Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 10/10/2023

1. Introduction

Bienvenue sur SWIM, la plateforme de freelance pour les avocats indépendants. Nous éditons la plateforme de freelance pour les avocats indépendants.

1. 1 Qui sommes-nous ?

Nous sommes SWIM LEGAL (ci-après : « SWIM »), domiciliée au 91 rue du Faubourg Saint-Honoré 75008 Paris et enregistrée au RCS de Paris sous le numéro 949 323 497.

Nous éditons le site https://swim.legal (ci-après « le Site »), permettant d’accéder à une plateforme d’intermédiation entre des avocats, directions juridiques et SWIMER donneurs d’ordre (désignés « SWIMER ») et les avocats freelances prestataire de services (désignés « SWIMEE »), à un espace réservé aux clients, etc., que nous vous fournissons.

A ce titre, nous sommes amenés à traiter vos données personnelles soit en qualité de Responsable de Traitement (au sens de l’article 4 du RGPD), soit en qualité de Sous-Traitant pour le compte des Utilisateurs.

1. 2 Quel est l’objectif de cette politique de confidentialité ?

L’objectif de la présente politique de confidentialité est de vous informer, sur :

la manière dont nous collectons vos données personnelles ;
les raisons de cette collecte ;
la manière dont nous utilisons ces données personnelles ;
vos droits en matière de contrôle et de gestion de vos données et comment les exercer.

Une donnée personnelle vise toute information permettant de vous identifier directement (comme votre nom) ou indirectement (par exemple à l’aide d’un numéro de client unique ou de suivi de commande).

Nos activités de traitement de données personnelles sont soumises au Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016) et/ou de toute autre législation applicable en matière de protection des données.

1. 3 Êtes-vous concernés par cette politique de confidentialité ?

Cette politique de confidentialité s’applique à l’ensemble des Utilisateurs, en complément des Conditions Générales de Vente et d’Utilisation ainsi que des conditions particulières le cas échéant.

On entend par Utilisateur toute personne utilisant ou qui a utilisé le Site ainsi que les services qui y sont offerts, dont notamment, les visiteurs du Site.

1. 4 Cette politique de confidentialité peut-elle changer ?

Cette politique de confidentialité est susceptible d’évoluer à tout moment, notamment lorsque cela sera nécessaire pour nous conformer aux obligations de la législation sur la protection des données personnelles. Nous vous encourageons donc à visiter régulièrement notre page dédiée : [lien vers la page politique de confidentialité].

2. Comment nous contacter ?

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, ou si vous souhaitez exercer les droits résumés ci-après, vous pouvez contacter directement notre référent en matière de données personnelles :

Par email : à compléter
Ou par courrier : SWIM LEGAL – Données personnelles – 91 rue du Faubourg Saint-Honoré 75008 Paris

Selon notre rôle concernant le traitement de vos données personnelles (« Responsable de Traitement », « Sous-traitant »), nous répondrons directement à vos demandes dans les délais prévus par la règlementation ou bien transmettrons vos demandes à nos clients agissant en qualité de Responsable de Traitement.

Toute demande doit préciser le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, etc.). Elle doit également préciser l’adresse postale ou email à laquelle devra parvenir la réponse. Pour exercer vos droits, vous devez justifier de votre identité par tout moyen. Lorsque nous avons des doutes raisonnables quant à votre identité, nous pouvons vous demander de fournir des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer votre identité.

Nous vous adresserons une réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes.

3. Comment pouvez-vous contrôler les traitements réalisés sur vos données personnelles ?

Nous vous rappelons que les droits dont vous disposez, exposés ci-dessous, peuvent parfois être limités, dans les circonstances, les conditions, et sous réserve des exceptions prévues par la règlementation applicable.

3.1 Vous pouvez modifier vos informations à partir de votre compte

Lorsque vous créez un compte sur le Site, vous avez le contrôle sur les informations vous concernant, au travers des outils mis à votre disposition :

Outils d’accès et de mise à jour du service : les outils et paramètres de compte vous permettent d’accéder, de rectifier ou de supprimer les informations que vous nous fournissez et qui sont associées à votre compte directement dans le service.
Suppression de compte : vous pouvez supprimer votre compte en utilisant la fonctionnalité correspondante directement dans le service.

3.2 Vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles

L’exercice du droit d’accès vous permet de savoir si des données vous concernant sont traitées, et d’en obtenir la communication dans un format compréhensible.

3.3 Vous pouvez demander la rectification de vos données personnelles

Vous avez le droit de corriger des données inexactes vous concernant ou de compléter des données en lien avec les objectifs pour lesquels les données sont utilisées.

