Logiciel comptable SASU : critères de choix et obligations à respecter

Sommaire

Quelles obligations comptables pour une SASU ?

Ce qu'un logiciel comptable doit couvrir pour une SASU

Facture électronique : vérifier la compatibilité avec une plateforme agréée

Critères de choix : fonctionnalités, prix, accompagnement, sécurité

Panorama des principales familles de logiciels comptables

Logiciel seul, expert-comptable ou formule mixte : comment arbitrer

Erreurs fréquentes et points de vigilance juridiques

FAQ

Pour aller plus loin

Le président d'une SASU porte seul la responsabilité de la tenue des comptes de sa société. Le choix d'un logiciel comptable SASU conditionne donc la conformité des écritures, le respect des échéances déclaratives et la capacité à traiter la facture électronique. Un outil adapté couvre la comptabilité d'engagement, la TVA, les comptes annuels et la connexion à une plateforme agréée. Un outil inadapté produit des écritures non conformes, des dépôts tardifs et des pénalités fiscales.

Quelles obligations comptables pour une SASU ?

Une SASU est soumise aux obligations comptables de toute société commerciale, quelle que soit sa taille. Le code de commerce impose une comptabilité d'engagement : une facture est enregistrée à sa date d'émission ou de réception, et non lors de son paiement.
La SASU doit ainsi tenir :
- un livre-journal, qui enregistre chronologiquement toutes les opérations ;
- un grand livre, qui classe ces opérations par compte ;
- un inventaire annuel des actifs et des dettes ;
- des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe), approuvés par l'associé unique puis déposés au greffe.

La SASU relève par défaut de l'impôt sur les sociétés et d'un régime réel d'imposition. Le régime dépend du chiffre d'affaires, selon les seuils publiés dans le barème BOI-BAREME-000044 du BOFiP, applicables de 2026 à 2028.

Enfin, la SASU désigne un commissaire aux comptes lorsqu'elle dépasse 2 des 3 seuils suivants à la clôture : 5 M€ de total de bilan, 10 M€ de chiffre d'affaires hors taxes et 50 salariés. Ces seuils résultent du décret n° 2024-152 du 28 février 2024.

Ce qu'un logiciel comptable doit couvrir pour une SASU

Un logiciel comptable adapté à une SASU automatise la tenue des journaux et produit les documents exigés par l'administration. La base minimale comprend l'import des relevés bancaires, le rapprochement bancaire et l'édition du grand livre et de la balance.

Au-delà de cette base, 5 fonctions conditionnent la conformité :
1. Gestion de la TVA : calcul de la TVA collectée et déductible, puis préparation des déclarations selon le régime, normal ou simplifié.
2. Export du FEC : le fichier des écritures comptables est le format normé que l'administration fiscale demande lors d'un contrôle.
3. Inaltérabilité des écritures : une écriture validée ne peut plus être modifiée, seulement annulée par une écriture inverse, appelée contrepassation.
4. Comptes annuels et liasse fiscale : la liasse fiscale regroupe les tableaux joints à la déclaration de résultat.
5. Paie du président : lorsqu'il est rémunéré, le président de SASU est assimilé salarié, ce qui impose l'émission de bulletins de paie et des déclarations sociales.

Le choix des outils comptables s'articule avec les statuts et le mode de rémunération du président, fixés dès la création de la SASU.
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Facture électronique : vérifier la compatibilité avec une plateforme agréée

La réforme de la facture électronique oblige les entreprises établies en France et assujetties à la TVA à échanger leurs factures entre professionnels sous forme structurée. Une facture au format PDF envoyée par courriel ne suffit plus : la facture transite par une plateforme agréée, immatriculée par l'administration fiscale.

Le calendrier impose d'abord la réception à toutes les entreprises, puis échelonne l'émission selon leur taille. Une SASU doit donc recevoir des factures électroniques avant d'être tenue d'en émettre.

La réforme ajoute le e-reporting : la transmission à l'administration des données des opérations hors facturation électronique, comme les ventes aux particuliers ou les opérations internationales.

Avant de retenir un logiciel, 4 points se vérifient :
- le logiciel est une plateforme agréée, ou il est connecté à une plateforme agréée ;
- il lit et produit les formats structurés reconnus (Factur-X, UBL, CII) ;
- il intègre automatiquement les factures reçues en comptabilité ;
- il assure le suivi des statuts de chaque facture (déposée, rejetée, encaissée).

