Informations à remettre à l'embauche : obligations, délais et modèles

Sommaire

Qui est concerné par l'obligation d'information à l'embauche ?

Les informations obligatoires à remettre au salarié

Délais de remise : 7 jours ou un mois

Remise papier ou électronique : comment prouver l'envoi

Utiliser les modèles officiels de l'arrêté du 3 juin 2024

Que faire si le salarié réclame une information manquante ?

Checklist des documents à remettre lors de l'embauche

FAQ

Pour aller plus loin

Qui est concerné par l'obligation d'information à l'embauche ?

Tout employeur qui embauche un salarié depuis le 1er novembre 2023 doit lui remettre par écrit les éléments essentiels de sa relation de travail. Cette obligation résulte du décret n° 2023-1004 du 30 octobre 2023, qui transpose la directive (UE) 2019/1152 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles. Les règles figurent aux articles R. 1221-34 à R. 1221-41 du Code du travail, complétés par l'article L. 1221-5-1.

Le dispositif s'applique aux nouvelles embauches, en CDI comme en CDD, et prévoit des mentions propres au travail temporaire (intérim) ainsi qu'au salarié appelé à travailler à l'étranger.

Les salariés déjà en poste au 1er novembre 2023 peuvent demander ces informations à tout moment ; l'employeur répond alors dans le délai de 7 jours ou d'1 mois prévu pour chaque information.

Les informations obligatoires à remettre au salarié

Le Code du travail répartit les éléments à transmettre en deux blocs : le cadre immédiat du poste, puis les droits du salarié pendant le contrat.

Les informations à remettre à l'embauche, bloc par bloc

Pour l'intérim, l'identité de l'entreprise utilisatrice est communiquée dès qu'elle est connue.

Le renvoi aux textes

Certaines informations peuvent être données par renvoi aux textes légaux, réglementaires ou conventionnels. L'employeur peut ainsi indiquer la convention collective applicable plutôt que recopier ses règles sur les congés ou le préavis, à condition que la référence soit exacte et accessible au salarié.

La précision des clauses du contrat de travail facilite la remise d'informations complètes et cohérentes dès l'embauche.
Faire rédiger ou relire un contrat de travail

Délais de remise : 7 jours ou un mois

Le délai dépend de l'information : 7 jours calendaires pour le cadre du poste, 1 mois pour les droits complémentaires. Les jours calendaires incluent tous les jours de la semaine, week-ends et jours fériés compris.

Pour un CDD, le contrat écrit doit en outre être transmis dans les 2 jours ouvrables suivant l'embauche, les jours ouvrables désignant tous les jours sauf le dimanche et les jours fériés chômés.

Lorsqu'un élément change en cours de contrat, l'employeur remet un document au plus tard à la date d'effet de la modification (article R. 1221-40). Cette obligation disparaît si la modification résulte uniquement d'un changement des textes légaux ou conventionnels.

Remise papier ou électronique : comment prouver l'envoi

L'employeur choisit entre deux formes de remise, mais doit dans les deux cas pouvoir prouver la date de transmission. L'article R. 1221-39 du Code du travail fixe les conditions de chaque option.

La remise papier se fait par tout moyen conférant une date certaine, c'est-à-dire une date qui ne peut pas être contestée : remise en main propre contre décharge datée et signée, ou lettre recommandée avec accusé de réception.

La remise électronique est admise sous 3 conditions cumulatives :

• Accès : le salarié dispose d'un moyen de consulter le document.
• Conservation : il peut l'enregistrer et l'imprimer.
• Preuve : l'employeur conserve une trace de la transmission ou de la réception.

Le mode de remise retenu détermine la capacité de l'entreprise à prouver qu'elle a respecté ses obligations en cas de contestation.
Sécuriser les documents liés au contrat de travail

Utiliser les modèles officiels de l'arrêté du 3 juin 2024

L'arrêté du 3 juin 2024 fixe des modèles de documents d'information, prévus par l'article R. 1221-38 du Code du travail, dont l'usage reste facultatif. L'employeur peut donc utiliser son propre format, s'il contient l'ensemble des informations à remettre à l'embauche.