3.4 Vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles

Vous avez le droit de nous demander l’effacement de données personnelles vous concernant lorsque vous justifiez de certains motifs prévus à l’article 17 du RGPD, et sous réserve d’obligations légales nous incombant.

3.5 Vous pouvez limiter l’utilisation de vos données personnelles

Dans certains cas prévus à l’article 18 du RGPD, vous avez le droit de nous demander de geler temporairement l’utilisation de certaines de vos données.

3.6 Vous pouvez décider du sort de vos données après votre décès

Vous pouvez nous donner des directives concernant le sort des informations vous concernant après votre décès.

3.7 Vous pouvez demander la portabilité de vos données personnelles

Vous pouvez demander à récupérer une copie des données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander à ce que nous transmettions cette copie à un tiers.

3.8 Vous avez des droits face à une décision automatisée

Par principe, vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée fondée sur un profilage ou non qui a un effet juridique ou vous affecte de manière significative. Nous pouvons néanmoins automatiser ce type de décision si elle est nécessaire à la conclusion/à l’exécution d’un contrat conclu avec nous, autorisée par la réglementation ou si vous avez donné votre consentement. En toute hypothèse, vous avez la possibilité de contester la décision, d’exprimer votre point de vue et de demander l’intervention d’un être humain qui puisse réexaminer la décision.

3.9 Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données

Vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données lorsque leur traitement est fondé sur notre intérêt légitime. En matière de prospection commerciale, ainsi que pour le traitement automatique de vos données, y compris le profilage, vous avez le droit de vous opposer à tout moment.

3.10 Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment

Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Veuillez noter que cela n’affectera pas notre droit de traiter vos données personnelles obtenues avant le retrait de votre consentement, ni son droit de poursuivre certaines parties du traitement sur la base d’autres bases juridiques que celle de votre consentement.

3.11 Vous pouvez adresser une réclamation auprès de l’autorité de protection des données

En France, vous pouvez adresser une plainte à la Commission Nationale Informatique et Libertés – CNIL via le lien ci-après https://www.cnil.fr/fr/plaintes..

4. Quelles informations sont collectées, comment et pourquoi ?

4.1 Lorsque SWIM agit en tant que Responsable de traitement

Nous collectons vos données personnelles directement, notamment lorsque vous nous les communiquez directement, automatiquement lors de votre navigation sur le Site ou transmises par nos partenaires.

Les champs à compléter obligatoirement sont indiqués comme tels dans nos formulaires de collecte.

Si vous communiquez dans le cadre de l’utilisation du Site des données personnelles que vous avez directement ou indirectement collectées auprès d’une personne, il est de votre responsabilité de veiller à ce que cette personne concernée vous ait autorisé à partager ses Données personnelles avec SWIM et qu’elle soit dûment informée de la présente politique de protection de la vie privée.

Lorsque vous fournissez volontairement des données personnelles vous concernant vous vous engagez à communiquer des informations exactes et ne portant pas préjudice aux intérêts ou aux droits des tiers.

Lorsque nous agissons comme Responsable de traitement, les données personnelles que nous collectons pour réaliser les traitements décrits dans cette politique de confidentialité sont détaillés ci-dessous :

• Pour tous les utilisateurs :

