Annuler un entretien d'embauche ou gérer un retrait de candidature

Sommaire

Annuler un entretien d'embauche : ce que l'employeur peut faire

Retrait de candidature : quelles conséquences pour l'entreprise ?

Loyauté du recrutement et interdiction des discriminations

Prévenir le candidat : délai, canal et motif

Promesse d'embauche déjà émise : quand l'annulation coûte cher

Données du candidat : conservation et suppression conformes au RGPD

Checklist pour annuler ou clore une candidature proprement

FAQ

Pour aller plus loin

Annuler un entretien d'embauche : ce que l'employeur peut faire

Annuler un entretien d'embauche est une décision libre pour l'employeur : aucun texte ne l'oblige à mener un recrutement jusqu'à son terme. Un poste peut être gelé, pourvu en interne ou redéfini. Le dirigeant d'une PME qui suspend un recrutement après la perte d'un client n'a donc pas à se justifier juridiquement.

Cette liberté a toutefois 2 limites. D'une part, la décision ne doit reposer sur aucun motif discriminatoire. D'autre part, l'employeur reste tenu par les engagements déjà pris, en particulier une offre ou une promesse d'embauche écrite.

Retrait de candidature : quelles conséquences pour l'entreprise ?

Le retrait de candidature est un droit du candidat : tant qu'aucun contrat n'est conclu, il peut se désister sans motif ni préavis. L'entreprise ne peut réclamer aucune indemnité pour le temps consacré aux entretiens ou aux tests.

La situation diffère lorsque le candidat a accepté une promesse d'embauche puis renonce au poste. Le contrat est alors formé, et son refus de prendre ses fonctions peut engager sa responsabilité. En pratique, les entreprises engagent rarement une action, car le préjudice reste difficile à chiffrer.

Le retrait laisse cependant une obligation à la charge de l'employeur : les données collectées (CV, notes d'entretien, résultats de tests) doivent être traitées selon les règles du RGPD, le règlement européen sur la protection des données personnelles.

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Loyauté du recrutement et interdiction des discriminations

La procédure de recrutement repose sur une règle de loyauté : le candidat doit savoir comment il est évalué. Les articles L1221-6 à L1221-9 du Code du travail imposent 3 obligations :

• Finalité : les informations demandées servent uniquement à apprécier la capacité à occuper l'emploi ou les aptitudes professionnelles.
• Pertinence : elles présentent un lien direct et nécessaire avec le poste proposé.
• Transparence : le candidat est informé des méthodes et techniques d'évaluation utilisées, et aucun dispositif de collecte ne peut lui être caché.

L'article L1132-1 du Code du travail interdit d'écarter une personne d'une procédure de recrutement en raison notamment de son origine, de son sexe, de son âge, de sa situation de famille, d'une grossesse, de son état de santé, de son handicap, de son lieu de résidence ou de ses activités syndicales.

Ainsi, une annulation intervenue juste après qu'une candidate a mentionné une grossesse expose l'entreprise. En effet, lorsque le candidat présente des éléments laissant supposer une discrimination, il revient à l'employeur de prouver que sa décision repose sur des éléments objectifs. Conserver une trace datée du motif réel (gel budgétaire, recrutement interne) constitue donc une protection.

Prévenir le candidat : délai, canal et motif

Aucun texte n'impose de délai pour prévenir un candidat, mais l'information doit intervenir dès que la décision est prise. Un candidat qui se déplace pour un entretien annulé sans avertissement peut invoquer un comportement déloyal, surtout s'il a engagé des frais.

Le canal le plus sûr reste l'écrit, car il laisse une trace datée :

1. E-mail : trace horodatée, adapté à toutes les situations.
2. Appel téléphonique : utile pour un candidat avancé dans le processus, à confirmer par écrit.
3. Message via la plateforme de recrutement (ATS, applicant tracking system) : acceptable si le candidat la consulte effectivement.

L'employeur n'est pas tenu de donner le motif de l'annulation ou du refus. Toutefois, s'il en donne un, ce motif doit être exact et neutre. Une formule courte vaut mieux qu'une explication approximative qui pourrait être interprétée comme discriminatoire.

L'absence totale de réponse, appelée ghosting, n'est pas sanctionnée en tant que telle, mais elle nuit à la crédibilité de l'entreprise auprès des futurs candidats.