Le Code du travail numérique met à disposition un modèle Word organisé en 14 rubriques :

1. Identités des parties, dont le numéro SIRET
2. Lieu de travail
3. Fonctions
4. Date d'embauche
5. Durée déterminée
6. Travail temporaire
7. Période d'essai
8. Formation professionnelle
9. Congés payés
10. Rupture du contrat
11. Rémunération
12. Durée du travail
13. Conventions et accords collectifs
14. Protection sociale

Le modèle se termine par la date de remise, point de départ de la preuve. Un second modèle couvre le salarié appelé à travailler à l'étranger.

Que faire si le salarié réclame une information manquante ?

L'employeur dispose de 7 jours calendaires pour transmettre l'information après réception d'une mise en demeure du salarié, c'est-à-dire une demande écrite qui fixe le point de départ de ce délai.

L'article L. 1221-5-1 et l'article R. 1221-41 du Code du travail organisent la procédure en 3 étapes :

1. Constat : le salarié relève une information absente ou incomplète.
2. Mise en demeure : il demande par écrit à l'employeur de la lui transmettre.
3. Saisine : sans transmission dans les 7 jours calendaires suivant la réception de la mise en demeure, il peut saisir le conseil de prud'hommes.

La mise en demeure ouvre donc une période de régularisation. L'employeur qui la reçoit a intérêt à compléter la rubrique visée et à conserver la preuve de cette nouvelle remise.

Une demande de régularisation peut révéler des imprécisions plus larges dans le contrat de travail initial.
Échanger avec un avocat en droit social

Checklist des documents à remettre lors de l'embauche

La checklist ci-dessous reprend, dans l'ordre chronologique, les informations à remettre à l'embauche et les preuves à conserver.

• Avant l'arrivée du salarié
• Préparer le contrat de travail écrit
• Compléter le modèle de document d'information, ou un format équivalent
• Dans les 2 jours ouvrables
• Transmettre le contrat écrit, pour un CDD
• Dans les 7 jours calendaires
• Remettre les informations de base : parties, lieu, poste, date d'embauche, période d'essai, rémunération, durée du travail
• Dans le mois
• Remettre les informations sur la formation, les congés payés, la rupture, les textes collectifs et la protection sociale
• À chaque remise
• Conserver une décharge datée, un accusé de réception ou une trace électronique
• Pendant le contrat
• Remettre un document actualisé au plus tard à la date d'effet de toute modification

FAQ

Quel est le délai pour remettre les informations à l'embauche ?

Le délai est de 7 jours calendaires pour les informations de base et d'1 mois pour les informations complémentaires. Les premières concernent le poste, la rémunération et la durée du travail. Les secondes portent sur la formation, les congés, la rupture, les textes collectifs et la protection sociale.

Les modèles de l'arrêté du 3 juin 2024 sont-ils obligatoires ?

Non, leur usage est facultatif. L'employeur peut utiliser son propre document, à condition qu'il reprenne toutes les mentions exigées par le Code du travail.

Un salarié embauché avant novembre 2023 peut-il demander ces informations ?

Oui, il peut les demander à tout moment. L'employeur répond dans le délai de 7 jours ou d'1 mois prévu pour chaque information.

Peut-on transmettre le document d'information par voie électronique ?

Oui, si le salarié peut y accéder, l'enregistrer et l'imprimer. L'employeur doit en outre conserver une preuve de transmission ou de réception.

Que se passe-t-il si une information manque ?

Le salarié met d'abord l'employeur en demeure de la lui transmettre. Sans transmission dans les 7 jours calendaires suivant la réception de cette demande, il peut saisir le conseil de prud'hommes.

Pour aller plus loin

Sous-section 3 : Informations délivrées au salarié (Articles R1221-34 à R1221-41) - Légifrance

Arrêté du 3 juin 2024 fixant les modèles de documents d'information prévus par l'article R. 1221-38 - Légifrance

Modèle : Informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié - Code du travail numérique

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