Comment collectons-nous ces informations ?	Quelles informations vous concernant collectons-nous ?	Détail des informations	À quoi nous servent ces informations ?	Pourquoi pouvons-nous utiliser ces informations ?	Combien de temps conservons-nous ces informations ?
Lorsque l’utilisateur les communique directement	Coordonnées de contact	Nom, email, numéro de téléphone, adresse postale, identifiant de connexion, autorisations et actions liées au compte (date de création, informations de connexion, modifications apportées au compte)	Pour vous envoyer des emails marketing, des emails relatifs à des transactions, pour la création et la gestion de votre compte utilisateur et vous permettre d’utiliser la Plateforme	Les emails relatifs à des transactions sont envoyés dans le cadre de l’exécution d’un contrat. Lors de la création d’un compte, les emails marketing sont envoyés sur la base de l’intérêt légitime visant la promotion et l’amélioration de nos services. Les alertes de missions adressées par email sont fondées sur le consentement. La création et la gestion d’un compte s’effectue sur la base de l’exécution d’un contrat.	Le temps de la durée de vie du compte
Lorsque l’utilisateur les communique directement	Informations relatives aux échanges avec nos équipes	Emails, Dates et durées des appels téléphoniques, Résumé des échanges si nécessaire	Pour le suivi de vos demandes et l’assistance aux utilisateurs et la lutte contre la fraude (spam, messages illicites)	Notre intérêt légitime de répondre à vos demandes et vous assister dans le cadre de l’utilisation de la plateforme, et pour la lutte contre la fraude et toute utilisation illicite ou non-conforme de la plateforme. Votre consentement en cas d’enregistrement de l’appel.	Conformément à la réglementation applicable
Générées par l’utilisation du Site	Données de connexion et de navigation	Cookies nécessaires et autres cookies sous réserve de votre consentement, adresse IP, adresse IP, logs de connexion, système d’exploitation, paramètres du navigateur, type d’équipement	Nous utilisons ces données pour mieux comprendre comment vous utilisez le service et l’améliorer	L’utilisation des cookies fonctionnels ou strictement nécessaires se base sur notre intérêt légitime d’analyse, d’optimisation et de fonctionnement du site. L’utilisation de cookies marketing ou de tiers repose sur votre consentement (bannière de cookies).	13 mois après le premier dépôt du cookie publicitaire dans votre terminal. 25 mois pour les statistiques et performances de notre site.
	Données d’activité	Zone du site que vous visitez, zones sur lesquelles vous cliquez, défilez, survolez ou interagissez avec le site, le moment et la durée de l’activité	À des fins d’analyse de données, d’amélioration de la Plateforme, et de préserver sa sécurité contre les utilisations frauduleuses et/ou illicites.	Notre intérêt légitime à améliorer la plateforme et dans le cadre de l’exécution d’un contrat pour la prévention d’utilisations frauduleuses et/ou illicites.	Le temps de la durée de vie du compte
	Informations de paiement et données transactionnelles	Coordonnées bancaires, RIB, date de la commande, montant, numéro de commande, données de facturation	Pour effectuer le paiement des services facturés, permettre le paiement des missions directement par la Plateforme y, permettre la réception d’un paiement par la Plateforme sécuriser les paiements et répondre à nos obligations légales (lutte contre le blanchiment et le terrorisme).	Pour nous conformer à nos obligations légales en matière comptable et financière et en réponse à des requêtes d’autorités. Dans le cadre de notre intérêt légitime afin de nous assurer que nous sommes en contact avec la bonne personne	Conformément à la réglementation applicable
	Données de messagerie	Identification des utilisateurs (expéditeur et destinataire), date et heure d’envoi du message, Contenu du message lorsque nécessaire pour la lutte contre la fraude et l’assistance aux utilisateurs	À des fins d’analyse de données, de contrôle qualité et d’application des CGVU, ainsi que pour améliorer la Plateforme.	Notre intérêt légitime à préserver la sécurité de la Plateforme. Les données de messagerie sont contrôlées dans le cadre de l’exécution d’un contrat afin de prévenir toute utilisation illicite.	Le temps de la durée de vie du compte

Pour les SWIMER :

Comment collectons-nous ces informations ?	Quelles informations vous concernant collectons-nous ?	Détail des informations collectées	À quoi nous servent ces informations ?	Pourquoi pouvons-nous utiliser ces informations ?	Combien de temps conservons-nous ces informations ?
Lorsque le SWIMER et/ou ses préposés les communique directement	Informations personnelles	Nom, prénom, date de naissance, numéro de téléphone, Email, barreau d’appartenance, langues parlées	Pour vous aider à être mis en relation avec des profils pertinents de SWIMEE, vous permettre d’inviter des SWIMEE à répondre à vos offres de mission	En exécution d’un contrat, car ces données sont essentielles pour vous aider à être mis en relation avec des SWIMEE	Le temps de la durée de vie du compte
	Informations commerciales et structure juridique	Informations d’immatriculation (SIRET), adresse postale, secteur d’activité, nombre d’employés, coordonnées de facturation, contact comptable, Informations relatives aux membres de l’entreprise : nom, prénom, email	Nous analysons ces données pour vérifier que nos utilisateurs sont légitimes, pour prévenir la fraude et le spam, ainsi que pour protéger les SWIMEE	Notre intérêt légitime à exploiter, gérer et améliorer le service proposé en veillant à la légitimité des utilisateurs, et à prévenir et détecter les activités frauduleuses.	Le temps de la durée de vie du compte. Les données fournies à des fins de vérification sont supprimées une fois que le compte a été vérifié.
	Informations relatives aux missions proposées	Commentaires et avis des SWIMEE, notes moyennes	Vous permettre de laisser un avis/commentaire en fin de mission, vous aider à être mis en relation avec des SWIMEE de façon plus pertinente	En exécution d’un contrat entre SWIM et les utilisateurs. Nous nous basons sur notre intérêt légitime à des fins d’analyse pour améliorer le service.	Le temps de la durée de vie du compte
Générées par l’utilisation de la Plateforme	Informations relatives aux transactions	Détails des transactions (ex : paiement des missions)	Faire évoluer nos services avec des statistiques de suivi des activités commerciales et du comportement des utilisateurs	En exécution d’un contrat entre SWIM et les utilisateurs. Nous nous basons sur notre intérêt légitime à des fins d’analyse pour améliorer le service et lutter contre la fraude	Le temps de la durée de vie du compte

