Numérisation des factures : procédure fiable pour détruire le papier
Jullian Hoareau
- La numérisation des factures papier permet de détruire les originaux, à condition de suivre une procédure qui garantit une copie fidèle à l'original et intègre dans le temps.
- Les conditions techniques figurent à l'article A102 B-2 du LPF, issu de l'arrêté du 22 mars 2017 : reproduction à l'identique, aucun traitement de l'image, compression sans perte, format PDF ou PDF A/3.
- Chaque fichier est sécurisé par un cachet serveur, une empreinte numérique ou une signature électronique, puis horodaté.
- La conservation dure 6 ans au titre fiscal et 10 ans au titre du Code de commerce : l'archive numérique doit donc tenir 10 ans.
- Une numérisation non conforme oblige à présenter l'original papier ; à défaut, l'administration peut remettre en cause la déduction de TVA.
- Un PDF scanné n'est pas une facture électronique au sens de la réforme applicable depuis le 1er septembre 2026.
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Sommaire
Peut-on détruire une facture papier après l'avoir numérisée ?
Le cadre légal : LPF, arrêté de 2017 et Code de commerce
Les exigences techniques d'une numérisation conforme
La procédure étape par étape, de la réception à l'archivage
Durées de conservation : 6 ans ou 10 ans ?
Numérisation et facture électronique : deux régimes distincts
Quels risques en cas de contrôle fiscal ?
La numérisation des factures papier répond à un besoin concret des directions financières : réduire l'archivage physique sans fragiliser la preuve comptable et fiscale. Le droit français l'autorise, mais la valeur probante du fichier dépend entièrement de la procédure suivie, de la réception du document jusqu'à son archivage.
Peut-on détruire une facture papier après l'avoir numérisée ?
Oui, une entreprise peut détruire une facture papier dès lors que sa version numérisée respecte les conditions fixées par l'administration fiscale. L'article L102 B du Livre des procédures fiscales (LPF), qui regroupe les règles de contrôle de l'impôt, autorise la conservation sur support informatique des factures établies ou reçues sur papier.
Cette faculté suppose toutefois une copie fidèle : identique à l'original en image et en contenu, puis protégée contre toute modification. Le LPF renvoie à un arrêté pour les modalités techniques.
Pour un DAF, les cartons d'archives disparaissent et les pièces deviennent consultables à distance. En revanche, en cas de contrôle, l'entreprise doit démontrer que sa procédure garantit l'intégrité des fichiers.
Le cadre légal : LPF, arrêté de 2017 et Code de commerce
Le cadre légal de la numérisation des factures repose sur 3 textes complémentaires, consultables sur Légifrance et commentés au BOFiP sous la référence BOI-CF-COM-10-10-30-10.
| Texte | Objet | Apport pour l'entreprise |
|---|---|---|
| Article L102 B du LPF | Conservation fiscale | 6 ans jusqu'au 31 décembre 2026, 10 ans dès le 1er janvier 2027 ; factures papier conservables sur support informatique |
| Arrêté du 22 mars 2017 (article A102 B-2 du LPF) | Conditions techniques | Copie à l'identique, format, sécurisation, horodatage |
| Article L123-22 du Code de commerce | Conservation comptable | 10 ans de conservation des pièces justificatives |
Ainsi, le LPF ouvre la possibilité, l'arrêté en fixe les conditions et le Code de commerce allonge la durée de conservation.
Le choix d'une procédure de numérisation engage la valeur probante de l'ensemble des pièces comptables de l'entreprise.
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Les exigences techniques d'une numérisation conforme
Une numérisation conforme produit une reproduction à l'identique de la facture papier, en image comme en contenu. L'arrêté du 22 mars 2017 impose notamment :
- Fidélité de l'image : les couleurs sont reproduites à l'identique lorsqu'elles portent un sens (signature, annotation, tampon) ; une couleur sans portée informative, comme celle d'un logo, peut être omise.
- Absence de traitement : aucun recadrage, redressement ou retouche de l'image.
- Compression sans perte : aucune information perdue lors de l'enregistrement.
- Format : PDF ou PDF A/3, norme ISO 19005-3 conçue pour l'archivage à long terme.
- Sécurisation : cachet serveur, empreinte numérique, signature électronique fondée sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) une étoile, ou dispositif sécurisé équivalent.
- Horodatage : chaque fichier est daté, au moins par une source d'horodatage interne.
L'empreinte numérique est une suite de caractères calculée à partir du fichier : la moindre modification la change, ce qui rend toute altération détectable.
La procédure étape par étape, de la réception à l'archivage
La procédure de numérisation des factures doit être écrite, décrite phase par phase et contrôlée régulièrement. Une chaîne type comprend 6 étapes :
- Réception et tri : les factures papier sont centralisées.
- Numérisation : scan avec des réglages conformes (couleur, compression sans perte, aucun traitement d'image).
