Entretien disciplinaire : sécuriser la procédure avant toute sanction

Sommaire

Entretien disciplinaire : quand l'employeur doit-il l'organiser ?

Sanctions concernées et exception de l'avertissement

Convoquer le salarié : forme, contenu et délais

Déroulement de l'entretien et assistance du salarié

Entretien disciplinaire en visio, arrêt maladie ou congés payés

Notifier la sanction : délais et motivation

Erreurs de procédure et risques devant les prud'hommes

Checklist employeur pour une procédure sécurisée

FAQ

Pour aller plus loin

Entretien disciplinaire : quand l'employeur doit-il l'organiser ?

Lorsqu'un salarié commet une faute, l'employeur qui envisage une sanction doit, dans la plupart des cas, le convoquer à un entretien disciplinaire, appelé aussi entretien préalable. Le régime de l'entretien disciplinaire (code du travail, articles L. 1332-2 et R. 1332-1 à R. 1332-4) vise à informer le salarié des griefs retenus et à lui permettre de s'expliquer avant toute décision.

L'obligation naît dès que l'employeur envisage une sanction. L'entretien doit donc intervenir alors que la décision reste ouverte.

Le calendrier dépend aussi de la date de connaissance des faits. En effet, le code du travail fixe un délai de prescription de 2 mois : passé ce délai après que l'employeur a eu connaissance d'un fait fautif, ce fait ne peut plus, à lui seul, être sanctionné. L'envoi de la convocation interrompt ce délai.

Le moment choisi pour engager la procédure conditionne la validité de la sanction, notamment au regard du délai de prescription de 2 mois.
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Sanctions concernées et exception de l'avertissement

Le code du travail définit la sanction comme toute mesure, autre que des observations verbales, prise par l'employeur à la suite d'un agissement qu'il considère comme fautif. L'entretien préalable est obligatoire lorsque cette mesure affecte, immédiatement ou non, la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération.

En revanche, il n'est pas requis pour un avertissement ou une sanction de même nature, sans conséquence sur ces 4 éléments. L'employeur informe alors le salarié par écrit des griefs retenus.

Pour un entretien disciplinaire pouvant aller jusqu'au licenciement, les règles du licenciement s'ajoutent : la convocation mentionne cette éventualité et l'entretien ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre.

Convoquer le salarié : forme, contenu et délais

La convocation est écrite. Elle est adressée par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge, ce qui permet de prouver la date de réception.

La lettre doit indiquer :

• l'objet de la convocation, c'est-à-dire qu'une sanction est envisagée ;
• la date, l'heure et le lieu de l'entretien ;
• la possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise.

La lettre n'a pas à détailler les faits reprochés : ils sont exposés pendant l'entretien.

Pour une sanction autre que le licenciement, aucun délai minimal chiffré ne sépare la convocation de l'entretien. La jurisprudence exige toutefois un délai suffisant pour que le salarié prépare sa défense et organise son assistance. Fixer l'entretien le lendemain de la remise de la lettre expose donc à une contestation.

La rédaction de la convocation et le choix de la date de l'entretien sont les premiers points examinés en cas de contestation.
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Déroulement de l'entretien et assistance du salarié

Au cours de l'entretien, l'employeur indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié. Il ne doit pas annoncer une décision déjà arrêtée, car l'entretien perdrait son objet.

Le salarié peut être assisté par un collègue ou un représentant du personnel. L'employeur peut aussi être accompagné d'un membre du personnel, à condition que l'entretien ne soit pas détourné de son objet.

Un déroulement type comprend 4 temps :

1. Rappel de l'objet de l'entretien et de la sanction envisagée.
2. Exposé des faits reprochés, avec leurs dates.
3. Explications du salarié et de la personne qui l'assiste.
4. Clôture sans annonce de la décision.

Un compte rendu interne daté aide ensuite l'employeur à prouver le contenu des échanges.

