026 fixe des durées de conservation de référence pour les données traitées en gestion des ressources humaines. Mis à jour le 20 mai 2026, il couvre 10 activités, dont les relations collectives de travail, et n'est pas exhaustif.
Ce document relève du droit souple : il s'agit d'une recommandation, et non d'une obligation légale. Toutefois, plusieurs durées qu'il reprend sont imposées par le Code du travail, et l'employeur ne peut pas y déroger.
Son fondement est le principe de limitation de la conservation, posé à l'article 5.1.e du RGPD : une donnée personnelle n'est conservée que le temps nécessaire à la finalité de sa collecte. Le référentiel décline ce principe en 3 phases :
- Base active : la donnée est utilisée au quotidien par les services concernés.
- Archivage intermédiaire : la donnée n'est plus utilisée, mais reste conservée avec un accès restreint, par exemple en cas de contentieux.
- Suppression ou anonymisation : la donnée est effacée, ou transformée pour ne plus permettre d'identifier la personne.
Quelles données des représentants du personnel sont concernées ?
Sont concernées les données traitées du fait d'un mandat représentatif : membres du comité social et économique (CSE), délégués syndicaux et salariés protégés. Un salarié protégé bénéficie, en raison de son mandat, d'une procédure de licenciement soumise à l'autorisation de l'inspection du travail.
Ces données sont réparties entre plusieurs outils :
| Catégorie de données | Outil | Exemple |
|---|---|---|
| Mandats et protection | SIRH, dossier du salarié | Dates de début et de fin du mandat |
| Heures de délégation, congés spéciaux | Logiciel de temps, paie | Compteurs d'heures de délégation |
| Composition du CSE | Intranet, affichage | Liste des élus |
| Élections professionnelles | Plateforme de vote électronique | Résultats, sauvegardes |
Les heures de délégation désignent le temps rémunéré dont dispose un élu pour exercer son mandat. Chaque catégorie obéit à une durée propre : un paramétrage unique appliqué à tout le dossier d'un élu conduit soit à conserver trop longtemps, soit à supprimer trop tôt.
La cartographie des données liées aux mandats conditionne la conformité RGPD de chaque outil RH.
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Durées de conservation des mandats et des salariés protégés
Les données relatives à un mandat représentatif restent en base active pendant la durée du mandat, augmentée de 6 mois. Ce délai correspond à la durée de la protection après la fin du mandat, prévue par l'article L2411-5 du Code du travail.
Tant que le salarié reste protégé, l'employeur doit pouvoir établir l'existence et les dates du mandat. Le référentiel admet une durée plus longue si le règlement intérieur la prévoit et qu'elle est plus favorable au salarié.
En cas de contentieux, ces données peuvent ensuite passer en archivage intermédiaire pendant la durée de la prescription pénale de 6 ans, c'est-à-dire le délai pendant lequel des poursuites pénales restent possibles.
Ainsi, pour un élu dont le mandat s'achève le 31 décembre 2026, les données de mandat restent en base active jusqu'au 30 juin 2027, puis sont supprimées en l'absence de litige.
Heures de délégation et composition du CSE
Les heures de délégation et les congés spéciaux restent en base active pendant la durée des mandats, puis en archivage intermédiaire pendant 6 ans. Ce délai court à compter de l'établissement ou de la réception des données, sur le fondement de l'article 5 du RGPD.
Ces données servent au calcul des indemnités des représentants. Le délai se calcule donc document par document, et non à partir de la fin du mandat.
La liste de la composition du CSE suit une autre règle : elle est conservée pendant toute la durée des mandats, conformément à l'article R2314-22 du Code du travail, sans archivage intermédiaire.
| Donnée | Base active | Archivage intermédiaire |
|---|---|---|
| Mandat représentatif | Durée du mandat + 6 mois | 6 ans en cas de contentieux |
| Heures de délégation, congés spéciaux | Durée des mandats | 6 ans après établissement ou réception |
| Composition du CSE | Durée des mandats | Aucun |
Des délais distincts selon les catégories de données supposent de documenter, pour chaque outil, les règles de conservation retenues.
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Élections professionnelles : conservation des votes et résultats
Les données d'un vote électronique restent en base active pendant les opérations de vote, puis sous scellés jusqu'à l'épuisement des délais de recours. Sont visés les copies des programmes, le matériel de vote, les résultats et les sauvegardes.
