Facture électronique et paiement en ligne : statuts, encaissement et e-reporting

Sommaire

Facture électronique et paiement en ligne : de quoi parle-t-on ?

Calendrier de la réforme : réception puis émission obligatoires

Le statut « encaissée » : quand et comment le transmettre

E-reporting des données de paiement : qui est concerné ?

Payer une facture électronique en ligne : moyens et précautions

Sanctions et erreurs fréquentes à éviter

FAQ

Pour aller plus loin

La facture électronique et le paiement en ligne sont désormais liés par une obligation fiscale : dans certains cas, l'entreprise doit déclarer à l'administration le paiement reçu d'un client pour justifier la TVA déclarée.

Facture électronique et paiement en ligne : de quoi parle-t-on ?

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous forme structurée via une plateforme agréée par l'administration. Un PDF envoyé par courriel n'en est donc pas une.

Le paiement en ligne désigne le règlement de cette facture par virement, prélèvement ou carte bancaire. Or, pour certaines opérations, la TVA devient due à la date de ce paiement. L'administration doit donc connaître la date et le montant de chaque encaissement.

Deux flux coexistent :
- la facture elle-même, qui circule entre fournisseur et client par les plateformes agréées ;
- les données de paiement, transmises à l'administration lorsque la TVA est exigible à l'encaissement.

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Calendrier de la réforme : réception puis émission obligatoires

La réforme s'applique en 2 temps, selon la taille de l'entreprise. D'après la FAQ de l'administration fiscale sur la facturation électronique (version du 01/09/2026), toutes les entreprises assujetties doivent déjà pouvoir recevoir des factures électroniques.

Une PME (moins de 250 personnes, avec des critères de chiffre d'affaires et de bilan) reçoit donc déjà des factures électroniques mais peut émettre les siennes sous une autre forme jusqu'au 1er septembre 2027.

Chaque entreprise choisit sa plateforme agréée de réception, et un fournisseur ne peut pas lui imposer un format d'échange.

Le statut « encaissée » : quand et comment le transmettre

Le statut « encaissée » se transmet pour une facture électronique déposée sur une plateforme agréée, lorsque la TVA est exigible à l'encaissement. Il concerne les opérations entre entreprises établies en France, dites B2B domestiques.

En pratique, l'entreprise complète la facture sur sa plateforme avec 3 données :
1. le numéro de la facture ;
2. la date du paiement effectif ;
3. le montant encaissé, ventilé par taux de TVA.

Ainsi, un consultant qui reçoit le virement de son client met à jour le statut de sa facture, sans déclaration séparée.

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E-reporting des données de paiement : qui est concerné ?

L'e-reporting des données de paiement concerne uniquement les opérations dont la TVA est exigible à l'encaissement, principalement les prestations de services. Cette obligation repose sur l'article 290 A du CGI et l'article 242 nonies P de l'annexe II au CGI (impots.gouv.fr, août 2026).

Sont exclues :
- les opérations autoliquidées, où le client acquitte lui-même la TVA ;
- les opérations pour lesquelles l'entreprise a opté pour la TVA sur les débits, c'est-à-dire dès la facturation.

Payer une facture électronique en ligne : moyens et précautions

La réforme ne change pas les moyens de paiement (virement, prélèvement, carte bancaire). En revanche, l'entreprise qui encaisse doit rapprocher chaque paiement de sa facture.

Cela suppose 4 réflexes :
- indiquer le numéro de facture dans le libellé du paiement ;
- distinguer les paiements partiels, chacun déclaré pour son montant réel ;
- vérifier toute demande de changement de coordonnées bancaires auprès d'un contact connu ;
- contrôler que la plateforme gère le statut « encaissée ».

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Sanctions et erreurs fréquentes à éviter

Les sanctions visent surtout l'absence d'émission électronique et de plateforme de réception. D'une part, chaque facture non émise au format électronique coûte 50 €, dans la limite de 15 000 € par année civile ; la première infraction n'est pas sanctionnée. D'autre part, une entreprise sans plateforme de réception au 1er septembre 2026 encourt 500 € trois mois après mise en demeure, puis 1 000 € par nouvelle période de trois mois sans régularisation.

Les erreurs fréquentes portent sur la TVA :
1. transmettre le statut « encaissée » pour une vente de biens, dont la TVA n'est pas exigible à l'encaissement ;
2. déclarer la date d'émission de la facture au lieu de la date de paiement effectif ;
3. omettre la ventilation par taux de TVA lorsqu'une facture en comporte plusieurs ;
4. oublier l'option pour la TVA sur les débits, qui supprime la transmission des données de paiement.

FAQ

Une PME doit-elle déjà émettre des factures électroniques ?

Non, l'obligation d'émission s'applique aux PME à compter du 1er septembre 2027. Depuis le 1er septembre 2026, elles doivent toutefois pouvoir recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée.

Le statut « encaissée » concerne-t-il toutes les factures ?

Non, il concerne les opérations dont la TVA est exigible à l'encaissement, principalement les prestations de services. Les ventes de biens, les opérations autoliquidées et les opérations soumises à l'option sur les débits en sont exclues.

Quelles données de paiement faut-il transmettre ?

L'entreprise transmet la date d'encaissement effectif et le montant encaissé, en euros, par taux de TVA. Pour une facture électronique, elle ajoute le numéro de facture dans le statut « encaissée ».

Un fournisseur peut-il imposer sa plateforme de facturation ?

Non, chaque entreprise choisit sa plateforme agréée de réception. Un fournisseur ne peut pas imposer un format d'échange à son client.

Quelle amende en l'absence de plateforme de réception ?

L'entreprise encourt 500 € trois mois après une mise en demeure de l'administration. L'amende passe ensuite à 1 000 € pour chaque nouvelle période de trois mois sans régularisation.

Pour aller plus loin

E-reporting des données de paiement - impots.gouv.fr

Foire aux questions : j'approfondis la facturation électronique - impots.gouv.fr

Mentions obligatoires sur une facture - Service Public Entreprendre

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