Congé maternité : un défi organisationnel majeur pour les cabinets d’avocats (Partie 1)

Le congé maternité : un défi organisationnel majeur pour les cabinets d'avocats

Alors que plus de 56 % des avocats sont des femmes, le congé maternité constitue encore aujourd’hui une véritable épreuve organisationnelle pour les cabinets d’avocats. 

Ce départ temporaire, bien que prévu à l’avance (!), soulève plusieurs problématiques internes qui peuvent affecter l’organisation des équipes et la performance du cabinet, si elles ne sont pas correctement gérées.

 

Augmentation de la charge de travail de l’équipe 

L’un des premiers effets d’un congé maternité est la répartition de la charge de travail de la collaboratrice absente sur les autres membres de l’équipe. 

En l’absence de solutions adaptées pour gérer cette absence prolongée, les avocats restants doivent souvent absorber une partie, voire l’intégralité des dossiers laissés en suspens. Cela génère rapidement une surcharge de travail, surtout dans les cabinets où la charge de travail est déjà intense.

Cette situation entraîne plusieurs conséquences :

  • Baisse de productivité individuelle : La surcharge de travail impacte directement la concentration des collaborateurs et donc leur efficacité. Leur capacité à respecter les délais peut s’en trouver affectée, ce qui va nécessairement tendre la relation client.
  • Augmentation du stress : Les collaborateurs se retrouvent à devoir gérer un nombre accru de dossiers, parfois en dehors de leur domaine de compétences clé (dans les cabinets où le nombre de collaborateurs est restreint) ou sans une connaissance approfondie des dossiers en cours et de leur historique. Cela engendre une montée du stress et de l’anxiété qui est clé dans le turnover des collaborateurs en cabinets.
  • Baisse de la qualité du service : Plus les collaborateurs sont sollicités, plus ils doivent travailler vite et risquent de commettre des erreurs ou de ne pas répondre correctement aux attentes de leurs clients. Cela peut nuire in fine à la réputation du cabinet.

 

Désorganisation de l’équipe et des processus internes

L’ absence d’une collaboratrice perturbe souvent l’organisation et la dynamique de son équipe, surtout si elle y joue un rôle central (au regard de sa séniorité notamment)

En effet, le travail d’un collaborateur ne se limite pas à produire dans les dossiers : il participe à des réunions stratégiques avec le clients et encadre parfois d’autres collaborateurs plus juniors. Il entretient également une relations de confiance avec les clients qu’il gère en direct.

Le départ en congé maternité induit un déséquilibre organisationnel qu’il faut anticiper :

  • Adaptation aux processus de traitement des dossiers : Les collaborateurs qui reprennent les dossiers de la collaboratrice doivent s’adapter à des processus de traitement de dossiers qu’ils ne maîtrisent pas forcément. C’est le cas dans les dossiers mobilisant d’autres équipes au sein du cabinet et/ou des équipes de cabinets extérieurs). Cette transition n’est jamais immédiate et peut fragiliser le traitement des dossiers.
  • Gestion des priorités: Les dossiers qui sont redistribués au sein de l’équipe peuvent être, au moment du départ de la collaboratrice, en attente d’une réponse ou d’une prestation à réaliser en urgence. Une réorganisation des priorités est donc indispensable pour éviter les “loupés”.
  • Retards dans le traitement des dossiers : L’obligation pour les cabinets de revoir leurs priorités a nécessairement une conséquence sur le calendrier d’autres dossiers. Il peut alors être compliqué pour les clients concernés de comprendre que le traitement de leur dossier soit impacté par un élément purement organisationnel.

 

Risque de tensions internes

Une autre conséquence souvent sous-estimée est l’impact du congé maternité sur la dynamique relationnelle au sein du cabinet. Lorsque certains avocats doivent prendre en charge les dossiers d’une collaboratrice partir en congé maternité, cela peut générer des tensions et du ressentiment.

Voici quelques sources de conflits potentiels :

  • Injustice perçue : Les collaborateurs restants peuvent se sentir lésés, notamment si la charge de travail supplémentaire n’est pas accompagnée d’une reconnaissance financière ou d’un soutien organisationnel. Certains peuvent avoir l’impression de « payer » pour le congé maternité de leur collègue.
  • Fatigue morale et physique : Les collaborateurs qui absorbent une partie des dossiers de l’avocate en congé maternité finissent par se fatiguer, tant physiquement que mentalement. Ce sentiment de surcharge, s’il se prolonge, peut détériorer l’ambiance au sein de l’équipe et même conduire à des départs volontaires.
  • Tensions liées à l’équité : Dans des structures où les bonus au sein des équipes sont calculés en fonction du chiffre d’affaires généré par chaque équipe, le départ en congé maternité peut être perçu comme une injustice par certains collaborateurs. L’idée que l’absence d’une collaboratrice diminue la rentabilité collective peut créer des tensions, voire des réactions discriminatoires ou sexistes.

 

Gestion de la relation client

Outre l’impact interne, un congé maternité peut également affecter la relation du cabinet avec ses clients. Dans un métier où la proximité et la confiance sont primordiales, l’absence prolongée d’un avocat référent peut inquiéter certains clients, surtout si la gestion de la transition n’est pas bien anticipée.

Voici quelques problèmes rencontrés dans la gestion des relations clients :

  • Pertes de repères pour les clients : Lorsqu’une avocate suit un dossier depuis plusieurs mois, voire plusieurs années, les clients sont habitués à travailler avec elle et à lui faire confiance. Son départ peut entraîner une perte de confiance, surtout si le/la remplaçant(e) ne parvient pas à s’imposer rapidement.
  • Transitions mal gérées : Le nouvel interlocuteur peut manquer de données importantes, ce qui génère de la frustration chez le client qui doit parfois préciser des éléments qui ont déjà fait l’objet de discussions.
  • Impact sur la réputation du cabinet : Une mauvaise gestion de ces situations peut entacher la réputation du cabinet. Les clients, insatisfaits de la qualité ou de la continuité du service, peuvent décider de changer de conseil.

 

Conclusion : un besoin de solutions flexibles pour les cabinets

Le congé maternité est un événement récurrent au sein des équipes d’un cabinet d’avocats.

Il ne peut plus être traité comme un événement exceptionnel.

Les cabinets d’avocats ont besoin de solutions flexibles pour anticiper et organiser au mieux les congés maternité de leurs collaboratrices

Ces solutions doivent permettre : 

  • de recruter un « remplaçant » au pied levé, sans processus lourd et sans les coûts fixes d’un recrutement « traditionnel » ;
  • de préserver la qualité de la relation client dans les dossiers de la collaboratrice qui part en congé ;
  • de maintenir la capacité de production du cabinet pendant tout le congé maternité ;
  • de maintenir l’équilibre de la charge de travail des collaborateurs restants.

Plus largement, les cabinets doivent disposer d’un système centralisé et fluide pour gérer les absences, quelles qu’elles soient, adapter les processus internes et maintenir un climat de travail serein. 

Les cabinets d’avocats doivent pouvoir recruter temporairement des avocats expérimentés et disponibles pendant les périodes d’absence de leurs collaboratrices, capables de s’intégrer rapidement aux équipes en place pour assurer une continuité de la qualité des services offerts aux clients.

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