Les pics d’activité chez les avocats individuels : stratégie pour une rentabilité optimale
Tous les avocats connaissent des périodes de pics d’activité au cours de l’année. Tous ! Que ce soit en fin d’année pour les avocats en corporate, en financement ou en social par exemple, ou au printemps pour les fiscalistes. Ces périodes intenses mettent leur organisation et le traitement des dossiers à rude épreuve.
Ces mois sont marqués par une pression accrue, surtout pour ceux qui exercent à leur compte, sans collaborateur. Contrairement aux cabinets structurés qui peuvent répartir la charge de travail entre leurs collaborateurs, les avocats individuels n’ont pas de ressources pour les soutenir dans ces moments de surcharge.
Les cinq défis majeurs des pics d’activité
- Des tâches non rentables
Lors des pics d’activité, les avocats se retrouvent souvent avec des tâches indispensables mais à faible valeur ajouté pour lesquelles ils sont souvent trop chers ! Par exemple, la duplication de contrats. Ces tâches là ne leur permettent pas de refacturer toutes les heures passées, affectant ainsi leur rentabilité sur les dossiers. - Des tâches hors expertise
Les avocats peuvent également passer du temps à gérer des problématiques qui sont en marge voire en dehors de leur domaine d’expertise. Les heures passées sur ces sujets mettent à mal leur organisation et, là aussi leur rentabilité dès lors que les heures passées ne rentrent pas dans le forfait convenu . - Des conflits de priorités
Les périodes de pics génèrent des dilemmes ! Un avocat peut se retrouver à devoir arbitrer entre un dossier stratégique et une rendez-vous important avec un client potentiel. La nécessité de choisir entre production immédiate et développement commercial à long terme est l’un des défis majeurs de la gestion des dossiers en solitaire. - Le manque d’appétence pour certaines tâches
La motivation joue un rôle crucial dans la productivité. Lorsqu’un avocat n’a pas d’appétence pour une tâche donnée, il procrastine ! Cela entraîne inévitablement des retards dans la réalisation de la tâche et donc une baisse de rentabilité. - La fatigue physique et mentale
Les périodes intenses de travail exposent les avocats au risque d’épuisement, ce qui peut affecter la qualité des prestations. Un rythme de travail soutenu sans relais, ni appui augmente également les risques d’erreurs, potentiellement préjudiciables à la relation client.
Optimiser la gestion des pics d’activité : flexibilité et délégation
Pour faire face aux pics d’activité, une stratégie de délégation ciblée peut offrir aux avocats la flexibilité nécessaire pour maximiser leur rentabilité. Voici des pratiques à considérer :
- Déléguer les tâches chronophages non rentables : En externalisant les tâches à faible valeur ajoutée à des confrères juniors, dont le taux horaire est moins élevé et plus en rapport avec cette valeur, les avocats peuvent se concentrer sur les missions plus stratégiques tout en respectant in fine le « forfait » convenu avec le client.
- Confier les tâches « hors expertise » à des spécialistes : Travailler avec un confrère spécialiste d’une problématique spécifique, même de façon très ponctuelle, peut considérablement améliorer la rentabilité des avocats sur leurs dossiers, en réduisant les temps « non facturables ».
- Prioriser le développement commercial : En délégant des tâches à haute valeur ajoutée à un confrère de séniorité équivalente pour donner la priorité à une démarche de développement commercial susceptible d’augmenter son portefeuille clients, peut permettre d’arbitrer de façon stratégique et rentable à moyen terme !
- Sous-traiter les tâches sans appétence : Confier les dossiers moins motivants à des avocats ayant une affinité avec ces missions peut éviter la procrastination et garantir un traitement rapide et rentable du dossier.
- Déléguer les dossiers simples ou sans historique : Les nouveaux dossiers ou les tâches peu complexes ne nécessitant pas d’avoir la « big picture » du dossier, peuvent faire l’objet d’une passation simple et permettent de fluidifier la charge de travail de manière optimale.
Une plateforme mettant à disposition un réseau de confrères qualifiés et prêts à prendre en charge des missions au pied levé, devient un allié précieux pour gérer efficacement les pics d’activité, tout en optimisant sa marge et en permettant aux avocats de se concentrer sur le développement stratégique de leur activité. Grâce à une gestion fluide et efficace des variations d’activité, les avocats indépendants peuvent transformer les pics d’activité en opportunité de croissance durable et rentable.