Critères de choix : fonctionnalités, prix, accompagnement, sécurité

Le choix d'un logiciel se fonde sur des critères vérifiables avant la souscription, et non sur la seule ergonomie. Le tableau suivant traduit chaque critère en question concrète.

La réversibilité désigne la capacité à récupérer ses données pour changer de prestataire, alors que la société doit conserver ses écritures pendant la durée légale.

La conformité comptable dépend aussi de la gouvernance de la SASU, notamment des décisions de l'associé unique sur l'approbation des comptes.
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Panorama des principales familles de logiciels comptables

Les offres se répartissent en 4 familles, selon l'autonomie laissée au président et le périmètre couvert.

La pré-comptabilité correspond à la collecte et au classement des justificatifs avant leur enregistrement comptable définitif. Un outil limité à cette étape ne remplace pas un logiciel comptable SASU complet.

Logiciel seul, expert-comptable ou formule mixte : comment arbitrer

L'arbitrage dépend du volume d'opérations, de la complexité fiscale et de la maîtrise comptable du président. Le président reste responsable de la régularité des comptes, même lorsqu'il délègue leur tenue.

• Logiciel seul : le président saisit, révise et clôture. Cette option convient à une activité simple, avec peu de factures.
• Expert-comptable : le professionnel tient les comptes, établit les comptes annuels et la liasse fiscale. Cette option convient à une activité avec stocks, salariés ou opérations internationales.
• Formule mixte : le président gère la facturation et la pré-comptabilité, puis l'expert-comptable révise et clôture l'exercice, ce qui réduit le coût de la mission.

L'arbitrage entre logiciel et expert-comptable gagne à être anticipé lors de la création, en même temps que le régime fiscal et social du président.
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Erreurs fréquentes et points de vigilance juridiques

Les erreurs les plus fréquentes tiennent moins au logiciel qu'à son usage.

• Tenir une comptabilité de trésorerie : enregistrer les opérations au paiement fausse le résultat et les déclarations de TVA.
• Mélanger dépenses personnelles et dépenses de la société : ce mélange peut caractériser un abus de biens sociaux, c'est-à-dire l'usage des biens de la société contre son intérêt et à des fins personnelles, sanctionné pénalement.
• Omettre l'approbation et le dépôt des comptes : l'associé unique approuve les comptes par une décision écrite, puis les comptes sont déposés au greffe.
• Négliger les seuils de la franchise en base de TVA : en 2026, ils s'élèvent à 85 000 € pour la vente et à 37 500 € pour les services. La franchise est perdue immédiatement au-delà des seuils majorés de 93 500 € et 41 250 € (montants applicables en 2026).
• Retenir un logiciel non connecté à une plateforme agréée : la société ne peut alors ni recevoir ni émettre de factures conformes.

FAQ

Une SASU est-elle obligée d'utiliser un logiciel comptable ?

Non, la loi n'impose pas d'outil précis. Elle impose en revanche une comptabilité d'engagement, la production du FEC en cas de contrôle et la réception de factures électroniques, ce qui rend un logiciel nécessaire en pratique.

Le président d'une SASU peut-il tenir lui-même la comptabilité ?

Oui, aucune règle n'impose de recourir à un expert-comptable. Le président doit alors maîtriser la comptabilité d'engagement, la TVA et l'établissement des comptes annuels. Il reste responsable de la régularité des comptes.

Quels documents comptables fournir en cas de contrôle fiscal ?

L'administration demande d'abord le fichier des écritures comptables, au format normé, puis les pièces justificatives et les comptes annuels. Le logiciel doit générer ce fichier sans retraitement manuel.

Une SASU doit-elle désigner un commissaire aux comptes ?

Seulement si elle dépasse 2 des 3 seuils à la clôture : 5 M€ de total de bilan, 10 M€ de chiffre d'affaires hors taxes et 50 salariés. En dessous, la désignation reste facultative.

Tous les logiciels comptables gèrent-ils la facture électronique ?

Non. Certains logiciels sont des plateformes agréées, d'autres s'y connectent, d'autres encore ne gèrent que des factures PDF. Il faut vérifier la connexion à une plateforme agréée et la prise en charge des formats structurés avant de souscrire.

Pour aller plus loin

Obligations comptables d'une société commerciale - Service Public Entreprendre

Facturation électronique et plateformes agréées - impots.gouv.fr

Mentions obligatoires sur une facture - Service Public Entreprendre

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