Pour les SWIMEE :

Comment collectons-nous ces informations ?	Quelles informations vous concernant collectons-nous ?	Détail des informations collectées	À quoi nous servent ces informations ?	Pourquoi pouvons-nous utiliser ces informations ?	Combien de temps conservons-nous ces informations ?
Lorsque le SWIMEE les communique directement	Informations personnelles :	Nom, prénom, date de naissance, numéro de téléphone, Email, Catégorie professionnelle, Adresse postale, identifiant de connexion, barreau d’appartenance, langues parlées	Pour vous aider à trouver des missions pertinentes, optimiser votre référencement dans l’annuaire de la Plateforme, vous envoyer des invitations à répondre à des offres de mission, permettre aux SWIMER de vous inviter à répondre à leurs offres de mission	En exécution d’un contrat, car ces données sont essentielles pour vous aider à trouver des missions. Nous nous basons sur notre intérêt légitime à des fins d’analyse pour améliorer le service.	Le temps de la durée de vie du compte
	Informations professionnelles	Expériences professionnelles, Compétences, Préférences(s) de mission	Pour s’assurer de la pertinence des missions proposées, vous envoyer des invitations à répondre à des offres de mission, permettre aux SWIMER de vous inviter à répondre à leurs offres de mission	En exécution d’un contrat, car ces données sont essentielles pour vous aider à trouver des missions. Nous nous basons sur notre intérêt légitime à des fins d’analyse pour améliorer le service.	Le temps de la durée de vie du compte
	Informations commerciales et structure juridique	Dénomination, Forme juridique, identité du représentant légal de l’entreprise, Documents légaux variant en fonction de la structure de votre entreprise et notamment : dénomination, adresse du siège social, le cas échéant le numéro d’identification national, dirigeants.	Pour vérifier la réalité du statut juridique des SWIMEE et le respect des CGVU, et pour réaliser le mandat de démarches légales confié par le SWIMEE	Notre intérêt légitime à exploiter, gérer et améliorer le service proposé en veillant à la légitimité des utilisateurs, et en exécution d’un contrat dans le cadre d’un mandat confié à SWIM.	Les données fournies à des fins de vérification sont supprimées une fois que le compte a été vérifié. Les informations relatives à la réalisation d’un mandat sont conservées 5 ans après la fin du contrat.
	Informations relatives aux missions réalisées	Commentaires et avis de vos clients, notes moyennes	Vous permettre de laisser un avis/commentaire en fin de mission, vous aider à trouver des missions plus pertinentes	En exécution d’un contrat entre SWIM et les utilisateurs. Nous nous basons sur notre intérêt légitime à des fins d’analyse pour améliorer le service.	Le temps de la durée de vie du compte
Générées par l’utilisation de la Plateforme	Informations relatives aux transactions	Détails des transactions (ex : paiement de vos missions)	Faire évoluer nos services avec des statistiques de suivi des activités commerciales et du comportement des utilisateurs	En exécution d’un contrat entre SWIM et les utilisateurs. Nous nous basons sur notre intérêt légitime à des fins d’analyse pour améliorer le service et lutter contre la fraude	Le temps de la durée de vie du compte

4.2 Lorsque SWIM agit en tant que Sous-traitant

Chaque Utilisateur traite les données personnelles de ses interlocuteurs sur la Plateforme en tant que Responsable de traitement distinct, au sens de la Règlementation Données Personnelles, pour ses activités. A ce titre, SWIM agit en tant que « sous-traitant » des Utilisateurs, au sens de la règlementation applicable en matière de données personnelles, pour le traitement des données personnelles entre Utilisateurs dans le cadre de l’identification d’un SWIMEE, répondre à une Offre, les échanges entre Utilisateurs, l’envoi d’un Devis et des factures.

Les engagements de SWIM en tant que sous-traitant des Utilisateurs sont prévus dans le document « Accord de traitement de données » accessible sur la Plateforme.

