Prendre des congés payés : ce que l'employeur peut refuser

Sommaire

1. Qui décide de la prise des congés payés

2. Poser ses congés : délais et procédure interne

3. Refuser une demande de congés : motifs recevables

4. Congés payés pendant le préavis : accord obligatoire

5. Arrêt maladie et acquisition de congés payés

6. Fractionnement, report et solde en fin de contrat

FAQ

Pour aller plus loin

1. Qui décide de la prise des congés payés

L'employeur fixe la période de prise des congés et l'ordre des départs, dans les limites posées par l'accord collectif applicable. Le salarié propose des dates ; il ne les impose pas.

À défaut de critères conventionnels, 3 éléments guident l'arbitrage : la situation de famille du salarié, son ancienneté et son activité éventuelle chez d'autres employeurs. Ces critères se combinent, aucun ne prime automatiquement.

Une note de service rappelant la période de prise, le canal de demande et ces critères transforme un refus perçu comme personnel en application d'une règle collective. C'est le premier réflexe utile dans une entreprise sans direction des ressources humaines.

Un régime de congés lisible se construit à partir de l'accord collectif applicable et des usages internes.
Cadrer sa politique de congés avec un avocat en droit du travail

2. Poser ses congés : délais et procédure interne

Aucun délai légal unique n'encadre le dépôt d'une demande. Il résulte de l'accord collectif, du règlement intérieur ou d'un usage interne. Sans règle écrite, l'employeur reproche difficilement au salarié une demande tardive.

Une contrainte est en revanche impérative : l'ordre et les dates de départ sont communiqués au moins 1 mois à l'avance. Passé ce seuil, les dates ne peuvent plus être modifiées, sauf circonstances exceptionnelles.

Le silence prolongé de l'employeur est un angle mort : il peut valoir accord tacite. Une réponse écrite, même brève, à chaque demande ferme ce risque.

3. Refuser une demande de congés : motifs recevables

Le refus est recevable lorsqu'il repose sur le fonctionnement de l'entreprise : continuité du service, surcroît d'activité, absence simultanée de plusieurs salariés d'une même équipe, période de forte activité identifiée à l'avance.

Sont à l'inverse fragiles :
- un refus non motivé, ou motivé oralement sans trace écrite ;
- un refus fondé sur un critère personnel étranger aux 3 critères de départage ;
- un refus systématique visant le même salarié d'une année sur l'autre ;
- un refus qui prive le salarié de toute possibilité de poser ses congés sur la période.

Le dernier cas est le plus coûteux : l'employeur doit mettre le salarié en mesure de prendre ses congés, sous peine de dommages et intérêts devant le conseil de prud'hommes. La trace écrite des demandes et des refus constitue la seule preuve utilisable.

Un refus rattaché à une contrainte de service documentée résiste mieux à la contestation.
Sécuriser ses refus de congés avec un avocat

4. Congés payés pendant le préavis : accord obligatoire

Le préavis, période travaillée qui suit la notification d'une rupture, n'est pas un temps neutre. Prendre des congés pendant le préavis suppose l'accord de l'employeur ; à défaut, le préavis s'exécute normalement.

Deux conséquences en découlent. D'une part, le refus n'est pas fautif, car le solde restant sera indemnisé. D'autre part, des congés fixés avant la notification de la rupture suspendent le préavis, qui reprend au retour du salarié.

Le solde non pris ne disparaît pas : il donne lieu à une indemnité compensatrice de congés payés versée au solde de tout compte.

5. Arrêt maladie et acquisition de congés payés

La loi n° 2024-364 du 22 avril 2024 a changé la règle : un salarié en arrêt maladie continue d'acquérir des congés payés, que l'arrêt soit d'origine professionnelle ou non. Le taux d'acquisition dépend de cette origine.

Deux obligations pèsent alors sur l'employeur. Il informe le salarié de ses droits à congés dans le mois qui suit sa reprise. Les congés non pris en raison de l'arrêt sont reportables 15 mois.

L'information après reprise est la garde la plus souvent oubliée. Un bulletin de paie mentionnant le solde, doublé d'un courrier remis contre décharge, en rapporte la preuve.

Le calcul du solde après un arrêt long engage directement l'employeur.
Faire auditer ses compteurs de congés

6. Fractionnement, report et solde en fin de contrat

Le fractionnement désigne la prise du congé principal en plusieurs fois, hors de la période légale. Il ouvre selon les cas des jours supplémentaires au salarié, sauf renonciation écrite ou stipulation contraire d'un accord collectif. Vérifier la convention collective avant d'accepter un étalement évite une régularisation ultérieure.

Hors arrêt maladie, les congés non pris sur la période de référence sont en principe perdus, sauf accord collectif, usage interne ou fait de l'employeur ayant empêché la prise.

En fin de contrat, quel que soit le motif de rupture, le solde acquis et non pris devient une indemnité compensatrice. Un compteur mal tenu pendant un arrêt long se traduit alors par un rappel de salaire.

FAQ

L'employeur peut-il imposer des dates de congés ?

Oui. Il fixe la période de prise et l'ordre des départs, sous réserve de l'accord collectif applicable. Les dates sont communiquées au moins 1 mois à l'avance et ne peuvent plus être modifiées ensuite, sauf circonstances exceptionnelles.

Un refus de congés doit-il être motivé par écrit ?

Aucune forme n'est imposée, mais l'écrit est la seule preuve exploitable en cas de litige. Un refus rattaché à une contrainte de service documentée résiste mieux qu'un refus verbal.

Un salarié en arrêt maladie acquiert-il des congés payés ?

Oui, depuis la loi du 22 avril 2024, quelle que soit l'origine de l'arrêt. L'acquisition est de 2 jours ouvrables par mois pour un arrêt non professionnel, plafonnée à 24 jours ouvrables par période de référence.

Combien de temps les congés non pris après un arrêt sont-ils reportables ?

15 mois. L'employeur doit par ailleurs informer le salarié de ses droits à congés dans le mois qui suit sa reprise du travail.

Peut-on solder ses congés pendant le préavis ?

Seulement avec l'accord de l'employeur. En cas de refus, le préavis s'exécute normalement et le solde restant est réglé sous forme d'indemnité compensatrice.

Pour aller plus loin

Congés payés du salarié dans le secteur privé - Service-Public.fr

Un salarié peut-il prendre des congés payés pendant son préavis ? - Service-Public.fr

Acquisition de congés payés pendant un arrêt maladie : les nouvelles règles - Code du travail numérique

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