Entretien disciplinaire en visio, arrêt maladie ou congés payés

Entretien à distance

Le code du travail ne prévoit pas l'entretien disciplinaire en visio : la convocation mentionne un lieu, ce qui suppose une rencontre physique. Organiser l'entretien à distance sans l'accord écrit du salarié crée donc un risque d'irrégularité.

Arrêt maladie

S'agissant de l'entretien disciplinaire et arrêt maladie, la suspension du contrat n'empêche pas l'employeur d'engager la procédure. Le salarié peut se présenter, transmettre des explications écrites ou demander un report, que l'employeur n'est pas tenu d'accepter.

Congés payés

Un entretien disciplinaire pendant congés payés reste possible, mais le salarié n'a pas à interrompre ses congés pour s'y rendre. Fixer la date à son retour limite le risque de contestation.

Les absences du salarié modifient le calendrier de la procédure et doivent être intégrées dès la convocation.
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Notifier la sanction : délais et motivation

La sanction est notifiée par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge. Elle doit être motivée : la lettre expose les faits précis reprochés, afin que le salarié, puis le cas échéant le juge, puissent en vérifier la réalité.

Le délai de 2 jours ouvrables impose un temps de réflexion à l'employeur, tandis que celui d'1 mois l'oblige à statuer rapidement. Lorsque le report de l'entretien est demandé par le salarié, ce délai d'1 mois court à compter de la nouvelle date ; lorsqu'il résulte de l'initiative de l'employeur, il court à compter de la date initiale.

Erreurs de procédure et risques devant les prud'hommes

Le conseil de prud'hommes contrôle la régularité de la procédure, la réalité des faits et la proportionnalité de la sanction à la faute. Il peut annuler une sanction irrégulière en la forme, injustifiée ou disproportionnée. Le licenciement échappe à cette annulation : son irrégularité se traduit par une indemnisation.

Une sanction annulée ne peut plus être invoquée à l'appui d'une sanction ultérieure. Par conséquent, elle fragilise un licenciement fondé sur la répétition de fautes.

Une sanction irrégulière peut être réexaminée par le juge au moment d'un licenciement ultérieur.
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Checklist employeur pour une procédure sécurisée

• Avant la convocation : vérifier la date de connaissance des faits (délai de 2 mois) et que la sanction figure au règlement intérieur, lorsque l'entreprise en a un.
• Convocation : lettre recommandée ou remise contre décharge, avec objet, date, heure, lieu et droit à l'assistance.
• Délai : laisser un temps suffisant, et 5 jours ouvrables si le licenciement est envisagé.
• Entretien : exposer le motif, écouter, ne pas annoncer la décision, consigner les échanges.
• Notification : lettre motivée, entre 2 jours ouvrables et 1 mois après l'entretien.
• Archivage : conserver convocation, preuves d'envoi, compte rendu et lettre de sanction.

FAQ

Un avertissement nécessite-t-il un entretien disciplinaire ?

Non, sauf si le règlement intérieur ou la convention collective l'impose. L'employeur doit toutefois informer le salarié par écrit des griefs retenus.

Le salarié est-il obligé de se présenter à l'entretien ?

Non. Son absence n'empêche pas l'employeur de poursuivre la procédure et de notifier la sanction dans les délais habituels.

Qui peut assister le salarié pendant l'entretien ?

Une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise. Si un licenciement est envisagé et que l'entreprise n'a pas de représentants du personnel, il peut aussi faire appel à un conseiller du salarié.

Quel délai entre l'entretien et la sanction ?

La sanction est notifiée au moins 2 jours ouvrables et au plus 1 mois après le jour fixé pour l'entretien. Passé 1 mois, les faits ne peuvent plus être sanctionnés.

Une sanction irrégulière peut-elle être annulée ?

Oui. Le conseil de prud'hommes peut annuler une sanction irrégulière, injustifiée ou disproportionnée. Le licenciement fait exception : son irrégularité ouvre droit à une indemnisation.

Pour aller plus loin

Article L1332-2 du Code du travail - Légifrance

Convocation à un entretien préalable à une sanction disciplinaire - Code du travail numérique

Procédure disciplinaire, articles R1332-1 à R1332-4 du Code du travail - Légifrance

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