5. Qu’est-ce que l’IA de SWIM ?

L’IA de SWIM analyse les informations fournies par les Utilisateurs pour proposer des correspondances appropriées entre les SWIMEE et les Missions,

Ce profilage et cette prise de décision automatisée sont des fonctionnalités invisibles au sein de nos services, sans lesquelles nous ne pourrions pas aider les SWIMER et les SWIMEE à être mis en relation de façon significative. Ces prises de décisions entièrement automatisées sont nécessaires à l’exécution ou à la conclusion d’un contrat d’utilisation de nos services.

Nous utilisons ces fonctionnalités pour les raisons suivantes :

Vous mettre en relation avec d’autres Utilisateurs :

Nous utilisons les informations que vous nous fournissez (telles que vos compétences ou votre expérience professionnelle) ainsi que les informations que nous recueillons lors de votre utilisation du service (comme votre activité sur la plateforme) pour alimenter notre algorithme propriétaire de mise en relation et vous recommander des missions et/ou utilisateurs compatibles selon vos critères. Nous ne collectons pas de données sensibles telles que l’origine ethnique, la religion ou l’appartenance syndicale, et de tels facteurs ne jouent aucun rôle dans notre algorithme.

Promouvoir la sûreté et la sécurité.

Nous utilisons la prise de décision automatisée et le profilage dans le cadre de nos efforts de modération (par exemple, pour supprimer les robots), ainsi que pour promouvoir la sûreté et la sécurité de nos utilisateurs en facilitant la prévention des actions illégales et non autorisées, et en détectant et en combattant rapidement ces actions lorsqu’elles se produisent.

Ce traitement peut conduire à la suspension ou à la fermeture du compte des utilisateurs qui sont signalés comme s’engageant dans des activités illégales ou non conformes aux CGVU, à la fois sur notre plateforme et en dehors, sans préjudice de toute autre action que nous serions en droit d’intenter.

6. Qui a accès à vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées au moyen d’outils informatiques. Elles sont destinées, aux fins de gestion des finalités décrites ci-avant, à :

notre personnel habilité ayant besoin d’en connaître
nos hébergeurs : afin de vous permettre d’accéder à notre Plateforme, nous avons recours à des prestataires en charge de l’hébergement, maintenance et édition de notre site internet et de la Plateforme.
nos prestataires (sous-traitants), fournisseurs, et partenaires – auxquels nous faisons appel pour la réalisation de nos services dans le cadre des finalités mentionnées ci-avant.
toute profession réglementée à qui la communication de données personnelles est nécessaire pour satisfaire à nos obligations légales et réglementaires, notamment expert-comptable, auditeur d’une autorité compétente, experts, avocats, commissaires aux comptes…
toute autorité judiciaire ou administrative habilitée par la loi, sollicitant la communication de ces informations conformément aux dispositions législatives en vigueur

7. Vos données personnelles sont-elles transférées à l’international ?

Vous êtes informés que pour certaines opérations, vos données personnelles peuvent être transférées dans des pays situés en dehors de l’Union européenne, dont le niveau de protection des données est moindre. Dans ce cas, nous mettons en place diverses mesures et garanties pour encadrer ces transferts, par des outils conformes à la réglementation.

Des transferts hors Union Européenne peuvent être réalisés par SWIM et ses sous-traitants, notamment dans le cadre des activités suivantes :

Opération de traitement	Pays de destination des Données personnelles	Encadrement du transfert

8. Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?

Nous conservons vos données personnelles pour une durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités du traitement concerné.

Nous appliquons des politiques et procédures spécifiques en matière de gestion de vos données personnelles qui sont effacées au terme du délai défini en fonction des critères de rétention suivants :

SWIM conserve vos données aussi longtemps qu’elle entretient une relation commerciale continue avec vous ;
SWIM conserve vos données aussi longtemps que cela sera nécessaire pour vous fournir ses services ;
SWIM conserve vos données aussi longtemps que cela sera nécessaire pour se conformer à ses obligations légales et contractuelles.

Les durées de conservation retenues sont les suivantes :

Les données personnelles des prospects (personne n’ayant jamais acheté) sont conservées 3 ans après le dernier contact émanant du prospect ;
Les données personnelles des clients sont conservées pendant 3 ans à compter du dernier achat ;
Les cookies de mesure d’audience, de publicité ciblée et de partage vers les réseaux sociaux se déposent sur le terminal du client pendant une durée de 13 mois.

Certaines données personnelles pourront être conservées (avoirs, bons d’achats) pendant une durée commercialement raisonnable, à des fins de sauvegarde, d’archivage ou d’audit. Le délai obligatoire de conservation est notamment de dix (10) ans pour les factures.

9. A propos des cookies

Nous collectons d’autres informations indirectement, notamment via des cookies ou autres traceurs. Vous trouverez des informations détaillées sur notre usage des cookies dans notre Politique Cookies.