Un message d'annulation bien rédigé limite le risque de contestation ultérieure.
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Promesse d'embauche déjà émise : quand l'annulation coûte cher

Une annulation après l'envoi d'un écrit dépend de la nature de cet écrit. Le droit distingue 2 documents :

• Offre de contrat de travail : elle précise l'emploi, la rémunération et la date d'entrée en fonction. L'employeur peut la retirer tant qu'elle n'est pas parvenue au candidat. Un retrait pendant le délai de réponse laissé au candidat l'expose à verser des dommages et intérêts, sans que le contrat soit formé.
• Promesse unilatérale de contrat de travail : l'employeur accorde au candidat le droit d'accepter le contrat, dont les éléments essentiels sont fixés. Si l'employeur revient sur sa promesse pendant le délai d'option, le contrat est tout de même formé. La rupture produit alors les effets d'un licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Par conséquent, un dirigeant qui envoie par e-mail le salaire, le poste et la date d'arrivée peut avoir émis une offre, voire une promesse, sans l'avoir voulu. Avant tout envoi, il convient donc de vérifier que le recrutement est validé en interne.

Données du candidat : conservation et suppression conformes au RGPD

Les données d'un candidat non retenu doivent être supprimées, sauf si l'entreprise l'informe de leur conservation pour d'autres offres. La CNIL recommande de ne pas conserver ces données au-delà de 2 ans après le dernier contact, et rappelle que le candidat peut s'y opposer.

Ces règles s'appliquent aussi au retrait de candidature et à l'annulation d'entretien :

• Information : le candidat sait quelles données sont collectées, pourquoi et pour combien de temps.
• Minimisation : seules les données utiles au poste sont collectées, ce qui rejoint l'exigence du Code du travail.
• Suppression : CV, notes d'entretien et résultats de tests sont effacés à l'issue de la durée annoncée, y compris dans les boîtes e-mail des managers.
• Droits du candidat : accès, rectification et effacement sur simple demande.

Les notes d'entretien méritent une attention particulière, car le candidat peut en demander communication. Une mention subjective ou sans lien avec le poste devient alors un élément de preuve.

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Checklist pour annuler ou clore une candidature proprement

Une clôture sans risque repose sur 6 vérifications, à réaliser dans cet ordre :

1. Identifier les engagements : vérifier si une offre ou une promesse d'embauche a été envoyée.
2. Documenter le motif : noter par écrit la raison réelle et datée de la décision.
3. Contrôler l'absence de biais : s'assurer que le motif ne touche aucun critère protégé.
4. Prévenir le candidat : envoyer un écrit court et neutre dès la décision prise.
5. Traiter les données : supprimer le dossier ou informer le candidat de sa conservation.
6. Nettoyer les copies : effacer les CV et notes dispersés dans les messageries et outils internes.

Cette séquence permet de prouver, en cas de contestation, que la décision était loyale, objective et conforme au droit.

FAQ

Un employeur doit-il justifier l'annulation d'un entretien d'embauche ?

Non, aucun texte n'impose de motiver l'annulation. L'employeur doit seulement s'assurer que sa décision ne repose sur aucun critère discriminatoire. Conserver une trace interne du motif réel reste utile en cas de contestation.

Un candidat peut-il retirer sa candidature après avoir accepté une promesse d'embauche ?

Oui, mais le contrat est alors formé et son refus peut engager sa responsabilité. En pratique, l'employeur engage rarement une action, faute de préjudice facile à chiffrer.

Peut-on annuler un entretien d'embauche par SMS ?

Oui, aucun canal n'est imposé. L'e-mail reste préférable, car il laisse une trace datée et permet un message plus complet.

Combien de temps conserver le CV d'un candidat non retenu ?

La CNIL recommande de ne pas dépasser 2 ans après le dernier contact. Le candidat doit en être informé et peut demander la suppression de ses données.

Le candidat peut-il obtenir les notes prises pendant son entretien ?

Oui, le RGPD lui donne un droit d'accès à ses données, notes d'entretien comprises. Ces notes doivent donc rester factuelles et liées au poste.

Pour aller plus loin

Section 2 : Recrutement, articles L1221-6 à L1221-9 du Code du travail - Légifrance

Article L1132-1 - Code du travail - Légifrance

Recrutement et données personnelles dans les TPE/PME : cinq questions incontournables à se poser - CNIL

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