- Contrôle qualité : vérification de la lisibilité et de la concordance avec l'original.
- Sécurisation et horodatage : cachet, empreinte ou signature, puis date certaine.
- Archivage : stockage garantissant la disponibilité pendant toute la durée de conservation.
- Destruction de l'original : seulement après validation des étapes précédentes.
Numériser en interne ou externaliser ?
L'entreprise peut numériser elle-même ou confier la tâche à un prestataire, mais elle reste responsable de la conservation au regard de la TVA. Par conséquent, le contrat doit décrire les contrôles réalisés et l'accès aux fichiers en cas de contrôle fiscal. Des contrôles internes réguliers vérifient enfin que les fichiers restent disponibles, lisibles et intègres.
Durées de conservation : 6 ans ou 10 ans ?
L'entreprise doit conserver ses factures numérisées 10 ans, car la durée comptable absorbe la durée fiscale.
| Fondement | Durée | Point de départ |
|---|---|---|
| Fiscal (article L102 B du LPF) | 6 ans jusqu'au 31 décembre 2026, 10 ans dès le 1er janvier 2027 | Date de la dernière opération ou date d'établissement du document |
| Comptable (article L123-22 du Code de commerce) | 10 ans | Selon les règles comptables applicables |
Le délai fiscal de l'article L102 B du LPF, de 6 ans jusqu'au 31 décembre 2026, passe à 10 ans à compter du 1er janvier 2027 pour les documents dont le délai de conservation expire après cette date (loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, art. 36) ; il encadre le droit de contrôle de l'administration, tandis que le délai comptable de 10 ans sert la preuve comptable, notamment dans un litige commercial. Le système d'archivage doit donc garantir l'intégrité des fichiers sur 10 ans, ce qui suppose des formats pérennes et des migrations de support documentées.
La durée de conservation retenue conditionne le choix de l'outil d'archivage et la rédaction du contrat avec le prestataire.
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Numérisation et facture électronique : deux régimes distincts
Une facture papier numérisée n'est pas une facture électronique au sens de la réforme : un PDF scanné reste une copie d'un document papier. La facture électronique est émise, transmise et reçue dans un format structuré, lisible directement par les logiciels comptables.
Le calendrier de la réforme est le suivant :
- Réception : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
- Émission : obligatoire depuis le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, puis à compter du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises.
Toutefois, la numérisation reste utile pour le stock d'archives papier et pour les factures reçues de fournisseurs non encore soumis à l'obligation d'émission.
Quels risques en cas de contrôle fiscal ?
Le risque fiscal principal d'une numérisation non conforme est la remise en cause de la déduction de TVA. Une facture numérisée selon les conditions de l'arrêté de 2017 constitue une pièce justificative valable au sens de l'article 286 du Code général des impôts (CGI).
En revanche, si le fichier n'est pas conforme et que l'original a été détruit, l'administration peut refuser la déduction de la TVA correspondante. Le risque porte alors sur chaque facture concernée.
Les points examinés en contrôle portent généralement sur 3 éléments :
- la documentation écrite de la procédure ;
- la conformité technique des fichiers (format, sécurisation, horodatage) ;
- les traces des contrôles internes réalisés.
Par conséquent, la destruction des originaux ne devrait intervenir qu'une fois la procédure formalisée et testée sur un échantillon de factures.
FAQ
Peut-on numériser une facture avec un smartphone ?
Oui, si le fichier obtenu respecte les conditions de l'arrêté du 22 mars 2017. L'image doit être fidèle, sans retouche, compressée sans perte, puis sécurisée et horodatée. Une simple photo stockée dans un dossier partagé ne remplit pas ces conditions.
Faut-il un prestataire certifié pour numériser ses factures ?
Non, l'entreprise peut numériser elle-même ses factures. Si elle externalise, elle reste responsable de la conservation au regard de la TVA. Le contrat doit donc encadrer les contrôles et l'accès aux fichiers.
Quel format de fichier utiliser ?
Le fichier est conservé au format PDF ou PDF A/3, norme ISO 19005-3. Ce format est conçu pour l'archivage à long terme et préserve l'apparence du document.
Quand peut-on détruire l'original papier ?
L'original peut être détruit une fois la facture numérisée, contrôlée, sécurisée, horodatée et archivée selon la procédure documentée. Détruire avant ces étapes expose l'entreprise à la perte de la preuve.
Une facture scannée vaut-elle facture électronique ?
Non, un PDF scanné n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. La facture électronique repose sur un format structuré, émis et reçu par voie dématérialisée dès l'origine.
Pour aller plus loin
Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier - Légifrance
Article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales - Légifrance
Délai et mode de conservation des documents (BOI-CF-COM-10-10-30-10) - BOFiP
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Avocat au Barreau de Paris (Toque L086), fondateur de SWIM LEGAL