La mise sous scellés rend ces éléments inaccessibles et non modifiables, afin de garantir l'intégrité du scrutin en cas de contestation. Si aucun contentieux n'est engagé, ils sont détruits sous le contrôle du bureau de vote ou de la commission électorale, selon la recommandation de la CNIL sur le vote électronique.
Pour les autres modes de vote, notamment le vote par correspondance, l'article R2122-90 du Code du travail s'applique. Les enveloppes et la liste d'émargement, c'est-à-dire le document signé par chaque votant, sont conservées 4 mois après l'expiration des délais de recours contre l'élection.
Archivage intermédiaire et purge des données : la marche à suivre
La conservation des données des représentants du personnel se met en conformité par un paramétrage par catégorie, aligné sur le référentiel des durées de conservation de la CNIL. Dans un SIRH ou un outil de gestion des temps, la démarche suit 6 étapes :
- Recenser les champs et documents liés aux mandats dans chaque outil.
- Associer à chaque catégorie sa durée de base active et d'archivage intermédiaire.
- Définir l'événement déclencheur : fin du mandat, fin du vote, date d'établissement d'un relevé d'heures.
- Restreindre l'accès aux archives intermédiaires aux personnes habilitées, par exemple la DRH et le DPO.
- Automatiser la purge ou l'anonymisation à l'échéance, avec une journalisation, c'est-à-dire un enregistrement horodaté des suppressions.
- Prévoir un gel des purges lorsqu'un contentieux est engagé.
Le gel des purges concentre la tension entre conformité et preuve. En effet, une suppression automatique pendant un litige prive l'entreprise d'éléments utiles devant le juge ; à l'inverse, un gel sans date de levée reconstitue une conservation illimitée.
La procédure de gel des purges en cas de contentieux gagne à être validée avec la DRH et le DPO.
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Sanctions CNIL et risques en cas de contentieux social
L'entreprise s'expose à 2 risques opposés : une sanction de la CNIL si elle conserve trop longtemps, une perte de preuve si elle supprime trop tôt.
D'une part, une conservation au-delà de la durée nécessaire méconnaît l'article 5.1.e du RGPD. La CNIL peut alors prononcer une mise en demeure ou une sanction, après un contrôle portant sur les durées paramétrées, l'existence de purges et leur traçabilité.
D'autre part, une suppression prématurée fragilise la défense de l'employeur dans un contentieux social. Sans historique des mandats, il devient difficile d'établir qu'un salarié n'était plus protégé à la date de son licenciement. Par conséquent, des durées documentées, une purge tracée et un gel encadré répondent aux 2 risques à la fois.
FAQ
Le référentiel CNIL sur la conservation des données RH est-il obligatoire ?
Non, il relève du droit souple et constitue une recommandation. Toutefois, certaines durées qu'il reprend sont imposées par le Code du travail, et l'employeur ne peut pas y déroger.
Combien de temps conserver les données d'un élu du CSE après son mandat ?
Les données de mandat restent en base active 6 mois après la fin du mandat, durée de la protection prévue par l'article L2411-5 du Code du travail. En cas de contentieux, elles peuvent être archivées pendant 6 ans.
Combien de temps conserver les heures de délégation ?
Elles restent en base active pendant la durée des mandats, puis en archivage intermédiaire pendant 6 ans. Ce délai court à compter de l'établissement ou de la réception des données.
Que faire des données d'un vote électronique après l'élection ?
Elles sont conservées sous scellés jusqu'à l'épuisement des délais de recours. Si aucun contentieux n'est engagé, elles sont détruites sous le contrôle du bureau de vote ou de la commission électorale.
Une donnée peut-elle être anonymisée plutôt que supprimée ?
Oui, le référentiel prévoit la suppression ou l'anonymisation à la fin de la conservation. L'anonymisation doit empêcher toute identification de la personne.
Pour aller plus loin
Gestion des ressources humaines : la CNIL publie un référentiel de durées de conservation - CNIL
Référentiel des durées de conservation des données en gestion des ressources humaines - CNIL
Article L2411-5 du Code du travail (protection des membres du CSE) - Code du travail numérique
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Avocat au Barreau de Paris (Toque L086), fondateur de SWIM LEGAL
